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現場業務におすすめの手書きソリューション~紙の便利さをデジタルで~

菅原 輝之 菅原 輝之
2018-01-18 | ファイル管理

紙の便利さをデジタルでも

はじめに

ビジネスシーンでは、これまでPCがメインで利用されてきました。業務によってはタブレットなどの活用も進んできていますが、まだまだ未導入の分野も存在しています。では、なぜ業務利用が進まないのでしょうか?
そもそも、タブレット端末に合った利用シーンはどのような業務にマッチするのでしょうか?タブレットが適した業務の一つに、いわゆる「現場」業務があげられます。PCに比べ一般的に、起動時間が早い、バッテリーのもちが長い、カメラが利用できるなど、タブレットならではの「強み」があるものの、これまでPCではキーボードがメインのユーザインタフェースであり、スクリーンタッチによるユーザインタフェースがなかったため、「現場」で使えず、業務のデジタル化が進まないことがありました。
この記事では、タブレットで「手書き」できることで、どのような業務がデジタル化できるのか、いくつか例をあげて見ていきますので貴社でのアナログ業務のデジタル化にお役立てください。

申込業務のデジタル化

店頭でのキャンペーン申込など、お客様にサインをいただくシーンはよくあります。申込書の場合、「紙」にサインしてもらい、オフィスにFaxで送る、持ち帰ってファイリングするなど、そもそもデジタル化できていない場合や、「紙」を持ち帰ってオフィスでスキャニングしてデジタル化するなど。アナログ→デジタル化の流れで業務を進めていらっしゃる現場は多いのではないでしょうか。「紙」の場合は事務所に持ち帰ったり、Fax等で送信する必要があり、紛失や誤送信など情報漏洩のリスクが付きまといます。タブレット上でサインしてもらい、そのままオフィスと共有しているストレージに電子ファイルが保管されれば、業務はデジタルだけで完結、アナログからの変換の手間もなく、情報漏洩のリスクも軽減されます。

申込業務のデジタル化

店舗レイアウトや商品ディスプレイ

店舗のレイアウトや商品ディスプレイをする際に、本社などオフィスにいるメンバーに完成した現場の状況を伝えて、変更が必要な場合など、電話と写真を活用して修正などのやりとりをする場合、言葉でうまく伝えることができず、何度もやり直しが発生したり手間がかかるこという声がよく聞かれます。このようなシーンでも、「手書き」という手段は非常に有効な手段です。図面などに直接手書きすることで情報伝達のスピードと制度が上がり効率をあげることができます。オンラインストレージ上に各店舗のレイアウトやディスプレイを保管、共有しておけば、他店舗の例を参考にするなど活用のシーンも広がります。

ビルなどの点検報告書

ビルや機器などの点検の際、PCを持って作業するのは非効率です。物件や機器の点検の際にモバイル端末を利用するケースが増えています。こうした点検業務では点検報告書は必ず発生し、紙のチェックシートを使用したり、ノートPCを使用するケースが多いようです。タブレットのようなデジタルデバイスで「手書き」ができれば、その場で点検記録を付けることができ、業務効率がアップするのではないでしょうか

ビルなどの点検報告書

機器の保守

言葉では説明のしにくい状況などは、手書きでメモをして即座にオフィスに共有ができます。例えば、機器から異音がした際、文書で書くと「カバーを外して、ローラーAの右後ろ辺りから異音がします」など説明が難しかったり、それを伝えるためにかなり労力を使ったり、正確に伝わらないなど、コミュニケーションがうまくいきません。マニュアルなどに手書きができれば、簡単なメモを入れてオフィスに共有することができ、コミュニケーションの速度がアップします。

機器の保守

生産工程管理業務

製造業では、PCを持ち込めない業務現場があり、検査票などに手書きした情報を改めてPC入力しなければならず、効率性に課題を抱えている企業が多くあります。例えば、生産工程において、組立、加工、検査、梱包などからなる場合では、各工程のパラメーターや中間製品・最終製品の検査結果を手書きで記録し、後でPC入力して工程管理を行うフローが多く、その場合、デジタル化されるまでにタイムラグがあるため、分析や対応が後手に回り、損失が発生するリスクがあります。各工程において、PDFへ手書き入力することにより、手書き情報のデータ化に要する時間は、大幅に短縮することが可能になります。

生産工程管理業務での手書きメリット

手書き文字入力の使い分け

手書き入力した文字は、そのまま筆跡として残すだけではなく、テキストに変換することが可能です。アンケートの住所や電場番号など後でデータとして活用したい情報は、手書き文字よりはテキスト化されている方が有用です。また、署名などエビデンスとしての手書きであれば、そのままPDFに残すことができます。

手書きが効く!業務例

「手書き」のほうが効率の良い業務の例をあげます。下記に挙げたような業務をアナログで実施されている方、ノートPCを利用されていて効率が悪いと感じていらっしゃる方はぜひ、タブレット+「手書き」の運用をご検討されてはいかがでしょうか。

製造や農林水産の生産工程管理

・各種製造、作業記録
・検査工程記録
・農作物の育成記録

製造、電気・ガス・水道、運輸、不増産、サービス業の保守点検業務

・マンション入居時の室内点検
・製鉄所など各種製造設備点検
・エレベーター、発電機等大物製品の保守点検
・発電設備用計量器の検査
・発電設備の点検
・上下水道設備の点検
・鉄道の車両点検
・線路、信号の点検
・トラックの運行表管理
・ビルの設備点検
・自動販売機の保守点検
・レンタカーの乗車前、後点検
・道路、トンネルの点検

金融・保険、小売業、医療、サービス業の申込業務

・カード、保険などの申込
・店舗カードの申込
・問診票の記入
・葬儀の記帳

住宅、介護、教育業界のアンケート入力や採点業務

・展示場でのアンケート記入
・営業日報
・介護記録、日報、送迎記録
・テストの採点、通信教育の採点、出席簿

おわりに

今回は現場業務で要望の多い「手書き」にフォーカスを当ててみました。手書きが一番効率がよく、「紙」で運用している企業での業務をデジタル化するヒントになれば幸いです。現場業務をデジタル化することで、現場⇔オフィスのやりとりがスムースになれば業務効率は自然と上がるはずですし、次のような効果が期待できます。
・ファイリングの手間、保管場所確保やキャビネットの施錠などセキュリティを考慮する必要がなくなります。(ストレージがセキュリティ要件を満たしている場合)
・検索スピードが格段に向上します。ファイル名やタグですぐに検索できるので、欲しいファイルに素早くアクセスが可能になります。
・拠点間での情報共有が容易になり、原本が更新された場合、多拠点の「紙」を差し替える必要がなくなります。
また、デジタル化の際に過去の紙資産をどうするのか、といった問題はどの企業でも検討しなければいけない課題になります。過去のものは「紙」のままで保管するのか、それともデジタル化するのかどちらかを選択することになりますが、Fleekdriveなら過去に作成された「紙」をPCに接続されたスキャナから簡単に取り込むことができますので、是非、こちらもご参考にしてください。

Fleekdriveならアナログの書類をボタン一つでスキャンしてデジタル化できます。
詳細は「紙の書類をデジタル化するスキャナ連携」をご覧ください。

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