オンラインストレージは、インターネット上にファイルを保存し、社内外で共有・管理できるシステムです。

法人で導入すれば、場所を問わずアクセスできる利便性やバックアップ、サーバー運用コストの削減などが期待できます。一方で、障害時の対応範囲やアカウント管理の方法も、導入前に確認しておくことが重要です。

本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する当社の知見をもとに、サービスの基本概要や、法人利用におけるメリットとデメリットを解説します。あわせて、自社に合った選定基準や導入手順など実務につながるノウハウも紹介します。

Contents

オンラインストレージとは？

オンラインストレージとは、インターネット上にファイルを保存し、パソコンやスマートフォンから閲覧・共有できるサービスです。社内サーバーやUSBメモリーではなく、サービス会社のサーバー上にデータを保管する点が特徴です。

法人向けサービスでは、ファイルの保存・共有だけでなく、アクセス権限の設定や操作ログの確認、バックアップ、セキュリティ機能などを備えたものがあります。ただし、利用できる機能や保存容量、障害時の対応範囲はサービスによって異なります。導入時は、料金だけでなく、業務で扱うデータの種類や共有先、管理体制に合うかどうかを確認することが大切です。

Fleekdriveは、金融業・製造業でも重視されるFISC安全対策基準への対応実績があり、法人利用に求められる高いセキュリティ水準を備えたオンラインストレージです。導入後は専任スタッフによる運用支援を受けられます。機能詳細や活用事例は資料をご確認ください。

法人でオンラインストレージを導入する5つのメリット

法人でオンラインストレージを導入すると、社内外でのファイル共有やデータ管理を進めやすくなります。サービスによって機能は異なりますが、オンラインストレージを利用することで得られる主なメリットは以下の5つです。

  1. インターネットがあればいつでもファイルにアクセスできる
  2. データを自動でバックアップできる
  3. サーバー購入やメンテナンスの初期・運用コストを抑えられる
  4. データ漏洩やデータ消失のリスクを抑えられる
  5. データ容量を必要に応じて変更できる

1. インターネットがあればいつでもファイルにアクセスできる

オンラインストレージは、インターネット環境さえあれば、時間や場所を問わず必要なファイルへアクセスできます。権限を付与された従業員は、社内ネットワークを経由しなくても、外出先や自宅から直接データを閲覧・編集することが可能です。

例えば、営業担当者が商談先で提案書の最新版を提示したり、テレワーク中の従業員が自宅から社内マニュアルを確認したりと、多様な働き方に柔軟に対応します。

2. データを自動でバックアップできる

オンラインストレージのサービスによっては、業務データのバックアップやバージョン管理に対応しています。編集履歴を保持できるサービスであれば、誤ってファイルを上書き・削除した場合でも、過去の状態へ戻せる可能性があります。

ただし、データの保持期間や遡れる世代数は提供元によって異なります。自社の要件を満たさないサービスを選ぶと、ミスに気づいた時点で復元できない場合があります。このようなリスクを抑えるためにも、復元機能の仕様が自社の運用規定に沿っているか事前に確認しましょう。

3. サーバー購入やメンテナンスの初期・運用コストを抑えられる

自社サーバーの構築や保守にかかる初期・運用コストを抑えやすい点も、オンラインストレージのメリットです。自社でファイルサーバーを構築する場合、機器の購入や設計、保守、更新対応などが必要になります。一方、オンラインストレージは月額または年額の利用料で使えるサービスがあり、サーバー管理をサービス会社に任せられます。

ただし、追加容量やアカウント数によって費用が変わるため、導入前に長期的な料金を試算しておきましょう。

4. データ漏洩やデータ消失のリスクを抑えられる

法人向けサービスは、アクセス権限や操作ログ、通信・データの暗号化などに対応しているものがあります。適切に設定すれば、USBメモリーの紛失やメール誤送信による情報流出のリスクを抑えやすくなります。

