法人で扱う書類は、請求書や領収書、契約書、労働者名簿、賃金台帳など多岐にわたります。書類ごとに保存期間や起算日が異なるため、「どの書類を何年残せばよいのか」「紙と電子データのどちらで保管すべきか」と迷う担当者も多いのではないでしょうか。
書類の保管期間を正しく把握していないと、税務調査や労務確認の際に必要な書類を提示できなかったり、反対に不要な書類を残し続けて管理負担が増えたりする可能性があります。特に電子データやクラウドで管理する場合は、電子帳簿保存法の対象書類や検索性、アクセス権限、削除ルールもあわせて確認することが大切です。
本記事では、法人で保存が必要な書類を種類別・期間別に整理し、紙媒体と電子データで保管する際の注意点、クラウド管理で確認すべきポイントを、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが解説します。
Contents
【書類種別】法定保存期間の目安
法人の書類保存期間は、書類の種類によって異なります。保存期間を確認するときは、書類の種類、保存期間、起算日をセットで確認しましょう。
| 書類種別 | 主な書類例 | 保存期間 | 主な根拠 | 起算日 |
|---|---|---|---|---|
| 経理・税務書類 | 帳簿、契約書、注文書、請求書、領収書 | 原則7年、青色繰越欠損金が生じた事業年度は10年 | 法人税法 | 確定申告書の提出期限の翌日 |
| 会社法関係書類 | 会計帳簿、株主総会議事録、取締役会議事録、計算書類、事業報告 | 会計帳簿・議事録は10年、計算書類・事業報告などは本店備置き5年 | 会社法 | 帳簿閉鎖時、会議日、定時株主総会前の一定日など書類ごとに異なる |
| 労務関係書類 | 労働者名簿、賃金台帳、出勤簿、雇用契約書、労働条件通知書 | 本則5年、当分の間3年 | 労働基準法 | 退職日、最後の記入日、書類の完結日 |
| 社会保険関係書類 | 健康保険・厚生年金関係書類、雇用保険被保険者関係書類 | 健康保険・厚生年金は2年、雇用保険被保険者関係は4年 | 健康保険法、厚生年金保険法、雇用保険法 | 書類の完結日、資格喪失日 |
| 安全衛生関係書類 | 一般健康診断個人票、じん肺健康診断記録、石綿健康診断個人票 | 一般健康診断は5年、じん肺は7年、石綿は40年 | 労働安全衛生法、じん肺法、石綿障害予防規則 | 作成日、記録日、石綿業務に常時従事しないこととなった日など書類ごとに異なる |
【保管期間別】法人で保存が必要な書類
法人で扱う書類の保存期間は、根拠法令や書類の種類によって異なります。保存期間内に廃棄すると、税務調査や労務確認で必要な書類を提示できないおそれがあるため注意が必要です。
以下では、保存期間別に主な書類を整理します。
- 永久保存を検討したい書類
- 30年の保存期間
- 10年の保存期間
- 7年の保存期間
- 5年の保存期間
- 3年の保存期間
- 2年の保存期間
- 1年の保存期間
永久保存を検討したい書類
永久保存を検討したいのは、会社の基本情報や株主、契約、許認可、資産の確認に使う書類です。
法令で一律に永久保存が義務づけられているわけではありません。ただし、定款や株主名簿などは、会社法上、本店などに備え置くことや閲覧請求への対応が定められている書類です。主な書類は、以下のとおりです。
- 定款
- 株主名簿
- 登記申請書の控え
- 許認可の申請書、許可証、更新書類
- 存続期間の定めがない契約書
- 権利義務が残る契約書
- 不動産や知的財産権に関する書類
- 役員の選任・解任に関する書類
- 就業規則、社内規程、改定履歴 など
たとえば、定款や株主名簿は、会社の基本事項や株主の権利を確認する際に参照する書類です。契約や権利に関する文書も、将来の取引確認やトラブル対応で必要になる場合があります。
そのため、紙で保管する場合も電子化する場合も、必要なときに探せるよう、保存場所や閲覧権限をあらかじめ決めておきましょう。
30年の保存期間
