NPO法人渋谷なかよしぐるーぷさまは、障害のある方々とその家族が、地域で生活し続けることができるよう様々な支援している団体です。事業の１つがぷらっと・なかよしという居宅介護・移動支援事業を行うサービスです。研修を受けたヘルパーが、障害のある人の学校や作業所などの職場への送迎、趣味や関心に応じた外出や外食などの同行、家事や介護などを支援しています。2012年からこのサービスを開始し、現在では、月間600件以上の支援を80人以上の利用者に提供しています。また、障害のある子どもたちの放課後の療育の場として、放課後等デイサービス事業も行っています。
今回お話をお伺いしたのは、事務局長の浦野氏、DX担当の平塚氏に加え、クラウド帳票サービス「Fleekform」とFleekdriveを実際に利用している居宅介護・移動支援事業（ぷらっと・なかよし）管理者の近藤氏と、放課後等デイサービス事業（デイサービスなかよし）管理者の大久保氏です。2022年からFleekformをご利用いただいていましたが、その後Fleekdriveも2023年よりご導入いただき、その導入の背景や運用方法などをお話しいただきました。
課題
- 計画書を請求システムが出力したExcelファイルを加工していたため、時間がかかっていた
- 計画書の送付作業に時間も手間もかかっていた
施策
- Fleekformを使って、計画書のファイル名を自動で生成されるようにした
- Fleekdriveのスマートルールで、計画書を各個人のフォルダに振り分けられるようにした
効果
- 計画書の作成・送付合わせて7.5時間の短縮になった
- サービス利用者からも便利になったと高評価をいただいた
一つひとつメールの添付でお送りしていた
Fleekdriveを導入する前、どのような課題をお持ちでしたか？
ぷらっと・なかよしとデイサービスなかよしの両部門とも、サービスを利用する方の毎月の利用予定を記載した計画書を用意しています。この計画書には、日時や支援内容などのご希望をもとに、サービスを利用する日時や時間、活動場所や迎えの有無、利用の可否や担当ヘルパーなどが記載されています。そして出来上がった計画書は、全利用者にお渡しする必要があります。
この作業が毎月約120人分発生しています。Fleekdrive導入前、計画書ファイルは、1人ずつメールに添付してお送りしたり、メールがご利用いただけない場合には、FAXや郵送、手渡しなどの方法で届けていました。日時や場所などが正しいかということはもちろん、ファイル名と中身は一致しているか、メールの送付先と計画書は一致しているかという確認作業にはかなりの時間がかかり、管理者の大きなプレッシャーとなっていました。この確認と送付の時間が、他の業務を圧迫している状況でした。
出力するだけで、自動で利用者に届くように
Fleekdriveを導入する決め手となったことは何ですか？
計画書を修正したり、確認する作業はどうしても発生してしまいますが、送付作業にも時間がかかることは、大きな負担だと感じていました。そこで、すでに利用していたFleekformの担当者からFleekdriveの話を聞き、Fleekdriveを導入するという前提で、検証を進めていきました。導入までのサポートも、とても良かったです。
一番の決め手となったことは、スマートルールがあったことです。当団体では、サービスを利用する方の個人フォルダを用意しています。Salesforceのリストビューから計画書を一括で出力し、特定のスペースに保存します。スマートルールを活用し、それぞれのスペースへ移動させるように設定しました。Fleekdrive導入前はSalesforceの個別メールの機能を使い、計画書を添付してお送りしたり、メールが使えない方には、Salesforceからファイルを一つずつダウンロードし、FAX等で送信をしていました。一括出力すれば自動で個別のスペースに割り振られ、計画書を受け取ることができるという仕組みは、画期的でした。
また、Fleekformを利用して計画書を出力しているので、ファイル名にSalesforceに保管している配布方法を含めて生成することもできます。ファイル名には、サービス利用者の方のお名前、利用年月、計画書の配布方法が入るようにしています。各スペースへの振り分けはもちろんのこと、Fleekdriveの検索機能を使えば、配布方法で特別対応が必要なファイルの検索も可能になりました。
データの削除もスマートルールで
検証期間は、どのような作業を行いましたか？
仕様をお聞きした時点で、既にFleekdriveの導入はしようと、ほぼ決めていたので、個人のスペースを作成したりスマートルールを組んだりと、実際の運用に向けた仕様の確認を着々と進めていきました。設定を終えた後は、スタッフが使いやすいようマニュアルも用意しました。導入検討から運用開始まで、だいたい2カ月ほどで完了したと思います。
実は、計画書はサービスを利用する方だけではなく、支援をするヘルパーにもお渡しています。ぷらっと・なかよしでは、支援するヘルパーが、フルタイムの方や月に数回支援に入る方など、毎月40人以上いらっしゃいます。そのため、ヘルパーの方々へも、Salesforce上でFleekformを使って出力し、FleekdriveとSalesforce を活用して送付しています。
また、計画書を各個人のスペースに割り当てるだけではなく、データの削除にもスマートルールを使っています。古い計画書がいつまでも個人のスペースにあるとわかりにくいですし、必要以上に情報が残らないように、自動で削除されるような設定をしております。
サービスを利用する方々にもプラスの効果あり
Fleekdriveを導入して、どのような効果がありましたか？
請求システムを使って計画書を作成していたところからFleekformでの出力にしたことで、月の作業時間が5時間半減りました。さらに、メールではなくFleekdriveを使って計画書をお渡しするようになって、さらに2時間短縮されました。最初8時間かかっていた作業が、30分ほどでできるようになったのです。
また、時間短縮だけではなく、確実性が増しました。以前は、間違いがいつか起こるのでは？と神経をすり減らし、複数人の人海戦術による確認作業が必要でしたが、現在は確認作業は行いますが、仕組みとしてミスが発生しないようになりました。
さらに、計画書に関連する作業時間が短縮できたことで、管理者としての事務作業の時間も確保することができるようになりました。特にデイサービスなかよしでは、サービスを利用している児童や保護者のために、その時間を充てられています。ぷらっと・なかよしでは、計画書に加えて、代理受領通知書もFleekdrive経由で個人のスペースに入れて、確認してもらうようにしました。利用者に毎月渡さなければいけない書類だったので、郵送費の削減につながりました。
Fleekdriveの導入は、サービスを利用する方にとってもプラスになっています。当団体の利用者は、情報機器の利用にあまり慣れていなかったり、使用に不安をお持ちの方も多くいらっしゃいます。メールでのご案内から個人のフォルダ経由でのご案内への変更は、複雑で難しいのではないかと危惧していたのですが、使い方の説明書を作成したり、必要があれば個別に対応しますというインフォメーションをしたこともあり、大きな混乱もなく、スムーズに使えているようです。計画書を以前よりも早めに受け取れるようになったため、「翌月の計画が立てやすくなりました」「便利になりましたね」などのお声もいただきました。
FleekformとFleekdriveの連携強化でより便利に
今後Fleekform、Fleekdriveに期待することは何ですか？
デイサービスなかよしも、ぷらっと・なかよしも、利用したくても空きがないために利用できない方がいることからも、まだまだニーズに応えていきたいという思いがあります。利用される方の人数が増え、利用回数が増えるほど、計画書をFleekformで作成し、Fleekdrive経由でお届けすることも増えてくることを考えると、Fleekdriveに投入されたファイルのURLが自動でSalesforceの項目に反映されたり、さらにFleekformとFleekdriveの連携が進むと、より便利になるのではないかと思います。
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