Fleekdriveはさまざまな業種で利用いただけ、その業種ごとにおすすめの活用法があります。実際どのような機能が便利に使われていて、これまでにどのような事例があったのでしょうか。今回は、サービス業として分類されるような企業の活用法について紹介します。

サービス業でFleekdriveを活用するメリット

サービス業の企業では、自社に関する情報だけでなくお客様に関する情報なども扱うため、高度なセキュリティが求められる傾向にあります。この点においてFleekdriveは、しっかりと守りたいお客様の個人情報などをセキュアに管理できることが強みです。

具体的には、アップロード時に自動的にウイルスチェック行い、ウイルスの感染リスクを軽減できます。また、アップロードされた全てのファイルは暗号化された上で保管されます。ファイルを閲覧できるIPアドレスを制限することで、外部からの攻撃から守ることも可能です。こうしたセキュリティの高さから、多くのサービス業の企業に導入いただいています。

また、Fleekdriveには「スマートルール」という機能があり、「Business」「Enterprise」プラン(※)の方が利用できます。この機能は、ファイル管理におけるさまざまな作業を自動化できるものです。例えば、資料をフォルダにアップロードすると特定のメンバーに自動で更新通知が届くなど、データをアップロードした際の行動を事前に登録できます。

小売業や美容業などでは複数店舗を展開している企業も多いですが、この機能を使えば、複数店舗に同じ情報を即時に共有できます。他にもさまざまな機能があるので、研修用動画をアップロードして社員教育に利用したり、多拠点でのデータ共有の簡便化を図ったりと、さまざまな使い方が可能です。
※プラン別の比較は「料金プラン」のページを参考にしてください。

サービス業におけるFleekdriveの活用ポイントと事例

サービス業の企業では、Fleekdriveを実際にどのように活用できるのでしょうか。今回は3つの活用ポイントをお伝えします。

ポイント1「ファイル共有とレーティングで、資料の質やメンバーのモチベーションをアップ!」

1つ目は、社内で資料を共有するだけに留まらず、ファイル評価機能なども活用し、資料の質やメンバーのモチベーションを向上させる方法です。実際にどう活用できるのかは事例に沿って説明しましょう。

ファイル評価機能により、ノウハウのばらつきを解決!

ある人材育成のコンサルティング企業は、各コンサルタントが持っている教育ノウハウにばらつきがあることを課題に挙げていました。どうにかして社内のナレッジ共有を促進できないかと考えたときに、Fleekdrive上のデータを星の数などで評価できるファイル評価機能に着目したそうです。

その企業では若手コンサルタントの教育のため、各人が持っている人材育成に関するコンサルティング資料をFleekdriveで共有していました。そこで、資料を読んだ人が資料に対して評価をつけていき、最終的にはダッシュボードで評価状況を確認。よりよい評価がついた資料に対して表彰することにしたのです。

すると社内ではより効果的な資料がアップロードされるようになり、コンサルタントのノウハウが底上げされただけでなく、メンバーのモチベーション向上にまで寄与しました。さらに、さまざまな資料が共有されたことで、各コンサルタントのお客様が必要とする資料をすぐに探せるようになったそうです。

資料の評価というシンプルな機能を活用して、よい結果をもたらした事例だと思います。

ポイント2「お客様情報をデジタルでセキュアに共有」

2つ目は、お客様に関する情報をFleekdriveでセキュアに管理し、サービス内容の改善に活かす方法です。ファイル共有や文書管理に関する基本的な機能で実現できます。

お客様情報のデジタル化により、情報共有の難しさや紙の管理に関する課題を解決!