30年保存が必要な書類は、一定の特定化学物質や電離放射線、がん原性物質に関する記録です。これらの業務では、業務に従事してから長期間が経過した後に健康影響やばく露状況を確認することがあるため、記録を長期保存します。主な書類は、以下のとおりです。
- 一定の特定化学物質に関する健康診断個人票
- 電離放射線健康診断個人票
- 放射線業務従事者の線量記録
- がん原性物質を製造・取り扱う業務の作業記録・健康診断結果 など
化学物質や放射線を扱う事業場は、対象物質や対象業務、対象者、保存する記録、保存責任者を確認しましょう。
10年の保存期間
10年保存が必要な書類は、会社法上の会計帳簿や議事録、税務上10年保存が必要な帳簿書類です。会社法関係と税務関係では対象書類や起算日が異なるため、分けて管理します。主な書類は、以下のとおりです。
- 会計帳簿
- 会計帳簿に関する重要資料
- 株主総会議事録
- 取締役会議事録
- 監査役会議事録
- 清算結了後の帳簿、事業および清算に関する重要資料
- 青色繰越欠損金が生じた事業年度の帳簿書類
- 災害損失金額が生じた事業年度の帳簿書類 など
会計帳簿は帳簿閉鎖時から10年保存します。株主総会議事録や取締役会議事録は、会議日から10年間、本店に備え置く必要があります。税務上は原則7年保存ですが、青色繰越欠損金や災害損失金額が生じた事業年度は10年保存します。
7年の保存期間
7年保存が必要な書類は、法人税に関する帳簿と取引書類です。法人は、帳簿と取引に関して作成・受領した書類を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。主な書類は、以下のとおりです。
- 総勘定元帳
- 仕訳帳
- 現金出納帳
- 売掛金元帳
- 買掛金元帳
- 固定資産台帳
- 売上帳
- 仕入帳
- 注文書
- 契約書
- 領収書 など
貸借対照表や損益計算書などは、法人税法上7年保存の対象です。一方で、会社法上の会計帳簿や議事録などは10年保存が必要なため、経理・会社法関係の書類は保存期間を分けて管理すると混乱を防げます。
青色繰越欠損金が生じた事業年度、または災害損失金額が生じた事業年度の帳簿書類は10年保存です。
5年の保存期間
5年保存が必要な書類は、一般健康診断や面接指導に関する記録です。健康診断結果や医師の意見、就業上の措置を確認するために保存します。主な書類は、以下のとおりです。
- 一般健康診断の健康診断個人票
- 健康診断個人票に記載した医師等の意見
- 長時間労働者への面接指導結果記録
- 高ストレス者への面接指導結果記録
- 労働者の同意を得て事業者が提供を受けたストレスチェック結果 など
一般健康診断の健康診断個人票は5年保存です。面接指導結果記録には、実施日や対象者、医師名、医師の意見を記録し、5年間保存します。
3年の保存期間
3年保存の対象として整理しておきたい書類は、労働関係書類や派遣先管理台帳、安全衛生委員会の議事録です。労働者名簿や賃金台帳などは本則5年ですが、経過措置により当分の間は3年保存します。主な書類は、以下のとおりです。
- 労働者名簿
- 賃金台帳
- 雇入れ、解雇、退職に関する書類
- 出勤簿、タイムカード、労働時間の記録
- 災害補償に関する書類
- 派遣先管理台帳
- 安全委員会、衛生委員会、安全衛生委員会の議事録
賃金支払いに関する会計・税務書類は、法人税法上7年保存の対象です。労務書類としての保存期間だけで判断せず、税務書類に該当するかも確認しましょう。
2年の保存期間
2年保存が必要な書類は、健康保険・厚生年金保険に関する書類です。完結の日から2年間保存します。主な書類は、以下のとおりです。
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得確認通知書
- 健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失確認通知書
- 健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書
