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最新のファイル転送方法のポイント5つをご紹介!

石部 智則 石部 智則
2017-12-08 | ファイル共有

最新のファイル転送方法のポイント5つをご紹介!

はじめに

私たちの業務の多くは、ファイルによって成り立っています。ファイルをスムースに転送(受け渡し)することで、業務のボトルネックになる1つの要因を解決することができます。
これまでのファイルの転送(受け渡し)方法は、ファイルサーバ経由やメール添付が一般的でした。オンプレミスのファイルサーバやファイルをメールに添付して転送する方法はもう何十年も続けられており、セキュリティやファイルサイズの制限などの課題があります。また、ムービーファイルといったような大容量のファイルはDVDやHDDなどのメディアを物理的に搬送したりFTPで転送する方法が主流でした。

ここでは最新のファイル転送(受け渡し)方法をいくつかご紹介します。皆さんの業務に合った方法を選択することで業務スピードをこれまでよりアップさせることができます。Fleekdriveがそのためのお手伝いをできれば幸いです。

従来型のファイル転送方法と課題

これまでは、社内での共有を中心にオンプレミスのファイルサーバ + メールでのファイル添付によるファイルの転送(受け渡し)が一般的でした。ファイルを更新した際に、メールで更新を伝えたり、作成中のファイルはメールで転送をしている場合がほとんどで、最新のファイルがどこに行ったか分からなくなる、宛先間違い、添付ファイル間違いなどでファイルが意図しない相手に渡ってしまうなど、セキュリティ上のリスクもありました。
最新ファイルが分からなくなることで、ファイルを探すのに時間がかかったり、古いファイルで作業してしまい手戻りが発生するなど、最新版のファイル管理はどの業務においても必要不可欠です。

メール添付による受け渡し

これまでによく利用されてきた手法

・ファイルサーバでの受け渡し
・メール添付による受け渡し

ファイルサーバのデメリット

・ファイルの更新時など、メールで通知する必要がある
・メールと二重管理になり最新版がどれか分からなくなる
・外出中など社外からファイルにアクセスできない

メール添付のデメリット

・ファイルサーバと二重管理になり最新版がどれか分からなくなる
・宛先間違い、添付ファイル間違いなどセキュリティ上の課題がある

従来型のファイル転送方法と課題

以下のような課題がある場合、ファイル転送の方法に業務効率改善の余地があります。皆さんの会社でこのような課題がないか、チェックリストとしてご活用ください。

・ファイルサイズの制限により電子ファイルを転送できない
・機密情報のやり取りが多く情報漏えいが心配である
・ファイル分割による転送は送信者・受信者双方の業務効率を低下させる
・セキュリティが担保されていない無料サービスには抵抗がある
・郵送では時間がかかるため業務スピードが著しく低下する
・メディアでの受け渡しに切り替えたら重要データを紛失された
・ユーザに暗号化やウイルスチェックを徹底させるのは難しい
・システム管理者が社員からの問い合わせ対応に追われている

よくあるファイル転送シーン

経理/契約部門

・取引先情報、顧客情報、契約書など、機密情報
・請求書や納品書

設計部門

・図面など大容量のCADデータ

総務/人事部門

・知的財産情報
・採用応募者の個人情報

営業部門

・公開前の広告主の新商品情報、デザインデータ、動画ファイル
・キャンペーン応募者の個人情報リスト

よくあるファイル転送シーン

上記のようなファイル転送シーンでメールでの運用を見直す企業が増えています。次からは、メールに代わる転送方法にどのようなものがあるか見ていきましょう。

ファイル転送方法のいろいろ

従来のファイル転送の手法以外に、新しいファイル転送にはどのよう方法があるでしょうか。

・オンラインストレージの利用
・ファイル転送サービスの利用
・大容量ファイル転送サービスの利用

これらのサービスを利用することで、従来型のファイルサーバ + メールではなく、効率的にファイルの受け渡しが可能になります。「どの方法が正解」というのはありませんが、皆さんの業務で一番効率良い方法を選択するのがよいでしょう。場合によっては従来通り、メール + ファイルサーバの方法が適しているかもしれませんし、全く同じ業務でも企業によって選択する方法は必ずしも同じにはならないでしょう。
どのような方法があるか、次からはそれぞれのファイル転送方法について見ていきましょう。

オンラインストレージによる受け渡し

次のような課題がある場合は、オンラインストレージのご利用を検討してみてください。

・ファイルの受け渡しだけでなく、体系的に保管して管理もしたい
・別拠点とのファイルの受け渡しが多く、場所にとらわれず受け渡ししたい

大抵のオンラインストレージサービスはファイルのバージョン管理が可能で、更新通知もあらかじめ設定した人に自動で送信することができます。権限管理など共有範囲を細かく設定できる企業向けのオンラインストレージを利用すれば、外出先など社外からファイルにアクセスでき業務効率も上がります。また、ファイルサーバ購入など、初期投資が不要で月額の利用料だけで利用できるサービスがほとんどです。ビジネスの世界では、ファイルは取引先など社外の人とやりとりをする場合も頻繁にあります。社内、社外を問わずファイルの受け渡し方法を統一しておくことで、業務効率を高めることができます。
ファイルをきっちりセキュアに管理するより、とにかくすばやく誰とでも、かつコストをかけずにファイルを共有したい場合は、無料のオンラインストレージを利用する選択肢もあります。その際は、セキュリティやガバナンスが担保できるか、検討することをお勧めします。

