取引先と契約書・見積書・提案資料などの重要なファイルをやり取りする際は、利便性だけでなく、誤送信や情報漏洩を防ぐ仕組みづくりが欠かせません。メール添付や無料のファイル転送サービスは手軽に使える一方で、送信後の取り消しやアクセス管理が難しく、法人利用ではリスクが残る場合があります。

そこで有効なのが、法人向けオンラインストレージを活用したファイル共有です。共有リンクの有効期限設定やアクセス権限管理、操作ログなどを活用すれば、大容量ファイルの受け渡しや最新版管理を効率化しながら、社外共有の安全性を高めやすくなります。

本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、取引先と安全にファイル共有する方法やオンラインストレージの選び方、運用時の注意点を解説します。

Contents

取引先とのファイル共有で起こりやすい3つの課題

取引先と契約書・見積書・提案資料などを共有する際は、情報漏洩や不正アクセスのリスクを抑えながら、必要なファイルを安全かつ効率的に共有できる環境を整えることが重要です。

しかし、メール添付や無料のファイル転送サービスでは、送信後の取り消しやアクセス管理、共有履歴の確認が難しい場合があり、法人利用では管理面の課題が残ることがあります。また、USBメモリなど物理媒体での受け渡しも、紛失や持ち出し管理のリスクを考慮する必要があります。

特に、以下の3つの課題を抱えている企業は少なくありません。

  1. メール添付では誤送信やPPAPによる情報漏洩リスクがある
  2. 大容量ファイルや更新頻度の高い資料を共有しにくい
  3. テレワークや社外メンバーとのファイル管理が煩雑になりやすい

こうした課題を放置すると、業務効率の低下だけでなく、取引先との信頼関係にも影響を与える可能性があります。安全かつ効率的なファイル共有を実現するためには、課題を把握した上で、自社に適した共有方法や運用ルールを整備することが大切です。

取引先とオンラインストレージを使ってファイル共有する3つのメリット

取引先とのファイル共有にオンラインストレージを活用すると、業務効率とセキュリティの向上が期待できます。ここでは、取引先とのファイル共有でオンラインストレージを利用する主なメリットを解説します。

  1. 最新版ファイルを一元管理でき確認ミスや二重管理を防ぎやすい
  2. 共有リンクを適切に設定すればファイルをスムーズに受け渡しできる
  3. アクセス権限や操作ログにより社外共有を管理しやすい

1. 最新版ファイルを一元管理でき確認ミスや二重管理を防ぎやすい

オンラインストレージは、最新版のファイルを一元管理しやすい点がメリットです。

メールでファイルを共有すると、修正版を送るたびに複数のファイルが存在し、「どれが最新版かわからない」という状況が発生します。例えば、取引先と見積書や提案書をやり取りしているうちに、「最終」「最終_確定」「最終_確定_修正」などのファイルが増え、確認のたびにどのファイルが正しいのかを探す手間が発生するケースも少なくありません。

一方、オンラインストレージ上でファイルを管理すれば、常に同じファイルを更新しながら共有できます。最新版を一元管理できる環境を整えることで、確認ミスや二重管理を防ぎながら業務を進めやすくなるでしょう。

2. 共有リンクを適切に設定すればファイルをスムーズに受け渡しできる

オンラインストレージは、大容量ファイルを取引先へスムーズに共有しやすい点もメリットです。

メールには添付できる容量に制限があるため、動画や図面データなどを送れない場合があります。また、修正するたびに添付ファイルを送ると、管理が煩雑になるでしょう。

共有リンクを活用すれば、取引先はリンクからファイルを確認できます。さらに、有効期限やアクセス制限を設定できるサービスであれば、共有範囲を管理しながらファイルを受け渡しできます。ファイルを更新した場合も、同じ保管場所や共有リンクを案内できるため、再送の手間を減らしやすくなります。

大容量データを扱う機会が多い企業ほど、共有リンクを活用することでファイル共有の効率化につながるでしょう。

3. アクセス権限や操作ログにより社外共有を管理しやすい

オンラインストレージのアクセス権限や操作ログを利用することで、取引先とのファイル共有を安全に管理しやすくなります。

ファイルを共有する相手が増えるほど、誤共有や情報漏洩のリスクも高まります。そのため、誰でも閲覧できる状態のまま運用すると、意図しない相手に情報が届く恐れがあります。

具体的には、取引先ごとに閲覧できるフォルダを制限したり、ファイルの閲覧・ダウンロード履歴を確認したりして、共有状況を管理する運用が重要です。

取引先と安全に情報共有するためにも、アクセス権限や操作ログを管理できる環境を整え、社外共有の安全性を高めましょう。

取引先とオンラインストレージを使ってファイル共有する際の3つの注意点

オンラインストレージは便利ですが、設定や運用を誤ると情報漏洩や不正アクセスにつながるリスクがあります。安全にファイル共有を行うために、事前に押さえておきたい3つの注意点を解説します。

