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テレワークで欠かせないファイル共有サービスの活用方法

石部 智則 石部 智則
2017-11-28 | ファイル共有

テレワークで欠かせないファイル共有サービスとは?

「テレワーク」とは、情報通信技術(ICT = Informationand Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことで、「在宅勤務」、「モバイルワーク」、「サテライトオフィス」 などがあげられます。※
ITなくしてテレワークの実現は不可能で、ITツールの組み合わせによって目的が達成されます。テレワーク導入には「経営層の意識改革」、「社員の意識改革」、「仕組みの構築とシステムの導入」などのプロセスが必須です。
ここでは「仕組みの構築とシステムの導入」において、業務を遂行する上で必須となるファイルの共有にフォーカスを当てて、テレワークにおけるファイル共有のポイントなどをご紹介していきます。

※ 日本テレワーク協会より引用
http://www.japan-telework.or.jp/intro/tw_about.html

スモールスタートではじめよう

「テレワーク」と一言にいっても様々な方法があり、達成したい目的は企業によって様々です。最も重要なのは、テレワークによって何を改善するのか目的がはっきりしていることです。テレワークの効果として「生産性の向上」、「ワークライフバランスの実現」、「優秀な人材の確保」、「オフィスコストの削減」、「環境負荷の軽減」など様々な効果があげられます。これらを全てを1度に実現しようとすると、何から手を付ければよいか分からなくなったり、導入コストが大きくなるなど、テレワーク導入が頓挫することになります。そうならないためにも、貴社で達成したい目的を明確にし、はじめから多くを目的とせず、徐々に範囲を広げていくのが失敗しないテレワーク導入への近道ではないでしょうか。

テレワークにはクラウドサービスがおすすめ

テレワークを支えるシステムには、スモールスタートが可能なクラウドサービスがお勧めです。オンプレミス製品の場合、システム導入の初期投資が必要で、買い切りの製品が多いので導入後にシステムが業務にマッチしなかった場合、他のシステムに切り替えることが難しくなります。クラウドサービスならば、一般的にトライアル期間が用意されており、貴社の業務にマッチするか実際に利用して検証してから使い始めることができます。導入を決めたら申し込みをするだけで、早ければその場で利用開始でき、月額の利用料だけでこれらのサービスが利用できるのもクラウドサービスを利用するメリットではないでしょうか。テレワークの目的に応じて、どのサービスを利用するかは同じ企業内でも適用する部門や業務によって異なりますが、1つのサービスだけですべてを解決することは難しく、複数のサービスを組み合わせて利用するのが一般的です。

テレワークにはクラウドサービスがおすすめの理由

テレワークにおけるファイル共有

ここからは、本資料でのメインテーマ「テレワークにおけるファイル共有」についてお話しします。テレワークには「在宅勤務」、「モバイルワーク」、「サテライトオフィス」などの働き方があげられますが、ビジネス上どの場合でもファイルが存在し、複数の人にファイルを共有することで業務が進むのではないでしょうか。企業でファイルを共有する際、ポイントとなるのは「セキュリティ」、「ガバナンス」、「柔軟性」、「拡張性」、「利便性」です。オフィスと別の拠点で働くということは、ファイルもオフィス外の人と共有する必要がありますが、企業の資産であるファイルは、管理者がきっちりと管理・把握できる状態でなければいけません。また、「在宅勤務」、「モバイルワーク」の2種類のテレワークを同時に導入される企業もあるでしょう。検討中のファイル共有サービスが、どの働き方にもマッチするか、将来拡張しやすいかなども検討材料にされるのがいいでしょう。

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「Fleekdrive」のモバイルワークについては「モバイルワーク」をご覧ください。

ケーススタディ1「在宅勤務」

ビジネスに関わる人たちが物理的に離れているので、コミュニケーションの速度や質、情報のトレーサビリティが十分か検討しておく必要があります。ある会社ではデータ入力業務を在宅勤務で実施。クラウドの勤怠管理 + Web給与配信、Web会議システム + オンラインストレージを活用しています。この企業でのポイントは、在宅勤務で行う業務を成果で評価しやすいデータ入力業務(入力したデータの量で、社内勤務の場合と比較)から採用した点です。

在宅勤務

得られた効果:
・通勤時間が無くなり、拘束時間が短縮した
・勤務時間に裁量が与えられ、従業員は好きな時間に働くことができ、仕事への満足度が向上した
・オフィスの小規模化や通勤費の削減
・オフィス勤務の難しい従業員が活躍できた

失敗談:
・成果が分かりにくい業務に適用してしまった
・在籍監視をきつくしすぎて在宅勤務者の満足度が低下した
・メール、SNSなど情報が分散し、時間がたつと過去の履歴が負えなくなる