オンラインストレージを使った受け渡し

オンラインストレージの選び方ポイントについては、
「オンラインストレージを選ぶ時に大事な5つのポイントとは?」をご覧ください。

ファイル転送サービスによる受け渡し

次のような機会が業務で多い場合は、ファイル転送サービスのご利用を検討してみてください。

・不特定の人にファイルを一方方的に転送することが多い
・1人に対してファイルを転送する回数が少ない
・メールには添付ができないようなサイズの大きなファイルを頻繁に転送する

メールでは添付できないようなサイズの大きいファイルを共有する際に、無料のファイル転送サービスを利用されるケースがあります。ファイルを転送するという目的だけの場合、有効な手段の1つではあります。しかし、これらのサービスを利用していらっしゃる企業で問題になりがちなのは、下記ポイントです。

・誰がどのファイルを誰に送っているのか管理者が把握できない
・ファイル別で管理し、転送の時だけサービスを利用するので一元管理できない
・ファイルを受け取ることができないため、双方向で連続的にやりとりができない

オンラインストレージにIDを持たない人にファイルを転送する機能が搭載されたサービスはいくつもあります。ファイル転送サービスをご検討される際には、ファイル管理の機能が不要か、上記のような問題が将来発生する可能性が低いかなどご検討ください。場合によってはオンラインストレージサービスを選択する方が、皆さんにとってメリットが大きいかもしれません。

ファイル転送サービスによる受け渡し

「Fleekdrive」ならIDを持たない人にファイルを転送することも可能です!
詳細は「ファイル共有を目的やシーンに応じて使い分ける」をご覧ください。

モバイルのファイル転送

次のような機会が多い場合は、モバイルへの転送が可能なサービスのご利用を検討してみてください。

・外出先でファイルを利用することが多い
・現場の写真撮影などモバイルデバイスの機能を利用している

ビジネスでもモバイルを利用するシーンは増えてきました。重くて起動に時間のかかるPCを持ち歩かず、タブレットなどの端末をフィールドワークに最適なデバイスとして選択されるケースが増えています。しかし、タブレットから業務データに効率よくアクセスする方法がなければ、余計に効率が悪くなったり、モバイルの業務利用を断念することになったりします。
モバイルだけで完結する業務はほとんどなく、PCとモバイル間のファイル転送は必須といっても過言ではありません。モバイルからのファイル、モバイルへ転送するファイルも一元管理できる、モバイル対応のオンラインストレージがお勧めです。業務利用の場合は、管理者が端末の管理ができるか、セキュリティが担保できるかなど総合的にご判断ください。

モバイルでのファイル転送

モバイルワークもお任せ!「Fleekdrive」の詳細については「モバイルワーク」をご覧ください

ファイルの自動転送

次のような課題がある場合は、ファイルの自動転送ができるサービスのご利用を検討してみてください。

・1つのファイルを大勢で共有していて、ファイル更新をする人は決まっている
・複数のPCを使用して業務を行なう

例えば、機器のメンテナンスに使うマニュアルのように、利用者が多いものの、ファイル更新は限られたメンバーが行う場合にはファイルの自動転送が有効です。ファイルを更新すれば、全てのメンバーに自動でファイルが送信できるので、利用者は意識することなく常に最新のファイルを参照することができます。マニュアルの場合は、決まった人だけがファイルの更新をし、利用者は更新できないようにすべきです。
自動転送するファイルは、アップされた最新ファイルをローカルPCに自動転送する下り方向の転送と、ローカルPCのファイルを自動転送する上り方向の転送を分けて制御できるサービスを選定するのが良いでしょう。上り方向の制御ができなければ、誰もが簡単に共有ファイルを変更できてしまいます。

導入事例:「シスメックス株式会社」~世界一括同期がグローバルビジネスの質とスピードを高めていく~

大容量ファイルの転送

次のような場合、大容量ファイル転送サービスのご利用を検討してみてください。

・大容量のファイルをなるべくはやく転送したい
・ファイルを高速に配信したいけれど、専用線を引くほどコストをかけられない

メールで転送できないような数十ギガの大容量ファイルは、これまでDVDやHDDといった物理メディアを搬送して受け渡しすることは珍しくありませんでした。ニュース映像など共有スピードが重要なファイルの転送にも1週間程度かかり、物理的メディアでの転送は紛失や誤配信などのリスクが常につきまといます。FTPで転送する場合、送信側、受信側のネットワーク環境が良好でない場合、転送中にネットワークが切断してしまい、何度も送信しなおしたり、結局送信できないなど大容量ファイルの転送にはさまざまな課題がありました。
専用線が不要なインターネット回線を利用したファイル転送サービスは手軽に導入が可能です。転送するファイルは別管理にするのか、ファイル管理と転送を一元管理するのか、将来の運用を考慮してサービス選定するのがよいでしょう。

おわりに

今回は、ファイル転送方法について取り上げてみました。皆さまの業務や目的に合ったサービスを見つけるヒントにしていただければ幸いです。全社的にファイルサーバの置き換えとなると大がかりですが、クラウドサービスの利点はスモールスタートで始められることです。ただし、全社で導入することで社内も社外も1つの環境でファイル転送することが可能です。トータルコストが削減できたり、企業ガバナンスやBCPといった観点から全社導入される企業も少なくありません。サービス利用によって、何を解決したいのか、目的がはっきりしていればおのずと選択肢は絞られてきます。クラウドサービスは無料のトライアル期間が設けられているサービスが多いので、候補となるサービスが絞られてきたら、是非皆さんの課題を解決できるか実際に使って検討されることをお勧めします。
毎日の利用で慣れてしまい、効率や重要性を見過ごしがちなファイルの転送方法ですが、毎日利用するからこそ、改善すれば大きな効果が得られるはずです。

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