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ファイル管理のレベルを上げるなら!タグを使いこなそう

石部 智則 石部 智則
2017-09-15 | ファイル管理

仕事を効率的に進めるうえで欠かせないのがファイル管理です。業務上、文書や表などのデータを作成する機会が多い人もいるでしょう。しかし、せっかくデータを作成してもファイルが整理されていなければ効率よく活用できません。作成日時や使用用途などに沿って適切に分類しておく必要があるのです。このコラムで紹介するタグ付け機能も利用して、ファイルを使いやすいように管理しておきましょう。

そもそもファイル管理とは一体?管理するメリット

ファイル管理とは、パソコン上のファイルを適切な箇所に保存あるいは整理しておくことです。パソコンなどに保存されているファイルの数が多くなれば多くなるほど目的のファイルにたどり着くのは難しくなります。そこで、せっかく作ったファイルを活用するためにも、ファイルをきちんと保存しつつ、いつでも見つけ出せるように保存場所などを管理しておく必要があるのです。ファイル管理の特徴から生じる主なメリットは2つほどあります。
1つはファイルが内容などに沿って分類されているため、欲しいファイルをすぐに見つけられることです。データの捜索に時間をかけずに済むため、仕事の効率も上がります。
もう1つはミスを防止できることです。重要なファイルを誤って削除したり、上書きしてしまったりという事故を防げます。

タグって何?どんな風に役立つものなの?

ファイル管理をするうえでぜひ利用してほしいのが「タグ」といわれる機能です。
タグは、ファイルに任意の文字を付与する機能のことを指します。ファイルを管理するときにはフォルダを使いますが、1つのファイルは1つのフォルダの中にしか入れられません。したがって、ある1つのファイルを「内容」と「作成日時」という2つのカテゴリで管理したい場合、対応するフォルダを2つ作り、それぞれに同じファイルを置いておく必要があります。
こうした手間を省いてくれるのがタグ機能です。ファイルにタグを追加し、タグ付けすることで複数のキーワードで検索が可能になります。タグ機能にはファイルの検索効率が上がるという大きなメリットがあるのです。

どれでも対応できるわけじゃない?タグ機能の範囲は?

たとえばWindowsの場合、標準機能としてファイルにタグ付けができるようになっています。ただし、ファイルによってタグ付けができるものとそうでないものがあるので注意が必要です。Windowsのファイル管理機能でタグ付けができるのは、doc・docx・xls・xlsx・jpgといった種類のファイルになります。Word文書やExcelのデータ、画像ファイルといったファイルであれば、Windowsのファイル管理機能だけでタグを使った管理ができるはずです。
一方pdf・wav・flv・avi・mp3はタグ機能に対応していません。そのため、PDFファイルのようにWindowsでタグ付けできないタイプのファイルをタグで管理したいときは、別途ファイル管理ソフトやファイル管理機能のあるクラウドサービスを導入する必要があります。

タグ付けが円滑にできる!ファイル管理ソフトとは?

タグを付けてファイル管理を円滑に行いたいのであれば、専用のファイル管理ソフトやサービスが便利です。インストールして使うフリーソフト、ネット環境があればどこでも使えるクラウドストレージサービスまで、さまざまなファイル管理機能のあるソフト・サービスが提供されています。
Fleekdriveはビジネスユースに強いクラウドストレージサービスです。オンライン上にファイルをバックアップできるほか、ファイル名とは別にタグをつけてファイルを分類できる機能や、ファイルの中の文字列まで検索できる全文検索機能もあります。クラウドサービスだけにネット環境があれば、どこからでも使えるのも強みです。
FenrirFSはファイルをラベル付けして管理できるソフトです。プレビュー機能もあるため、わざわざファイルを開かなくても内容を確認できます。ファイルを色分けしたうえで管理できる機能もあります。

タグはどれだけの人が使っているもの?

ファイル検索の効率を上げてくれるタグ機能ですが、積極的に活用している人はどれくらいいるのでしょうか。全国の働く男女を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
ファイル管理でタグは使用していますか?

【回答結果】
使用している:37
使用していない:63

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年07月06日~2017年07月13日
有効回答数:100サンプル

活用できていない人もまだまだ多い?

調査の結果「タグを使っていない」と答えた人のほうが全体の6割以上を占めることがわかりました。

・フォルダで分けています、メールもそう(38歳/男性/正社員)
・よくわからないので使ったことがない。(29歳/女性/個人事業主・フリーランス)
・使いたいけれどすでにある膨大なファイルにタグ打ちし直すことを考えるとうんざりする(38歳/男性/パート・アルバイト)

タグを使う必要性をそんなに感じない、そもそもタグ機能がわからないなど、人によってさまざまな理由があるようです。一方、タグ機能を活用してファイル管理を効率的に行っているという人も全回答者の4割近くにのぼります。

・タグをつけた方が検索もしやすいし管理にも便利だと思います。(44歳/女性/個人事業主・フリーランス)
・ファイルの整理がしやすくて、仕事の効率が良くなるから。(26歳/女性/正社員)
・仕事で使うファイルは時間経過と共に膨大な量に膨らみます。必要なときに、すぐ呼び出せる事を優先すると、どうしてもタグ管理の必要性が生まれます。(40歳/男性/正社員)

使い慣れてしまうとタグ付けはファイル管理に欠かせないテクニックと言えるのかもしれません。
今回の調査では、タグを使っていない人のほうが多数を占める結果になりましたが、一度使い始めると、その良さに目覚める人も多いようです。Windowsの標準機能だけでもある程度のタグ付け管理はできます。まだ使っていないという人は、今からでも活用を検討してもよいかもしれませんね。

タグでより見やすく!仕事効率化のために日頃から整理しよう

ファイルにタグ付けをすることで、複数のキーワードからファイルを検索できるようになります。心当たりのあるフォルダをいちいち調べなくても目的のファイルにたどり着けるようになるので便利です。特にビジネスシーンでは、大量のファイルを扱う機会も多くなるため、ファイル検索の効率を上げるだけで時間の節約になります。毎日の業務を効率よく進めるためにもタグ機能の活用はおすすめです。

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