- 健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬改定通知書
ただし、雇用保険被保険者資格取得確認通知書、雇用保険被保険者資格喪失確認通知書など、雇用保険の被保険者に関する書類は4年保存です。2年保存の書類とは分けて管理しましょう。
1年の保存期間
1年保存は、法定保存期間ではなく、会社が社内ルールで定める保存期間です。主な書類は、以下のとおりです。
- 社内連絡文書
- 会議日時の調整メモ
- 差し替え済みの参考資料
- 社内周知の控え
- 一時的な確認に使った業務メモ
出張申請書や交通費精算書、備品購入申請書は、税務証憑に該当する場合、法人税法上の保存期間に合わせて保存しましょう。
書類を保管する2つの方法
書類の保管方法は、紙媒体で保管する方法と、電子データとして自社サーバーやクラウドで保管する方法に分けられます。
紙媒体は原本を保管する方法、電子データは電子帳簿保存法の要件確認が必要な方法として整理すると、自社に合う管理方法を選びやすくなるでしょう。
検索性や権限管理まで含めて管理方法を比較したい場合は、以下の記事をあわせてご覧ください。
関連記事：最適なドキュメント管理方法とは？メリットや課題とおすすめツールを徹底比較！
1. 紙媒体で保管する
紙保存は、社内で原本管理が必要な書類をファイルや専用棚で管理する方法です。押印済みの契約書や許可証など、原本を残す書類に向いています。
紙で保存する場合は、書類種別と保存期間ごとにファイルを分けます。表紙や管理台帳には、作成日や受領日、保存期間の起算日、廃棄予定日を記録しましょう。
紙保存は、保管スペースが必要で、紛失や探しにくさも課題です。保存期間が長い書類は、保管場所と管理担当者を決め、閲覧できる人も限定しましょう。
2. 電子データ・クラウドで保管する
電子保存は、請求書や契約書などをPDFや画像データで保存し、自社サーバーやクラウドサービスで管理する方法です。メールで受け取った請求書などの電子取引データと、紙書類をスキャンしたデータでは、確認する要件が異なります。
税務書類を電子保存する場合は、電子帳簿保存法の対象かを確認しましょう。電子取引データは、取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にする必要があります。紙書類をスキャンして保存する場合も、スキャナ保存の要件確認が必要です。
電子保存では、ファイル名や保存先のルールが定まっていないと、必要な書類を探しにくくなります。誤削除や不正閲覧を防ぐため、閲覧できる担当者や保存期限後の削除手順を決めておきましょう。
紙書類と電子データを併用する場合は、保存場所や検索方法が分散しやすく、管理ルールの統一が課題になります。Fleekdriveでは、ファイル共有やアクセス権限の設定に加え、電子帳簿保存法オプションによるタイムスタンプの自動付与や、取引日・取引先・金額などによる検索にも対応しています。紙と電子データの管理方法を比較したい場合は、資料を参考にしてください。
クラウドで書類を保管・管理する際の3つのポイント
クラウドで書類を保管する場合は、保存場所を決めるだけでなく、後から探しやすく、必要な人だけが確認できる状態に整えることが大切です。
クラウドで書類を保管する場合は、以下のポイントを事前に確認しましょう。
- 電子帳簿保存法の対象書類を確認する
- 検索しやすい項目を設定して保存する
- アクセス権限や削除ルールを決める
1. 電子帳簿保存法の対象書類を確認する
クラウドで税務書類を保存する場合は、電子帳簿保存法のどの区分で扱うかを確認します。会計ソフトで作成した帳簿は電子帳簿等保存、紙の請求書をスキャンしたデータはスキャナ保存、メール添付やWebサイトからダウンロードした請求書・領収書は電子取引に分かれます。
電子取引データは、原則として印刷した紙だけでは保存要件を満たしません。PDFの請求書をメールで受け取った場合は、データのまま保存し、取引年月日や取引金額、取引先で検索できる状態にします。