また、バックアップや冗長化に対応したサービスであれば、機器故障や災害時のデータ消失にも備えることが可能です。ただし、設定ミスやアカウント管理の不備があると事故につながるため、運用ルールの整備を徹底しましょう。

5. データ容量を必要に応じて変更できる

オンラインストレージは、組織の規模や業務状況の変化に合わせて、データ容量を見直しやすいです。自社サーバーの運用において容量が不足した場合、物理的な機器の追加やデータ整理の手間が発生するという課題が伴います。一方、クラウドベースのオンラインストレージであれば、契約プランの変更やオプションによる容量追加で対応しやすい傾向があります。

サービスによっては、動画や図面データを扱う部署に合わせて容量を追加できる場合があります。ただし、容量追加の単位や料金はサービスごとに異なるため、導入前に確認が必要です。

法人でオンラインストレージを導入する3つのデメリット

法人向けのオンラインストレージには便利な面がある一方で、導入前に確認すべき注意点もあります。デメリットを確認しないまま導入すると、現場で使いにくさが残ったり、業務停止や情報漏洩のリスクにつながったりする可能性があります。

主なデメリットは、以下の3つです。

  1. 自社ニーズに合わせたカスタマイズが難しい場合がある
  2. サービス会社の障害でアクセスできなくなる場合がある
  3. アカウント情報の厳格な管理が必要になる

1. 自社ニーズに合わせたカスタマイズが難しい場合がある

オンラインストレージは標準機能の範囲で使うため、自社独自の業務に合わせた細かな設定が難しい場合があります。例えば、既存システムとの自動連携や部署ごとの承認フロー設定は、サービスによって対応範囲が異なります。

自社の運用要件を満たせるか不安な場合は、事前に権限設定やワークフロー機能の柔軟性を確認しましょう。また、APIを利用した外部サービス連携が可能なツールであれば、既存システムとのデータ同期や作業の自動化など、自社に合わせたカスタマイズがしやすくなります。

2. サービス会社の障害でアクセスできなくなる場合がある

オンラインストレージは、サービス会社側で障害が起きると、一時的にファイルへアクセスできなくなる場合があります。例えば、契約書や提案資料をオンラインストレージだけで管理している場合、障害中は確認や共有が止まるおそれがあります。アクセスができず業務に大きく影響する場合は、サービス稼働率や障害時の通知方法、復旧までの目安、代替手段などを確認しましょう。 

3. アカウント情報の厳格な管理が必要になる

オンラインストレージは、IDやパスワードなどのアカウント情報を厳格に管理する必要があります。管理が甘いと、退職者のアカウントが残ったままになったり、パスワード流出により第三者が社内ファイルへアクセスしたりするおそれがあります。

アカウント管理の負担を抑えるには、多要素認証や権限設定、操作ログ、アカウントの一括停止・削除機能を導入前に確認しましょう。独立行政法人情報処理推進機構（IPA）でも、パスワード管理や多要素認証を不正ログイン対策として紹介しています。

法人でオンラインストレージを導入する前に整理したい5つの観点

オンラインストレージを導入する際は、サービスの機能や料金を比較する前に、自社でどのように利用するかを整理しておくことが大切です。法人利用では、以下の5つの観点から利用目的や運用条件を確認しておくと、自社に合うサービスを判断しやすくなります。

  1. データ容量
  2. 料金プラン
  3. セキュリティ機能
  4. 操作性
  5. サポート体制

1. データ容量

オンラインストレージを選ぶ際は、単に何GB使えるかではなく、どの部署が、どの種類のファイルを、どれくらいの期間保管するかを整理しましょう。

例えば、総務や経理が契約書・請求書を保管する用途と、制作部門が画像・動画・図面データを保管する用途では、必要な容量が異なります。また、退職者や過去案件のファイルを残し続ける運用にすると、想定より早く容量が不足する場合があります。そのため、まずは部署ごとの利用用途を洗い出し、必要な容量の目安を把握しておくことが大切です。

