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ファイル管理をするなら…デスクトップも整頓を!

石部 智則 石部 智則
2017-09-15 | ファイル管理

ファイル管理でファイルを整理するなら、デスクトップの状態にも注目しましょう。デスクトップに不要なファイルやアイコンが溢れてしまっていると、必要なファイルがすぐに見つからない、パソコン動作が遅くなるなどさまざまな弊害が発生します。作業効率を低下させないためにも、デスクトップは常にきれいに整理整頓しておくべきなのです。そこで、デスクトップを整理するためのコツやお役立ちツールについて紹介します。

デスクトップは整理ができて当たり前なの?実態を調査!

デスクトップは油断するとアプリやファイルへのショートカットで散らかってしまいがちです。普段からデスクトップをきれいにできているという人はどれくらいいるのでしょうか。全国の男女を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
パソコンのデスクトップ上にあるファイルはきちんと整理できていますか?

【回答結果】
できている:77
できていない:23

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年07月06日~2017年07月13日
有効回答数:100サンプル

デスクトップについてはきれいにしている人が多い模様

調査の結果、なんと8割近くの人がデスクトップの整理整頓をしているという結果になりました。

・デスクトップ上にはほとんどファイルを置いていない。(48歳/男性/正社員)
・1週間に1度以上は必ず整理するように心がけているので(27歳/男性/パート・アルバイト)
・デスクトップにファイルが多いと、PCの動作が遅くなると伺っております。毎日アクセスするリンクや、特定の軽量のドキュメントを一時的にデスクトップに保存することはあっても、用途が済めば速やかにショートカットを削除しています。(24歳/女性/正社員)

ファイルをなるべく置かない、整理の習慣をつけるなどみなさん工夫をしているようです。
一方、ついついデスクトップ上にファイルなどが溜まっていってしまうという人も。

・デスクトップに多く置いてはいけないと知っているのだが、どんどんたまってく(30歳/女性/正社員)
・仕事が忙しい時に、とりあえずデスクトップ上にファイルを置いてしまい、そのままになってしまいがちです。(48歳/男性/経営者)
・整理整頓がもとから苦手なため。(34歳/女性/正社員)

もともと整理整頓が苦手な人、やってはいけないと分かっていながらもついデスクトップ上にファイルを置いてしまうという人、さまざまなパターンがあるようです。
デスクトップの整理整頓については、もともと得意という人もいれば、なんとなく苦手な人もいるようです。しかし、苦手という人でも、いくつかのルールを守れば使いやすい綺麗なデスクトップを手に入れることは可能です。ここから先はデスクトップの具体的な整理整頓術について解説します。

デスクトップにファイルを置くべきではない?使い方の基本

ショートカット機能は便利な機能です。デスクトップにショートカットを置けば、すぐに目的のファイルを開くことができます。そのため、ついデスクトップ上にとりあえずファイルを置いてしまう人も多いのではないでしょうか。ただ、デスクトップはいわば作業台のようなもの。常にすっきりと整理整頓されていることが望ましいです。デスクトップに大量のファイルを置いてしまうと、デスクトップ画面が散らかってしまうだけでなく、パソコンの動作も重くなります。作業環境を快適にするためにも基本的にはデスクトップ上にファイルを置くべきではないと言えるでしょう。また、デスクトップ上にファイルが溢れた状態は仕事の効率をも下げてしまいます。ファイルの位置関係を把握しきれなくなった結果、デスクトップ上から必要なファイルを捜索するのにいちいち時間がかかってしまうからです。
頻繁に使うファイルについては、デスクトップ上にショートカットを作っておいたほうが効率よく作業できる場合もあります。ファイルを全く置くべきではないとは言いませんが、少なくとも厳選は必須と言えるでしょう。一般的には、多くても15個以下にしておくのが望ましいといわれています。また、ファイルの個数を減らすだけでなく、一目でファイルの中身がわかるように、ファイル名を見やすくカスタマイズしておくことも必要になるでしょう。

デスクトップを綺麗に!ファイル管理のコツ

デスクトップを常に綺麗な状態にしておくためにはいくつかのコツがあります。ファイル管理をするときは次のような点に気をつけてみましょう。
1つ目は、放置するようなファイルはデスクトップ上に置かないことです。デスクトップには適当にファイルを置かず、よく使うファイルだけを置くようにしましょう。放置してしまうような重要度の低いファイルを置いてしまうと、デスクトップ上にどんどんファイルが増えていってしまいます。
2つ目はファイル整理の期限や期間を設けることです。定期的にファイル整理を行い、デスクトップの掃除をしましょう。ファイルによってはデスクトップに置いておく期間を決めておきます。作業が完了したなどの理由で不要になったファイルについては、ファイル整理のときに必ずデスクトップから削除しましょう。
3つ目はフォルダやファイルを自分の使いやすい形に並び替えておくことです。ファイルやフォルダの順番がばらばらになっているとファイルが使いづらくなります。デスクトップ上のフォルダやファイルは好みのスタイルに並び替えておく、ジャンル毎にグルーピングするなどして整理整頓しておきましょう。それだけでデスクトップからファイルを探すのが楽になるはずです。

ファイルの整理整頓がしたいなら!おすすめのサービス

デスクトップの不要なファイルを片付けるのであれば、ファイルの管理点整理整頓に役立つソフトやサービスを導入するのもおすすめです。
「Fences」はデスクトップアイコン整理に特化したソフトです。デスクトップ上に囲い(フェンス)を作り、囲いごとにファイルやフォルダを分類できます。囲いにはラベル付けもできます。
「CLaunch」はボタン型アプリ起動ランチャーソフトです。タスクトレイに常駐していて画面右下にマウスを移動するとランチャーウィンドウが出現。あらかじめ登録したアプリやファイルについてはそこから起動できます。ショートカットやホットキーの割当もでき、キーボードだけでアプリを呼び出すことも可能です。
最後に紹介する「Fleekdrive」は、ここまで紹介した2つとは違い、ソフトではなくweb上のサービスになります。「Freekdrive」はクラウドストレージ、つまりオンライン上にファイルを保管できるサービスです。インターネット環境さえ整っていれば、ウェブブラウザ経由で必要なデータにどこからでもアクセスできます。増殖しがちなファイルを「Freekdrive」に移しておけば、デスクトップに限らずパソコン全体がすっきりします。タグ機能などファイルの整理整頓に役立つ機能が揃っているのもメリットです。

すぐにでも始めよう!サービスを活用すれば効率的!

デスクトップの整理整頓は慣れてしまえば決して複雑な作業ではありません。ファイルを置かない、定期的にファイルを削除するといったいくつかのルールを守れば、いつでも片付いた状態をキープできるようになります。クラウドストレージなどの便利なツールやサービスを使えば、より効率よく、かつ使いやすい状態にデスクトップ環境を整備できるはずです。ファイル管理とともにデスクトップの整理を習慣化して、いつでも快適に仕事ができる体制を整えましょう。

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