紙の請求書をスキャンして保存する場合は、紙を画像データにするだけでは不十分です。あとから内容を確認できるように、解像度や入力期限、タイムスタンプ、検索機能など、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。
2. 検索しやすい項目を設定して保存する
クラウドで電子取引データを保存する場合は、取引年月日・取引金額・取引先で検索できる状態にします。日付や金額の範囲指定、複数項目を組み合わせた検索が必要になる場合もあるため、保存前にファイル名や管理項目のルールを決めましょう。
たとえば、メールで受け取った請求書は「20260430_A社_請求書_110000円」のように、日付・取引先・書類名・金額の順でそろえます。
保存期間や削除予定日は、必要に応じて管理台帳やシステム上の項目で管理すると、保存期限を確認しやすくなります。
3. アクセス権限や削除ルールを決める
クラウドで書類を保存する際は、フォルダごとに閲覧・編集・削除できる担当者を決めます。人事書類は人事担当者と承認権限のある管理職だけが閲覧できる設定にし、請求書は経理担当者が登録し、承認者が確認できる状態にしましょう。
また、削除手順も事前に決めておきます。保存期間を過ぎた書類はすぐに削除せず、担当部署が保存期限、関連する取引、労務対応の有無を確認してから削除します。
退職者や異動者の権限が残らないよう、月1回など頻度を決めて見直しましょう。
Fleekdriveで書類管理を効率化した導入事例3選
書類管理の方法を検討する際は、実際の導入事例を確認すると、自社の課題に近い使い方をイメージしやすくなります。ここでは、Fleekdriveの導入で書類管理を効率化した3社の事例を紹介します。
- 大量の機密書類の管理が実現｜株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング
- 紙書類の電子化で業務効率が向上｜MerryGateホールディングス株式会社
- 資料の保存場所を明確に｜株式会社ベネッセコーポレーション
1. 大量の機密書類の管理が実現｜株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング
株式会社アイ・エス・エス・コンサルティングでは、10万件を超える個人情報をFleekdriveとSalesforceの連携によって管理しています。
導入前は、オフィスの自社サーバーと自社開発システムで情報を管理しており、OS更新時のメンテナンスやセキュリティ対策が課題でした。そこで、Salesforceと連携できるクラウドストレージとしてFleekdriveを導入しています。
導入後は、Salesforceの求職者・企業情報とFleekdrive上の関連フォルダを紐づけて管理しています。求職者情報から履歴書や職務経歴書などのファイルへアクセスできるため、必要な資料を探す手間を軽減できました。また、外部とのファイル授受にもFleekdriveのファイル配信機能を活用し、個人情報を含む書類の共有にも対応しています。
2. 紙書類の電子化で業務効率が向上｜MerryGateホールディングス株式会社
MerryGateホールディングス株式会社では、金融機関とやり取りする日次申込資料や月次報告データ・資料をFleekdriveで共有しています。以前はローン情報をFAXで送受信しており、文字潰れや印字の薄さによる確認作業が発生していました。
導入後は、FAXによる印字トラブルが解消され、データ品質を保った管理ができるようになりました。また、郵送時間の短縮に加えて、郵送コストや資料の紛失リスクの削減にもつながっています。
金融機関にはユーザーIDを付与し、IPアドレス制限やアクセス証跡の確認も行っています。金融機関ごとのアクセス状況を確認しながら、審査資料を共有できる点が特徴です。
3. 資料の保存場所を明確に｜株式会社ベネッセコーポレーション
株式会社ベネッセコーポレーションでは、営業資料やナレッジをFleekdriveで一元管理しています。導入前は資料が複数の場所に分散し、必要な資料や最新資料を探すのに時間がかかっていました。