在宅勤務は人によっては週に数回から始められる働き方です。常に在宅で勤務するのではなく、徐々にシフトする方法も検討してください。ファイルは、USBメモリなど物理的な媒体で持ち運ぶのはやめましょう。媒体を紛失するリスクが伴います。

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ケーススタディ2「モバイルワーク」

テレワーク = 在宅勤務のイメージがあるかもしれませんが、セールスパーソンが取引先を訪問し、帰社することなく社外で事務処理をしたり、フィールドワーカーがタブレットやスマートフォンを活用し業務をこなすことが多くなっています。ある企業では、セールスパーソンにモバイルワークを適用し、見込顧客の訪問件数が月に15件増加しました。SFAや勤怠入力もクラウドサービスを利用し、事務処理のためにオフィスに戻る移動時間をなくし、本来の業務に充てることができるようになりました。

外出先でのモバイルワーク

得られた効果:
・移動時間削減で、訪問件数が月に15件増加した
・外出がちな従業員のために席を確保する必要がなくなり、オフィスを縮小できた

失敗談:
・最新のファイルを共有する仕組みがないままタブレット利用を開始してしまい活用が進まず、手間だけかかる
・現場の写真をタブレットで撮影するが、その後の共有の仕組みがない

タブレットを含めモバイルデバイスの普及は爆発的に進みました。モバイルデバイスをうまく活用できている企業とそうでない企業で業務スピードに大きな差が出始めています。競争力を高めるうえでも、今後モバイルを使ってセキュアに情報共有する方法を検討してみてはいかがでしょうか。

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ケーススタディ3「サテライトオフィス」

お客様からの問い合わせを受けるコールセンターなど、物件単価の安い地方にセンターを設ける企業が増えています。直接お客様先に訪問する必要がないため、地方の労働力活用といった点でも効果が期待できます。サテライトオフィスもインシデントの共有や最新の製品情報の共有など、本社とのやりとりが発生します。インシデント管理には、クラウド型のCRMなどを利用されるケースが増えています。クラウド型のサービスを利用すば、専用線を設ける必要もなく、導入も短時間で可能になります。インシデントに関するファイルの管理や共有もクラウドで一元管理すれば、サテライトオフィスと本社が同じ場所でファイルを一元管理できるようになり、業務効率がアップします。

サテライトオフィス

得られた効果:
・対面外業務をサテライトオフィスに移管することで、地方の労働力の活用、オフィスのコスト削減に成功
・ファイル共有にかかる時間を削減し、対応できるインシデント数が1日3件増えた

失敗談:
・拠点間の情報共有がうまくいかず、サテライトオフィスの業務効率が上がらない、本来の業務に充てる時間が不足する

動画の活用

これまで拠点間での営業ナレッジの共有に課題があった企業において、ファイルサーバの代わりにオンラインストレージを選択することで、全国の営業が常に最新の共通資料を利用可能になりました。さらに、移動中の空き時間にタブレットで先輩社員の提案事例を動画で学び、営業力の底上げに成功している企業もあります。動画にすることで、文書では伝えにくい情報もスムースに共有、必要な時にオンデマンドで視聴することができるため、ビジネスシーン(特に社内向け)での利用が増えています。社内ミーティングを動画で撮影し、ウェブ会議でも参加できなかった在宅勤務のメンバーに共有するなど、テレワークでも活用が進んでいます。こういったノウハウや社外秘の情報を撮影した動画は、絶対に社外に漏えいするわけはいきません。メールでの運用の場合、そもそもサイズの制限で添付できなかったり、誤送信などの情報漏洩のリスクが高まります。オンラインストレージを利用すれば、サイズの問題はクリアできますが、動画を端末にダウンロードさせずにストリーミング再生のみの権限が付与できるかなど、考慮しておく必要があります。

導入事例:「株式会社ベネッセコーポレーション」
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おわりに

今回は、テレワークについて取り上げてみました。皆さんの業務や目的に合ったサービスを見つけるヒントにしていただければ幸いです。全社的にファイルサーバの置き換えとなると、大がかりですが、クラウドサービスならばスモールスタートで始めることができます。全社で導入することで、社内も社外も1つの環境でファイル共有することが可能になります。トータルコストが削減できることや、企業ガバナンスやBCPといった観点から全社導入される企業も少なくありません。サービス利用によって、何を解決したいのか、目的がはっきりしていればおのずと選択肢は絞られてきます。現在の要件に加え、将来実現したいことも加味し、拡張性も念頭に置きながら貴社の要件にマッチするシステム・サービスを選択してください。

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