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契約書など更新期限のある文書をスマートに管理する方法 | Fleekdriveの使いかた | Fleekdrive ブログ

原田千明 原田千明

日々発生する契約書を含む文書管理の業務。多くの契約書には契約期間が設定されており、条件によっては契約期限が過ぎると自動で契約が更新されてしまったり、あるいは解約となってしまうこともありますので、契約期間を把握しておくことが重要です。

契約書の管理には台帳を利用している企業も多いですが、Fleekdriveのスマートルールという機能を使えば、書類の期限の確認漏れをなくすことができます。

文書管理の業務

スマートルールとは?

文書の管理と業務プロセスを統合できる機能です。
例えば、Fleekdrive内に「契約書」というフォルダを作成し、その中に契約書をアップロードします。契約書の項目に「契約更新日」を作成し、契約更新日の30日前に関係者へメール通知をする、というルールを作成できます。こうしたルールを作成しておくことで、確認漏れを防ぎ、書類の期限管理を行うことが可能となります。

契約終了日の30日前に関係者へメール通知

絞り込み機能でさらに安心

Fleekdriveには自分が探したいファイルのリストを新たに作成できます。これをビューと呼びます。このビューを利用すれば、契約更新未完了の契約書だけを抽出してリストに表示することができますので、スマートルールとあわせて利用すれば、より確認漏れを防ぐことができるでしょう。

契約更新未完了の契約書だけを抽出

共有機能のポイントまとめ

・期限のある契約書などの管理に便利な機能です。
・期限の1ヶ月前や1週間前など、事前に決めた日に通知が届くように設定できます。
・書類の期限の確認漏れをなくすことができます。

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