導入後は、共通のフォルダ構成やタグ付けを使い、資料の保存場所を整理しました。その結果、資料検索にかかる時間が従来の50％に短縮されています。
資料によっては、閲覧のみでダウンロードできない設定にし、端末にデータが残らないように管理しています。営業資料やナレッジのように社内で継続的に使う書類も、保存場所や閲覧権限を整理することで、必要なときに探しやすく、安全に共有しやすくなります。
書類の種類や保存先が増えると、保管期間の確認や廃棄時期の管理が煩雑になります。クラウドで書類を管理する場合は、検索性やアクセス権限に加えて、電子帳簿保存法への対応可否も確認しておくことが大切です。
Fleekdriveでは、電子帳簿保存法に対応したオプションが用意されており、タイムスタンプの自動付与や、取引日・取引先・金額などによる検索が可能です。また、30日間無料お試しも用意しています。クラウドで書類を管理したい場合は、自社の書類種別や保管期間のルールに合うか、導入前に確認してみましょう。
関連記事：株式会社ベネッセコーポレーション
書類保管期間に関するよくある質問
書類保管期間について、疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。ここでは、書類保管期間に関するよくある質問をまとめました。
- 保管期間を過ぎた書類の廃棄方法は？
- 保存期間が決められていない書類はどう扱えばいいですか？
保管期間を過ぎた書類の廃棄方法は？
保存期間を過ぎた機密性の高い書類は、復元しにくい方法で処理します。紙書類はシュレッダーや溶解処理、電子データは消去ソフトによる削除や記録媒体の物理破壊を行いましょう。
個人情報を含む契約書や履歴書を古紙回収に出すと、氏名・住所・職歴などを第三者に見られるおそれがあります。そのため、内容を読めない状態にしてから廃棄することが大切です。
廃棄業者に依頼する場合は、廃棄証明書の発行や作業範囲、再委託の有無を確認します。保存期間を過ぎた書類でも、税務調査・労務トラブル・契約継続中の取引に関係する場合は、経理・労務・法務の担当部署が確認してから廃棄してください。
保存期間が決められていない書類はどう扱えばいいですか？
保存期間が法律で決まっていない書類は、社内ルールで保存期間を決めましょう。
まず、法定保存期間の有無や契約上の保存義務、業務で使う期間、紛争・監査対応の必要性、権利関係の確認に使うかを確認しましょう。
たとえば、契約締結や高額な支出を承認した稟議書、取引先との交渉記録は、契約内容や判断経緯を確認する際に使います。法定保存期間がある書類はその期間に従い、期間が明確でない書類は業務上必要な期間を社内で定めます。
保存期間を決める際は、保存先、管理担当者、廃棄前に確認する部署も決めておきましょう。判断基準をそろえることで、担当者ごとに保存・廃棄の判断が分かれるのを防げます。
書類保管期間に合わせて安全に管理できる仕組みを整えましょう
法人の書類保管では、書類ごとの保管期間を確認することが基本です。請求書や契約書、労務書類などは、種類によって保管期間が異なります。期間を確認しないまま管理すると、必要な書類を早く廃棄したり、不要な書類を残し続けたりする原因になります。
保管期間を整理したら、紙書類と電子データに分けて管理方法を決めましょう。紙書類は保管場所と廃棄予定日を記録し、電子データは必要なときに検索できる状態で保存します。クラウドを使う場合は、電子帳簿保存法の対象になる書類かを確認してから運用することが必要です。
書類の種類が多い企業では、保管期間や廃棄時期を手作業で管理すると、確認漏れが起きやすくなります。書類保管期間に沿って保存・検索・廃棄のルールをそろえたい場合は、クラウド上で書類を管理できるサービスの活用も選択肢の一つです。
Fleekdriveでは、電子帳簿保存法に対応したオプションが用意されており、タイムスタンプの自動付与や、取引日・取引先・金額などによる検索に対応しています。書類の電子管理を進めたい場合は、自社の書類種別や保存ルールに合うか、30日間無料お試しで確認してみましょう。
