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ファイル管理の基本的な方法は?初心者でもわかるトータルマニュアル

石部 智則 石部 智則
2017-09-15 | ファイル管理

パソコンで仕事をする機会が多い現代。毎日大量のファイルを扱う結果、ついついパソコン内などに仕事関連のファイルを大量にためてしまうことになりがちです。そこで必要になるのがファイル管理です。ファイルを管理して、パソコン内のファイルを整理整頓することで、必要なときに必要なデータをすぐに見つけられるようになります。ファイル管理は要点さえ覚えれば難しいものではないため、ファイル管理の基本をマスターしましょう。

ファイル管理って何?整理をする意味はあるの?

ファイル管理とは、いつでも必要なときにファイルを取り出せるようそれぞれのファイルを整理・保管しておくことです。日々の業務でパソコンを使っている人も多いでしょう。しかし、膨大な数のファイルの中から必要なデータを探し出すのは意外に大変な作業です。ファイルがきちんと整理整頓されていないとデータを探すだけで時間がかかってしまいます。ファイル管理でデータを整理しておけば、必要なデータをすぐに取り出すことができるため、それだけで業務効率の向上が望めます。
また、ファイル管理は整理の仕方によってはプロジェクト管理目的でも使えます。個々人の管理するファイルの紛失・喪失防止や検索効率アップのほか、社内チームにおけるプロジェクトの進捗管理にも活用できるのです。

ファイル管理のために!ファイル名やフォルダ名の付け方は?

上手なファイル管理のコツの1つは、適切なファイル名やフォルダ名を設定することです。ファイル名やフォルダ名を適当なものにしてしまうと、ファイルの整理や検索が面倒になります。一目で何のファイル(フォルダ)かが判別できるような名前をつけておきましょう。また、文書などのファイルによっては、前のデータを残しながら何度も更新する場合もあるでしょう。そのため、ファイル名などに「最新」や「最終」といった言葉を入れてしまうと、どれが本当の最終版・最新版なのか後々わからなくなってしまうケースもあります。ファイル名称を決めるときは「最終」「最新」などの名目は使わず、類似ファイルや関連ファイルには作成順に連番をつけて管理していくのがおすすめです。

綺麗に整理できる!適切なファイル管理の方法

そのほかにもファイル管理を適切に行い、膨大なファイルを使いやすい状態に整理するためにはさまざまなコツがあります。
1つ目はファイル名の付け方にルールを設けることです。そうすることでいちいち中身を確認しなくてもファイル名だけでファイルを分類できるようになります。
2つ目はファイルの階層分けに気をつけることです。細かく分類しようとするあまりフォルダの階層を深くしすぎてしまうと、かえってファイルを探しづらくなります。また、ファイルの分類時に悩まないで済むよう、同じ階層に置くフォルダのジャンルは並列的に並べられるものにしておくのがいいでしょう。
3つ目は使わないファイルは削除することです。不要になったファイルはどんどん削除してしまいましょう。
4つ目は自動バックアップをとることです。ウイルスなどによるデータ喪失が起きても、バックアップがあればデータを復元できます。
5つ目はショートカットの利用です。よく使うフォルダはショートカットを利用し、アクセスしやすいようにしておきましょう。

実践している人が考えるファイル管理のコツって?

快適なデスクワークに欠かせないファイル管理。意識的に、あるいは無意識に実践している人も少なくないかもしれません。ここでは、全国の男女を対象にアンケート調査を行い、実際ファイル管理をするうえでのコツについて聞いてみました。

ファイル管理には慣れとテクニックが必要!?

・日付と内容をファイル名に入れるようにしている。(43歳/女性/正社員)
・まずは使わないファイルの削除、あとデータが自動バックアップされるよう設定している(29歳/女性/個人事業主・フリーランス)
・保存先や命名ルールを明確にすることが大事です。(45歳/男性/正社員)
・常時使うものは デスクトップにファイルを作って すぐにアクセスできるようにしておく。(48歳/女性/個人事業主・フリーランス)
・接頭辞に数値を設け、利用するしないに関わらず必ず同じフォルダ構成で管理する(38歳/男性/正社員)
・フォルダを作り、ファイルをグルーピングすることでファイルをデスクトップ上に沢山置かないようにする。また、ファイル名に作成日などの日付を付けることで、ファイル名だけで判断できる要素を増やすこともファイルの管理には重要だと思う。(38歳/女性/正社員)

【質問】
パソコン上のファイルを管理するためのコツは何だと思いますか?

【回答結果】
フリー回答

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年07月06日~2017年07月13日
有効回答数:100サンプル

ファイル名から一目で内容がわかるようにする、保存先の決め方などの管理のルールを明確化するなど、さまざまなアイディアが寄せられました。増え続けるファイルをどう管理するかは仕事の効率に直結します。自分のやりやすい、続けやすいファイルの管理方法を見つけ出すために工夫を重ねている人は多いようです。

ありがちだけどNG!ファイル管理でよくある例

ファイル管理の目的はパソコン内にあるファイルを整理し、つねに使いやすい状態に保つことです。実際のファイル管理でありがちなNG例としては、まずデスクトップにファイルを放置しておくことがあげられます。これをやってしまうと、ファイルのショートカットがデスクトップ上にあふれ、必要なファイルが探しづらくなります。
もう1つは、ダウンロードしたファイルの置き場所を決めておかないというケース。ダウンロードしたファイルが複数のフォルダに散在していたり、同じファイルを何度もダウンロードした結果ファイルが何個もあったりすると、ファイル管理が面倒になりがちです。
ファイルの整理整頓はこまめに行い、常に適切な場所にファイルを置くようにしましょう。

ファイル管理にぴったり!おすすめのサービス

OSの標準機能を使ってファイル管理をしてもよいのですが、世の中にはファイル管理機能に優れた便利なサービスがいろいろと存在します。
「Fleekdrive」は、ビジネスユース専門からスタートしたクラウドストレージサービスです。基本的なファイル管理機能はもちろん、古すぎるファイルを自動で削除してくれるファイルの世代管理機能、アップロードして一定の時間が経ったファイルを整理してくれるライフサイクル自動管理機能など、ファイル管理を助けてくれる細やかな機能が充実しています。
「NotePM」は、ドキュメント専用の情報共有サービスです。フォルダを階層化してファイル管理できます。ドキュメントの既読者がわかる既読者機能、web上で文書が作成できる文書作成機能や外部チャットとの連携機能といったユニークな機能もあります。

さっそくやってみよう!綺麗に整理できれば便利になる

仕事の効率をアップさせてくれるファイル管理は、パソコンを使って作業する人ならぜひ取り入れてほしい習慣の1つです。上手にできるようになるためには慣れが必要かもしれませんが、膨大な量のファイルをすっきり整理できれば快適な作業環境が手に入ります。必要なデータがなかなか見つからず時間をロスしたり、イライラしたりすることもありません。ファイル管理を習慣化して日々の業務の効率化を図りましょう

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