ファイルを共有する際に、オンラインストレージとメールのどちらを使うべきか迷うという方もいるのではないでしょうか。オンラインストレージとメールにはそれぞれの利点があるため、特徴を理解した上で正しく使い分けることが大切です。この記事では、ファイル共有をする場合のオンラインストレージとメールの違いや、どちらの方法を選ぶべきかについて解説します。
メールを使う場合
メールに添付する方法でファイル共有をする場合の特徴は次の通りです。
簡単にファイル共有ができる
メールを使用すると、送信側と受信側の双方が簡単な操作でファイルを共有できます。普段使用しているメールソフトがあれば、他のシステムなどを導入しなくてもファイルを共有することが可能です。通常のメール文面をやり取りする時と同様の操作で手軽にファイルを送受信できます。
容量制限がある
メールを使ってファイルを共有する場合、添付できるデータ容量に上限があります。メールに添付できるファイルの容量は、メールソフトの種類によって様々です。フリーメールのサービスでは1通あたり25MB程度、企業のメールサーバでは1通あたり10MB程度など幅があります。送信者側のメールソフトで添付できても、ファイル容量が受信者側のメールソフトの上限を超えている場合は受け取ることができません。ファイルの容量を圧縮したり、いくつかのファイルに分割したりするなどの対処が必要です。
セキュリティ上の問題がある
送信先のメールアドレスや添付するファイルの内容を誤ると、情報漏洩などのセキュリティトラブルが起きる場合があります。メールに添付して送ったファイルは受信者側のメールソフトに残るため、後から送信者側で削除することはできません。また、メールの宛先やファイルの内容が正しい場合であっても、悪意のある第三者によって盗み見られるリスクがあります。
オンラインストレージを使う場合
オンラインストレージとは、サービス会社が提供するクラウドサーバ上でファイルを管理できる仕組みです。ファイル共有にオンラインストレージを使う場合の特徴として、次のような項目が挙げられます。
大容量のファイル共有ができる
オンラインストレージでは、メールに添付する場合よりも大容量のファイルをやり取りすることが可能です。1つで数百MBや数GBあるような大容量ファイルであっても、分割や圧縮の手間をかけずに共有できます。また、オンラインストレージに保存できる容量はプラン変更や追加料金の支払いなどで拡張できることが一般的です。
クラウド上でファイルの編集まで行える
オンラインストレージの中には、ファイルのダウンロードやアップロードだけでなく、中身を編集できる機能がついているものもあります。ブラウザを通じてオンラインストレージの管理画面上でファイルを編集できるため、複数名で共同作業をしたい場合に便利です。ただしテキストや表計算、スライド資料など、編集できるファイルの種類はオンラインストレージの製品によって異なります。
セキュリティが充実している
オンラインストレージは、暗号化通信やアクセス制限などのセキュリティ機能が充実していることが特徴です。ファイルの閲覧権限や編集権限など、ユーザによって利用できる範囲を制限できるため、第三者からアクセスされてしまうリスクを抑えられます。
ファイル共有ではどちらの方法を選ぶべきか
ファイル共有にオンラインストレージとメールのどちらが適しているかは状況によって異なります。判断する際の基準は次の通りです。
具体的なニーズに合わせて選ぶ
やり取りの手軽さや送信したい容量など、具体的なニーズを明確にすると、適切なファイル共有方法が選べます。一般的に、数多くのファイルを頻繁に共有する場合にはオンラインストレージがおすすめです。ファイル共有の機会が少なく、容量も小さければメールで事足りる場合があります。
ファイルの重要度に合わせて選ぶ
企業の機密情報を含むデータなど、重要度の高いファイルを共有したい場合はオンラインストレージが適しています。万が一第三者に流出してしまっても支障がない程度のファイルであれば、メールによる共有でも問題ありません。
チームやプロジェクトの要件に応じて判断
ファイルを共有するチームやプロジェクトによって、セキュリティ性の高さや共同編集のしやすさなど、求められる要件が異なります。要件に応じて、必要な機能を備えたファイル共有の方法を選びましょう。
ファイル共有に適した方法は、ニーズやファイルの重要度などによって異なります。オンラインストレージとメールの使い分けについては、ぜひこの記事で紹介した内容を参考にしてみてください。 ビジネスでファイル共有をする場合、企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」がおすすめです。Fleekdriveはファイルの管理や共同編集、セキュリティ対策などの機能が充実していて、大容量のファイル共有に対応しています。安全かつ効率的にファイル共有したい方はFleekdriveの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