2. 料金プラン

料金プランは、月額料金だけでなく、自社の利用規模が変わったときに費用がどう増えるかを確認しましょう。オンラインストレージには、ユーザー数に応じて費用が変わるタイプや、保存容量を基準に費用が決まるタイプがあります。導入時は少人数でも、将来的に全社展開する予定がある場合、追加IDや容量追加の費用が負担になることがあります。

導入時の金額だけで判断せず、1年後・3年後の利用人数やデータ量を想定して試算しておくと、自社に合う料金体系を判断しやすくなるでしょう。

3. セキュリティ機能

セキュリティ機能を確認する際は、機能の有無だけでなく、自社の情報管理ルールに合うかを見ておきましょう。例えば、共有リンクの設定を誤ると、本来見せるべきでない人がファイルを開けるおそれがあります。情報漏洩のリスクを抑えるには、共有範囲を細かく制御できるか、アクセス履歴を確認できるかなどを事前に検証することが重要です。

ただし、セキュリティ機能があっても、誰が権限を付与するのか、退職者のアカウントをいつ削除するのかが決まっていなければ、情報漏洩のリスクは残ります。導入前に、機能とあわせて社内の管理体制も整理しましょう。

4. 操作性

操作性を確認する際は、情報システム部門だけでなく、実際にファイルを使う現場の従業員が迷わず操作できるかを見ることが大切です。画面が複雑だったり、ファイルの保存場所がわかりにくかったりすると、従業員がメール添付や個人向けストレージなど、従来の方法に戻ってしまう可能性があります。

導入前に無料トライアル期間を活用し、日常業務で使う操作を現場担当者にも確認してもらいましょう。

5. サポート体制

サポート体制は、導入後に自社だけで運用を続けられるかを判断するために確認します。オンラインストレージは、契約後すぐに社内へ定着するとは限りません。初期設定やフォルダ構成、権限設計、データ移行などを進める際に、管理者だけでは判断に迷う場面もあります。

問い合わせ窓口の有無だけでなく、設定支援や運用開始後の相談体制、管理者向けサポートの範囲も確認しましょう。Fleekdriveは、専任チームによる導入・運用支援を用意しており、30日間の無料トライアルも利用できます。詳しいサポート内容や機能は、資料でご確認ください。

法人でオンラインストレージを導入する5つの手順

法人でオンラインストレージを導入する際は、いきなり全社展開せず、目的整理から試運転、データ移行まで段階的に進めることが大切です。運用ルールや移行計画を事前に決めておくと、導入後の混乱を抑えやすくなります。導入時は、以下の手順で進めましょう。

  1. 導入する目的を決める
  2. オンラインストレージを選定する
  3. 運用ルールを定め、試運転する
  4. 既存データを移行する
  5. 対象部署に展開する

どのサービスを選べばよいか決めきれていない場合は、法人向けオンラインストレージの特徴や比較ポイントを整理した以下の記事もあわせてご覧ください。

関連記事：法人向けオンラインストレージおすすめ8選！料金タイプ・失敗しない選び方を徹底解説

ステップ1. 導入する目的を決める

オンラインストレージを導入する前に、まず何を目的に導入するかを決めることが大切です。解決すべき課題が曖昧なままシステム導入を進めた場合、必須機能の欠落や、不要なオプションへの過剰投資といった失敗を招きかねません。

例えば、社外共有を安全にしたい場合は、アクセス権限や共有リンクの管理機能を重視する必要があります。バックアップを強化したい場合は、保存容量や復元機能の確認が必要です。また、現在使っているサービスの操作性や容量、料金に不満がある場合は、使いやすさや課金体系も比較しましょう。

事前に導入目的を明確にすると、用途や対象部署を決めやすくなり、要件定義も進めやすくなります。

ステップ2. オンラインストレージを選定する

オンラインストレージは、導入目的に合う候補を複数比較して選定することが大切です。目的に合わないサービスを選ぶと、容量は足りても権限設定が不十分だったり、機能は多くても現場で使いにくかったりする場合があります。例えば、社外共有を重視するなら共有リンクの制限機能、機密情報を扱うなら暗号化や操作ログを確認します。