  1. 共有リンクの公開範囲や有効期限を適切に設定する
  2. 取引先や外部委託先のアカウントを放置せず定期的に見直す
  3. 操作ミスによる誤共有を防ぐため社内ルールを整備する

オンラインストレージを安全に運用するには、共有リンクの設定やアクセス権限の管理だけでなく、社内ルールの整備も重要です。社外とのファイル共有におけるリスクや具体的な対策について詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：社外とファイル共有する際の注意点とは？ 安全な共有方法について

1. 共有リンクの公開範囲や有効期限を適切に設定する

オンラインストレージの共有リンクは便利な機能ですが、設定内容を十分に確認せずに利用すると情報漏洩につながる可能性があります。

例えば、閲覧権限を限定するつもりが「リンクを知っている人全員」が閲覧できる状態になっていたり、有効期限を設定し忘れたりすると、想定外のユーザーがファイルにアクセスするかもしれません。

そのため、共有リンクを発行する際は、公開範囲や有効期限を毎回確認する運用を徹底することが重要です。権限や期限などはファイルを作成・管理する担当者だけでなく、部署の責任者をはじめ、自分以外の人にダブルチェックしてもらうのもリスク軽減に有効です。

2. 取引先や外部委託先のアカウントを放置せず定期的に見直す

取引先や外部委託先に付与したアクセス権限は、利用状況に応じた定期的な見直しが欠かせません。案件終了後もアカウントや共有権限を残したままにすると、本来アクセス不要なユーザーがファイルを閲覧できる状態になります。

そのため、案件終了時に権限削除を行うルールを設けたり、四半期ごとに共有先を確認したりすることで、不要なアクセス権限を整理することが大切です。

オンラインストレージを活用する際は、アカウント管理を定期的に行い、情報漏洩や不正アクセスのリスクを抑えましょう。

3. 操作ミスによる誤共有を防ぐため社内ルールを整備する

オンラインストレージを安全に運用するには、システムだけでなく社内ルールの整備も重要です。権限管理やログ確認などの機能を備えたサービスを導入しても、誤ったフォルダへの保存や共有先の選択ミスなど、人為的なミスを完全になくすことは容易ではありません。

「取引先共有フォルダ以外は社外共有禁止」「重要ファイルは共有前にダブルチェックを実施する」などのルールを定めておくと、ヒューマンエラーを減らせるでしょう。

安全なファイル共有を実現するためにも、ツールの機能だけでなく社内ルールを整備し、操作ミスによるトラブルを予防しましょう。

取引先とのファイル共有に向くオンラインストレージを選ぶ3つのポイント

取引先とのファイル共有では、トラブル防止と効率化を実現するために、セキュリティと使いやすさを両立できるオンラインストレージを選ぶことが重要です。ここでは、導入前に確認したい3つの選定ポイントを解説します。

  1. 社外共有に必要な権限管理機能で選ぶ
  2. 共有リンクのセキュリティ機能で選ぶ
  3. 取引先が受け取りやすい共有方法や操作性で選ぶ

1. 社外共有に必要な権限管理機能で選ぶ

取引先とのファイル共有では、共有相手ごとに閲覧できる範囲を細かく設定できるかを確認することが重要です。

社外共有では、取引先や協力会社ごとに必要な情報が異なります。そのため、共有先ごとに閲覧・編集権限を設定できるサービスであれば、不要な情報共有を防げるでしょう。

例えば、取引先には閲覧のみ許可し、協力会社には資料の提出用スペースを用意したいケースもあります。また、取引先Aには案件Aのフォルダのみ、取引先Bには案件Bのフォルダのみ共有できれば、誤共有のリスクを抑えながら情報共有できます。

取引先とのファイル共有を前提とする場合は、社外ユーザー向けの権限設定を柔軟に行えるかを確認しておきましょう。

ただし、権限を細かく設定できるだけでは十分ではありません。どのユーザーにどの範囲まで権限を付与するのか、運用ルールも含めて設計することが重要です。オンラインストレージにおける権限設定の考え方や具体例については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：オンラインストレージの権限設定とは？ 権限の範囲の決め方例も紹介

2. 共有リンクのセキュリティ機能で選ぶ

取引先とファイルを共有する機会が多い場合は、共有リンクを安全に管理できる機能が備わっているかも重要なポイントです。

サービスによっては、取引先が同じサービスを利用していない場合でも、共有リンクを使ってファイルを受け渡せます。一方で、共有リンクの管理機能が不十分だと、意図しない第三者がアクセスするリスクが生じるでしょう。