漢方専門店の薬日本堂株式会社ではこれまで、漢方相談に来店されたお客様のカルテ情報を紙で管理していました。そのため社内での情報共有が難しく、紙の保管場所も確保する必要がある、といった課題を抱えていたそうです。

そこでFleekdriveを導入し、お客様のカウンセリング情報をiPadに登録するオペレーションに転換。お客様の情報をデジタルで管理するようにしました。その結果、お客様の情報を安全に管理しながら、他店舗にも情報を連携して、お客様が他店舗に来店した際も、スムーズに漢方をお渡しできるようになったそうです。

また紙での保管を廃止したことで、保管場所の確保や保管作業に関する課題も解消できました。さらに、お客様の情報がデジタル管理できたことで、初来店のお客様に対して、同じような悩みを抱える既存顧客のデータを参考にして漢方を処方することも可能になったとのことです。

詳しくは導入事例ページをご覧ください。
■「健康カードのデジタル化で店舗間の情報共有を実現カウンセリングの質も向上

ポイント3「写真や動画の多拠点間や社内外での共有を簡便化」

3つ目は、動画コンテンツや画像の共有を効果的に活用する方法です。自社のブランドイメージの向上まで実現することができます。こちらも、ファイル共有に関する基本的な機能を使っています。

ファイル共有機能により、自社ブランドのイメージ向上を実現!

埼玉県にある「東武動物公園」を運営する東武レジャー企画株式会社は、自社のブランドイメージを向上させることが課題でした。そこで、動物たちの動画コンテンツを元にYouTubeチャンネルを開設し、広報活動の一環として運営に注力していたそうです。

Fleekdriveは、YouTubeにアップロードする動画コンテンツや広報に使用する画像の保管場所として利用していました。動画の閲覧数が伸びたため、そのセキュリティ確保を指摘されるようになり、安全に保管できるクラウドを探してFleekdriveに行き着いたそうです。

動画コンテンツや画像は、スマートルール機能を使って、撮影した動画を動物ごとに分類し自動保存されます。テレビ局などの外部メディアにはFleekdriveのURLを共有するだけで、データを安全に渡せるようになりました。

また、大容量の動画コンテンツの処理時間が短縮できるようになった点や、ライブ配信を行うための別PCとの連携もスムーズに行えるようになったそうです。結果としてYouTubeチャンネル「東武ZOOKEEPERch」は、自社ブランドを向上させるための重要なコンテンツへと成長しました。

詳しくは導入事例ページをご覧ください。
■「人気YouTubeチャンネルへと導いたFleekdriveの動画活用とは

デジタル化の推進もFleekdriveで!

デジタル化を推進できるFleekdriveは、なかなかデジタル化が進みにくいサービス業にこそ使っていただきたいと思っています。

例えば不動産会社では従来から重要書類が多く、その中には紙での管理が必要と定められている書類もあり、デジタル化が進みにくいという課題がありました。しかし2022年5月18日の法改正で、書面での交付が必須だった35条書面と37条書面のデジタル化が認められ、現在ではすべての書面をデジタル化できるようになっています。

不動産の売買には多くの書面が必要なため、Fleekdriveを使えばお客様ごとにフォルダを自動作成して書面を保存できるほか、ローンの審査や火災保険の契約などで関わる銀行や保険会社にも、ファイルURLを共有するだけで資料を安全に渡すことができます。

こうしたFleekdriveの使い方は、重要書面や関係者が多くなりがちな人材会社や金融機関などにも活かせるでしょう。

Fleekdriveをおすすめしたいのはこんな企業

さらにFleekdriveは、アパレル企業や教育系の会社、医療機関などでも便利に使っていただけます。

例えばアパレル企業では、アパレルのカタログがシーズンごとに更新されるため、カタログを毎回メールなどで関係者や外部企業に送信する手間がありました。しかしFleekdriveで管理しておけば、ファイルのURLを共有するだけで社内外の関係者に公開できるほか、ファイルを更新するたびに関係者に自動通知され、最新情報をいつでも共有できるようになります。

これと同じように、教育系企業では教科書や研修資料などの更新が行われますので、Fleekdriveによる業務円滑化が可能です。

また医療機関では、紙の問診票の保管が課題になりがちです。これもFleekdrive上にPDFで保存することで解決できます。さらに、各患者に関する画像データや症例画像などもフォルダ保管しておけば、患者が来たときにすぐに検索できて便利です。

アナログな業務が多いサービス業こそ、デジタル化への足がかりとしてFleekdriveを活用してみてください。