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Fleekdrive導入でテレワークを成功させるポイント | 働き方改革 | Fleekdrive ブログ

原田千明 原田千明
2020-05-14 | 働き方改革

新型コロナウイルスの感染拡大、また、企業の事業継続性の確保(BCP)の観点からも、テレワークが注目されています。従来から利用されているファイルサーバーやNASは、社内に限った業務においては利便性の高い仕組みではありますが、運用や利用の面で様々な課題があります。IT部門の課題として例を挙げると、データの増加によるストレージコストの増加、バックアップ運用の負荷増大、複数拠点のファイルサーバーによる管理負荷とセキュリティリスク、ハードウェア老朽化による定期的な投資などがよく聞かれます。また、ユーザー部門では、社外からのアクセス、スマートデバイスでの利用制限、社外とのファイル共有の手間、パンデミックや自然災害時における即時テレワークへの対応が難しい点などが挙げられます。この記事では、Fleekdriveを導入することで、テレワークに関わる課題がどのように解決できるのかをご紹介します。

テレワーク

1. すばやくファイル共有・管理の環境を整える

Fleekdriveは、企業向けオンラインストレージサービスです。クラウド上でファイルをセキュアに一元管理します。IDを持っているユーザは、場所を選ばずどこからでもログインしてファイルにアクセスすることができるので、会社のPCを自宅に持ち帰って利用するのはもちろんのこと、自宅のPCやモバイルを利用してその日からテレワークを実施することが可能です。

2. 悩ましいファイルサーバの管理

テレワーク実施にあたり、社内のファイルサーバーをVPNで接続する方法を検討する企業もいるかと思いますが、その場合でも、データのバックアップやハードディスクの増設など、ファイルサーバーの運用は必要となります。
Fleekdriveでは、ファイルがアップロードされた時点でコピーされ、国内にある最低3ヶ所の拠点にわたる複数のデバイスに冗長に保管されます。また、サーバは担当者が24時間365日体制で監視しているデータセンターのもと、厳格に管理されています。テレワークの実施期間にもよりますが、Fleekdriveなら運用面でのコストや作業負荷などを大きく低減することが可能です。

3. ファイルの持ち出しを防ぐ

テレワークになると、自宅のPCにダウンロードして作業しても良いファイルと悪いファイルの区別、制御が必要です。また、業務の内容によっては、マネジメントの方々と協力会社の方々とでは、ファイルの持ち出しの権限を区別しなければならないケースもあるかと思います。Fleekdriveでは、そのような持ち出し権限を細かく制御することで、テレワーク推進の課題となるセキュリティ面をカバーできます。

4. ファイル所有の属人化をなくす

誰かのPCにしか存在しないファイルがあっても、会社の中であれば、管理者がアクセスできるので、それほど問題ではないかと思われます。しかしテレワークとなると、物理的に会社のオフィスにないPCを利用することになるため、他の誰とも共有することができなくなります。また、管理者の目の届かない状態では、企業としてリスク管理がされていないことになります。Fleekdriveに保管したファイルやフォルダは、誰がどこにいても一目瞭然です。各フォルダを誰がどのような権限で使用しているのか、共有の利便性を損なわずにアクセス状態を把握することができます。

5. 離れた場所でも承認プロセスを維持する

テレワークになると、今までの承認プロセス通りに進められなくなるケースもあります。特に、エクセルやワードを紙に印刷し、捺印して回している場合などでは、テレワークが成立しません。Fleekdriveなら、ワークフロー機能で簡単に承認プロセスを回すことが可能です。ルーティーンな申請業務などは、ファイルをフォルダに置くだけで、自動的に申請ワークフローが起動するなど、ペーパーレスも兼ねた、一歩進んだプロセスを実現できます。

6. コミュニケーションがとれる環境にする

テレワークになると、Web会議や音声会議、チャットなどコミュニケーションの手段が必要になります。簡単なやり取りであれば、メールにファイル添付という従来の方法で良いかもしれませんが、用件が重なるにつれ煩雑になります。
Fleekdriveなら、保管されているファイルをその場で開いて、コミュニケーションをとりながら更新していくということが可能になります。

7. 文書に対する操作記録を残す

テレワークになると、さまざまな場所からファイルを参照、編集することになります。考え方によっては、悪意のある行為が行われやすい状況になるとも言えます。Fleekdriveは、ログインからログアウトまで、いつ、誰が、どのファイルに、なにをしたのか?といった全ての証跡を5年間にわたり記録しています。有事の際はもとより、定期的な監査にも必要なデータを提供してすることが可能です。

8. 機密情報をしっかり守る

会社の文書には、様々なレベルの機密情報が存在しています。社内はもちろん、テレワークのように社外からアクセスする場合において、機密性の高いフォルダには一定の制限をかけたいものです。Fleekdriveならば、フォルダごとにIPアドレスによるアクセス制限をかけることが可能です。たとえば商品カタログや営業資料はどこからでもアクセス可能、個人情報が含まれるものは社内のみ、といった共有の切り分けができるようになります。

9. ファイルのバージョン管理を自動化する

テレワークでひとつの文書ファイルをメールでやり取りすると、修正のたびにファイルが増えていくことになり、どれが最新のファイルか分からなくなることがよくあります。また、元のファイルを残しておくために、ファイル名にバージョンや日付などを追記することも日常的に行われているのではないでしょうか。Fleekdriveなら、バージョン管理を自動的に実行します。ファイル名を変更することなくアップロードするだけで、新たなバージョンとして自動的に記録されます。常に最新のファイルが共有できるとともに、過去のバージョンのファイルもいつでも参照が可能です。

10. メールで添付しないで社外と共有する5つの方法

社外とのファイル共有手段を持たない企業にとっては、メールに添付するというのが唯一の方法なのかもしれません。しかし、テレワークにおいて自宅のPCを使用しなければならない状況だと、添付するファイルのウイルスチェックが不十分だったり、誰にファイルを送っているかわからないなど、セキュリティやコンプライアンスの面で課題が顕在化します。Fleekdriveでは、用途やセキュリティレベルに応じた5つの方法で社外とのファイル共有が可能です。

1.標準ユーザライセンス

・双方にIDを発行
・詳細な権限設定
・強力なセキュリティ、ガバナンス

2.コミュニティライセンス

・パートナー用IDを発行
・ファイル共有機能に限定
・低コスト

3.配信

・ID発行不要
・特定の人に共有可能
・ダウンロード確認が可能

4.共有リンク

・ID発行不要
・特定の人に共有可能
・ダウンロード確認できない

5.公開スペース

・ID発行不要
・不特定多数に共有が可能
・証跡がとれない

11. 自社以外のスタッフへの対応

企業全体でテレワークを実施となると課題となるのが、協力会社や派遣社員といった、自社の社員以外のスタッフのテレワーク対応です。オフィスに出社しないと必要なファイルにアクセスできないのは、社員以外も同じ。そのためにテレワークに踏み切れない企業も多いのではないでしょうか。Fleekdriveなら、協力企業向けのライセンスを用意していますので、コストを抑えながら社員と同じようにテレワーク環境を用意することが可能です。また、利用期間を設定できるので、業務委託期間や派遣期間に合わせてFleekdriveへのアクセスを制御することができます。

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