具体的には、パスワード設定や有効期限設定、リンクの無効化機能などがあれば、共有後もアクセス状況を細かく管理できます。取引先とのやり取りを安全に行うためにも、共有リンクの制御機能を確認しておくことが大切です。

共有リンクを安全に運用するには、機能だけでなく運用ルールやセキュリティ対策も欠かせません。情報共有の利便性とセキュリティを両立するための考え方については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事：情報共有とセキュリティは両立できる｜DX時代に企業が選ぶべき情報管理の最適解とは

3. 取引先が受け取りやすい共有方法や操作性で選ぶ

オンラインストレージは、自社だけでなく取引先にとっても使いやすいことが重要です。取引先が簡単にファイルを閲覧・受け取りできるサービスであれば、情報共有をスムーズに進めやすくなります。

例えば、ブラウザから簡単にファイルを閲覧できる機能や、スマートフォンからでも利用しやすい画面設計であれば、取引先の負担を抑えながらファイル共有できるでしょう。

オンラインストレージを選ぶ際は、取引先とのスムーズな情報共有を実現するためにも、社外ユーザーの使いやすさまで含めて比較することが大切です。

取引先とのファイル共有に適したオンラインストレージを比較

取引先とのファイル共有に利用するオンラインストレージは、サービスによって料金体系や権限管理の範囲、共有リンクの制御機能、操作性などが異なります。そのため、価格だけで判断するのではなく、自社の利用人数や取引先との共有頻度、扱うファイルの機密性を踏まえて比較することが重要です。

特に、社外共有で利用する場合は「誰にどこまで共有できるか」「共有後に停止・削除できるか」「取引先が迷わず受け取れるか」を確認しておく必要があります。

比較項目確認したいポイント
料金体系利用人数・容量・外部共有の頻度に対してコストが見合うか
権限管理取引先ごとに閲覧・編集・ダウンロード範囲を分けられるか
共有機能共有リンクの有効期限、パスワード、リンク停止などに対応しているか
セキュリティアクセス管理、操作ログ、監査に必要な履歴確認ができるか
操作性社内担当者だけでなく、取引先も迷わず利用できるか

例えば、社外との共有頻度が高い企業では、単に容量が大きいサービスよりも、共有リンクの管理や操作ログの確認がしやすいサービスの方が運用に適している場合があります。一方で、社内外の利用人数が多い場合は、ユーザー課金型か容量課金型かによって、月額費用の見え方も変わります。

取引先とのファイル共有に使うオンラインストレージを比較する際は、料金・容量・セキュリティ機能を個別に見るだけでなく、実際の運用で「安全に共有し続けられるか」まで含めて検討しましょう。

具体的なサービスごとの特徴や法人向けオンラインストレージの選び方を確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：法人向けオンラインストレージとは？おすすめ8選と選び方を解説

Fleekdriveを導入し取引先とのファイル共有を改善した事例3選

ここでは、Fleekdriveを活用して取引先とのファイル共有を改善した企業事例を紹介します。メール添付からの切り替え、共有方法の統一、取引先ごとの閲覧権限設定など、自社の運用を見直す際の参考にしてください。

  1. メール添付による誤送信リスクを軽減し取引先との共有を効率化｜株式会社ティーエスアールパブリック
  2. 取引先とのファイル共有方法を統一しセキュリティレベルを向上｜株式会社BlueMeme
  3. 特約店ごとに閲覧権限を設定し安全な情報共有を実現｜アンリツ株式会社

導入事例の詳細やFleekdriveの機能を確認したい場合は、資料ダウンロードをご活用ください。実際の操作感を確認したい場合は、30日間の無料トライアルも利用できます。

1. メール添付による誤送信リスクを軽減し取引先との共有を効率化｜株式会社ティーエスアールパブリック

株式会社ティーエスアールパブリックでは、従来利用していたファイル共有サービスの終了に伴い、新たな共有基盤の導入が課題となっていました。また、メール添付によるファイル共有では、誤送信や容量制限といったリスクも抱えていました。

そこでFleekdriveを導入し、取引先とのファイル共有やプロジェクトごとの資料管理をクラウド上で一元化。アクセス権限を細かく設定しながら、常駐先や在宅勤務など異なる環境からでもブラウザ経由で安全にファイルへアクセスできる仕組みを構築しました。

導入後は、取引先との資料共有がスムーズになり、最新版ファイルの確認や受け渡しにかかる手間を削減。ファイル配信の停止機能や、パスワードの生成・送信をセットで行える仕組みにより、メール添付時の誤送信リスク軽減にもつながっています。