選定時は、料金や容量、セキュリティ、操作性、サポート体制を比較し、無料トライアルで実際の使い勝手も確認しましょう。

ステップ3. 運用ルールを定め、試運転する

運用ルールを定めてから小規模に試すことで、全社展開後の混乱を抑えやすくなります。例えば、ファイル名の付け方やフォルダの分け方などを決めないまま使うと、保存場所のばらつきや共有ミスにつながりかねません。

導入直後のトラブルを防ぐため、まずは特定の部門に限定してシステムを導入します。そのうえで、現場の意見を集めながら、ルールの実用性や不足部分を洗い出しましょう。あわせて、策定した運用方針は社内マニュアルとして明文化し、従業員に共有することが重要です。

ステップ4. 既存データを移行する

ルールの策定とテスト運用が完了したら、社内サーバーや各従業員のパソコン内に点在している業務資料をオンラインストレージへ移行します。

大規模なデータ移行では、転送中のネットワーク切断や一時的なアクセス不可により、業務へ影響が出る場合があります。トラブルを回避するためには、事前にバックアップを取り、夜間や休日など業務への影響が少ない時間帯に作業することが重要です。移行後は、ファイルを開けるか、共有設定に誤りがないかを確認します。

ステップ5. 対象部署に展開する

データの移行完了後は、実際の業務でシステムを稼働させます。現場への説明が不十分なまま新システムをリリースすると、保存場所のルールが守られなかったり、従来の管理方法に戻ったりするおそれがあります。対象部署に展開する際は、操作方法と新しい業務フローを共有し、問い合わせ先まで決めておくことが大切です。

導入直後の混乱を防ぐため、マニュアルの配布にとどまらず、部署ごとの業務に即したトレーニングの実施が必要です。あわせて、社内の問い合わせ窓口を明示し、現場の疑問を早めに解消できるサポート体制を整えましょう。

Fleekdriveは、数千名規模のグローバル大手企業から数十名規模の企業まで、幅広い企業で活用されているオンラインストレージです。導入事例や詳しい手順は資料でご確認ください。また、30日間の無料トライアルを利用すれば、自社の運用に合うか導入前に確認できます。

法人でオンラインストレージ「Fleekdrive」を導入した事例3選

オンラインストレージの導入効果は、実際の活用事例を見ると具体的にイメージしやすくなります。法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を活用し、業務課題の改善につなげた3社の事例は、以下のとおりです。

  1. 7.5時間の工数が削減できた｜NPO法人渋谷なかよしぐるーぷ
  2. 営業の作業工数がほぼゼロに｜ブラザー工業株式会社
  3. 海外とのやりとりもスムーズに｜株式会社ネイキッド

1. 7.5時間の工数が削減できた｜NPO法人渋谷なかよしぐるーぷ

NPO法人渋谷なかよしぐるーぷでは、導入前、毎月約120名分の計画書を1件ずつ手作業でメール添付や郵送で送付しており、ファイル名の照合や宛先のダブルチェックに多くの時間を費やしていました。

Fleekdriveの導入により、特定条件でファイルを自動処理する「スマートルール」機能を活用し、作成した計画書を各個人のフォルダへ自動で振り分ける運用体制を構築しました。

その結果、計画書の作成・送付にかかっていた作業時間を、合わせて7.5時間短縮しました。さらに、手作業に起因する宛先間違いやメール誤送信のリスク低減にもつながっています。

導入事例：NPO法人渋谷なかよしぐるーぷ

2. 営業の作業工数がほぼゼロに｜ブラザー工業株式会社

ブラザー工業株式会社では、販売パートナーから資料請求を受けるたびに、営業担当者が社内サーバー内を検索し、外部提供の可否を確認したうえで個別送付する煩雑な業務が発生していました。1件あたり約30分を要する確認・送付作業が、本来の営業活動を圧迫する要因となっていたのが導入前の課題です。

