企業内で扱うファイルの管理は、一つひとつの作業は小さくても、日々積み重なることでかなりの工数を割くことになります。しかしファイル管理にかかる作業を一度自動化してしまえば、そういった工数をまとめて削減できる可能性があります。

そこで、株式会社Fleekdriveのカスタマーサクセス担当者が、実際にFleekdriveを使ってどのように自動化できるのか、活用例についてお伝えしたいと思います。

Fleekdriveで実現できる自動化に関する機能とは

Fleekdriveではファイルの管理・共有をクラウドで行うだけでなく、さらに一歩効率化を進められる自動化の機能も活用いただけます。自動化に関する機能としては、スマートルール、ライフサイクル管理の2つがあります。

まずスマートルールとは、ファイルをアップロードしたときやそれ以降の動作に関するルールを登録しておける機能です。例えば、あるファイルがアップロードされたときのワークフローを登録しておけば、ファイルをアップロードするだけで必要なメンバーに確認・承認してもらうことができます。承認されたら別のフォルダに自動で移動したりメール送信を実行したりもできます。また、フォルダにアップロードするだけで、WordやExcelで作られたファイルをPDFへ自動変換できる機能も備えています。

次にライフサイクル管理とは、同じ名前のファイルをアップロードしたときに、そのファイルをバージョンごとに格納できる機能です。ファイル名が自動的に更新されるので、ファイル名の不統一を防ぐことができるほか、最新バージョンのファイルがどれなのか、いつでも明確な状態に保てます。さらに「2世代前のファイルは削除する」といったルール登録もできるため、新しいファイルだけ残して古いファイルを自動的に削除し、ファイル容量を一定に抑えることも可能です。

これら2つの機能は、「Business」「Enterprise」のプランのユーザであれば利用いただけます。今よりもさらにファイル管理にかかる負担を軽減したい方におすすめです。
※プラン別の比較は「料金プラン」のページを参考にしてください。

ファイル管理の「自動化」活用例

Fleekdriveのユーザは、ファイル管理に関する作業をどのように軽減しているのでしょうか。ここでは、その一例をご紹介します。今すぐ自社に活かせるアイデアがあるかもしれません。

活用例1「請求書や見積書の承認、pdf化、メール送付までを自動化 」

見積書や納品書、請求書は、フォーマットに従って必要事項が記載されており、その内容や送信先を間違ってはいけない、重要な書類です。ミスが起こらないよう、担当者が作成したあとに承認者が確認するなど、複数の担当者に回覧されるのが一般的でしょう。Fleekdriveでは、こうしたファイルを事前に決めたワークフローに沿って移動させ、承認を受けたファイルをメールで自動送信できます。さらに、承認後に自動でPDF変換を行ったり、パスワードによるファイルの保護を行ったりも可能です。

自動化の効果

ファイルの承認から送信、保存までを自動化することで、正しいファイルが正しい宛先へ届くようサポートできます。また、こうしたファイルの承認・却下やメール送信などは、すべてFleekdrive上で一括管理できるので、ファイルを毎回ローカルにダウンロードする手間も省けるのです。さらに、送信したファイルがダウンロードされたことや、そのダウンロード回数までチェックできるため、先方がファイルを確認できていない場合のフォローも効率化できます。

活用例2「取引先別フォルダをSalesforce連携で自動作成」

多くの企業は、取引先ごとに専用のフォルダを作成しているはずです。しかし、社員ごとに独自の判断でフォルダを作ると、重複するフォルダが生まれてしまったり、表記が揺れてしまったりするケースがあります。そんな問題を解決できるのが、FleekdriveとSalesforceとの連携機能です。Salesforce上で取引先を新規で追加したら、取引先専用のフォルダがFleekdrive上に自動で作成されます。

自動化の効果

取引先別のフォルダが自動生成できると、フォルダを作る手間が省ける他、フォルダ名の表記を統一することができます。半角全角などの表記が異なるフォルダが複数できてしまったり、Salesforce上の取引先名とフォルダの取引先名で差異が生じてしまったりといったことが避けられます。また、フォルダの場所も統一されるため、重要なファイルの紛失も防ぐことが可能です。取引先数や案件数が多い企業や部門に、ぜひ使っていただきたい機能です。

活用例3「ファイルの更新はバージョン管理し、古いものは自動で削除」

取引先やプロジェクトに関する管理表、スタッフのシフト表など、日々更新されるファイルは、バージョン管理が煩雑になりやすいという課題があります。そこで活用できるのが、Fleekdriveのライフサイクル管理機能です。同じ名前のファイルを自動的に同じフォルダへ格納し、バージョンごとに管理できます。さらにこのバージョン管理では、誰が更新したのか、なぜ更新したのかといったコメント記載も可能です。よって最新のものが共有されるだけでなく古いバージョンのどこを修正したのかまで「見える化」できます。

自動化の効果

更新頻度の高いファイルの管理は、多くの担当者の悩みの種です。こうしたファイルのバージョン管理を自動化することで、管理の負担感を軽減します。また、何世代分のファイルを保存しておくかを指定すれば、それ以外の古いファイルは自動的に削除されてフォルダ全体の容量を圧迫せずに済む点も、お客様に喜ばれているポイントです。

ファイル管理の自動化の前にやっておきたいこと

ファイル管理の自動化を円滑にするために、事前に2つの作業をやっておくとよいでしょう。ひとつは、ファイル名のルールを決めておくことです。Fleekdriveでは、最初に格納されたファイル名に続いて、バージョンNo.が更新されていくため、最初のファイル名から修正しようとすると、やや大変な作業になってしまいます。よって最初のファイル名の決め方は、事前にルール化しておくとよいでしょう。

もうひとつは、ファイルを回覧するワークフローや自動化で行う作業内容を事前に定めておくことです。ファイルを回覧するルートが間違っていると、当然ながら正しいメンバーに回覧されず、承認を得るまでに時間がかかってしまいます。また、あまり重要でないファイルまで画一的にPDF化してしまうと、フォルダを過度に圧迫してしまい、手作業でファイルを消す作業が発生してしまうかもしれません。自動化するからこそ、その前提となるルールは社内でしっかりと確認しておくのがおすすめです。

ファイル管理の自動化は「Fleekdrive」を使えば解決します！

企業活動になくてはならないファイル管理。Fleekdriveによる自動化によってその手間を軽減すれば、より多くの時間を営業活動など前向きな仕事に使っていただけます。ぜひFleekdriveの機能を上手に活用して、より円滑に業務を進めてみてください。