事例記事：株式会社ティーエスアールパブリック

2. 取引先とのファイル共有方法を統一しセキュリティレベルを向上｜株式会社BlueMeme

株式会社BlueMemeでは、提案書や見積書などを取引先へ共有する際、営業担当者ごとに利用するツールや共有方法が異なり、セキュリティレベルにばらつきが生じていました。また、既存のファイル共有サービスはコスト面にも課題がありました。

そこでFleekdriveを導入し、取引先へのファイル共有方法を統一。配信機能を活用して提案書や見積書を安全に共有できる環境を整備するとともに、PDFセキュリティ機能によって共有後の編集制限も実施しました。

導入後は、ファイル共有に関するセキュリティレベルの均一化につながりました。さらに、共有期間の設定や誤送信時の共有解除により、情報漏洩リスクの軽減にも役立っています。従来利用していたツールと比べてコストを抑えられた点も、導入効果として挙げられています。

事例記事：株式会社BlueMeme

3. 特約店ごとに閲覧権限を設定し安全な情報共有を実現｜アンリツ株式会社

アンリツ株式会社では、多数の特約店と連携して営業活動を行う中で、問い合わせ対応や資料提供をメールや電話で個別に行っており、情報共有の効率化が課題となっていました。また、特約店ごとに必要な資料が異なるため、担当営業が個別に資料を準備する負担も発生していました。

そこでFleekdriveを導入し、特約店向けポータルサイトを構築。特約店ごとにフォルダの閲覧権限やダウンロード権限を細かく設定し、それぞれに必要な情報を安全かつ迅速に共有できる環境を整備しました。

導入後は、営業担当者による個別対応の負担が軽減され、特約店は必要な資料をいつでも取得できる環境を実現。また、資料の閲覧履歴を確認できるため、特約店の関心やニーズの把握にも活用されています。

事例記事：アンリツ株式会社

オンラインストレージを活用した取引先とのファイル共有に関するよくある質問

オンラインストレージの導入を検討する際は、「取引先も契約が必要なのか」「無料サービスでも問題ないのか」といった疑問を持つ方もいるでしょう。ここでは、取引先とのファイル共有でよくある質問について回答します。

  • 取引先がオンラインストレージを利用していなくても共有できる？
  • 無料のオンラインストレージを法人利用しても問題ない？

取引先がオンラインストレージを利用していなくても共有できる？

オンラインストレージの中には、共有リンクを発行することで、取引先が同じサービスを契約していなくてもファイルを共有できるものがあります。

例えば、共有リンクをメールで送付するだけで、ブラウザ上からファイルを閲覧できるサービスもあります。アカウントなしで共有できるサービスであれば、一時的な資料共有のたびに取引先へアカウント作成を依頼せずに済む場合があります。

契約書や機密情報を共有する場合は、情報漏洩や不正アクセスのリスクを軽減するために、パスワード設定やアクセス制限などの機能を活用し、安全性を高めることが大切です。

無料のオンラインストレージを法人利用しても問題ない？

無料のオンラインストレージでもファイル共有は可能ですが、取引先との継続的な共有や機密情報の管理には注意が必要です。

無料プランは、保存容量や利用人数に制限があるだけでなく、権限管理や操作ログなどの法人向け機能が利用できないことがあります。そのため、顧客情報や契約書など重要なデータを扱う場合は、十分な管理が難しい可能性もあるでしょう。

取引先との継続的なファイル共有や機密情報の管理を行う場合は、権限管理・操作ログ・サポート体制などを確認したうえで、法人向けオンラインストレージを選ぶことが重要です。

オンラインストレージで取引先と安全にファイル共有を進めましょう

取引先とのファイル共有では、メール添付や無料ツールだけに頼ると、誤送信・リンクの放置・最新版の混在などのリスクが生じます。

安全にファイル共有するには、リンクの有効期限設定やアクセス権限の管理、操作ログの確認などを行える法人向けオンラインストレージを活用するのが有効です。

また、オンラインストレージの導入時は、取引先が使いやすい操作性や、社内で無理なく続けられる運用ルールなども確認しましょう。

Fleekdriveは、ファイルやフォルダごとのアクセス権限設定、共有リンクの公開期間指定、ダウンロード回数制限などに対応しており、取引先とのファイル共有を管理しやすいオンラインストレージです。共有リンクによるファイル受け渡しにも対応しているため、メール添付に依存しない情報共有環境を整える際に役立ちます。

取引先とのファイル共有をより安全かつ効率的に行いたい場合は、資料請求や30日間の無料トライアルを活用し、自社の運用に適しているか確認してみるとよいでしょう。