同社は課題を解決するため、Fleekdriveへの移行に伴い、営業資料を一元管理しました。これにより、販売パートナー自身が必要な最新資料を直接検索・ダウンロードできるセルフサービス型の共有体制を構築しています。

新たな運用環境が整った結果、販売パートナーへの資料提供にかかっていた5人の営業担当の作業工数は、ほぼゼロになりました。

導入事例：ブラザー工業株式会社

3. 海外とのやりとりもスムーズに｜株式会社ネイキッド

株式会社ネイキッドでは、Fleekdriveの導入により、大容量の映像・音声ファイルを社外や海外ともやりとりしやすくなっています。導入前は、映像データが数百GBになることもあり、従来のメールや簡易的なファイル共有サービスでは容量制限に阻まれ、送付自体が困難な状況でした。

Fleekdrive導入後は、大容量の映像・音声ファイルをシステム上にアップロードし、海外の外部スタッフやクライアントに直接ダウンロードしてもらえるようになりました。その結果、物理メディアの郵送や分割送信といった煩雑な送付作業の手間を削減しています。さらに同社は、国内データセンターで運用されている点や、大容量ファイルを安全に共有しやすい点も評価しています。

導入事例：株式会社ネイキッド

オンラインストレージに関するよくある質問

ここでは、オンラインストレージに関するよくある質問をまとめました。導入前後の疑問を解消する参考にしてください。

  • 個人向けサービスを、社内でそのまま業務利用してもいいですか？
  • 無料トライアルで確認すべきポイントは何ですか？
  • 法人利用で無料のオンラインストレージを使うリスクはありますか？

個人向けサービスを、社内でそのまま業務利用してもいいですか？

個人向けサービスを社内でそのまま業務利用すると、情報漏洩や管理不備につながるおそれがあるため、慎重な判断が必要です。個人向けと法人向けのオンラインストレージは、データの保存場所として機能する基本的な仕組みこそ共通しています。しかし、法人向けサービスは個人の利便性だけでなく、組織全体のセキュリティを統制し、社内外のビジネスパートナーと安全に情報を共有する前提で設計されている点が異なります。

業務で使う場合は、アカウント管理や権限設定、操作ログ、端末認証などを備えた法人向けサービスを選びましょう。

無料トライアルで確認すべきポイントは何ですか？

無料トライアルを活用する際は、表面的な画面の見やすさだけでなく、実務に適しているかどうかの検証が必要です。

例えば、営業資料を取引先へ送付する流れや、部署単位での細やかな閲覧権限の付与など、実践的な運用手順をテストしておくことで、導入後に発覚する使い勝手の悪さを未然に防ぐことが可能です。無料トライアルでは、基本的な操作感やセキュリティ水準に加え、既存システムとの連携性、およびサポート窓口の対応範囲などを確認しましょう。

法人利用で無料のオンラインストレージを使うリスクはありますか？

法人利用で無料のオンラインストレージを使う場合は、保管する情報の重要度や必要な管理機能を踏まえて慎重に判断しましょう。無料のサービスは手軽に使える一方で、容量やセキュリティ機能、管理機能などに制限がある場合があります。

企業の機密情報や顧客データを守るには、細やかな権限設定や詳細なログ監視、有事の際のサポート体制を備えた法人向けサービスを検討しましょう。

オンラインストレージの特徴を理解し、自社に合った運用を検討しよう

オンラインストレージは、容量や料金だけでなく、共有範囲、権限設定、操作性、サポート体制まで確認し、自社の運用に合うものを選ぶことが大切です。業務に合わないサービスを選ぶと、現場に定着しなかったり、情報管理の負担が増えたりするおそれがあります。

社内外でのファイル共有や情報管理を見直したい企業は、自社の運用に合うオンラインストレージを比較検討することが大切です。

Fleekdriveは、世界190カ国での導入実績があり、大手企業から100名以下のスタートアップ企業まで幅広く活用されているオンラインストレージです。詳しい機能一覧や活用事例は資料でご確認いただけます。自社の業務フローに合うかどうかを確かめたい場合は、30日間の無料トライアルでお試しください。