PPAPとは、パスワード付きZIPファイルをメールで送り、別メールでパスワードを送るファイル共有方法です。

かつては安全な送信方法として使われていましたが、現在はマルウェア検知の妨げや誤送信、送信後の管理の難しさなどが課題として指摘されています。そのため、徐々に脱PPAPの動きが広がり、オンラインストレージのような代替手段へ移行する企業も増えています。

本記事では、PPAPの代替手段を検討している企業向けに、PPAPが抱える主なリスクや代替手段を選ぶ際のポイント、具体的な代替ソリューションを解説します。

また、PPAPの代替手段として活用しやすいオンラインストレージも紹介します。自社のセキュリティ要件や取引先との共有方法に合うファイル共有環境を検討する際の参考にしてください。

Contents

PPAPとは？

PPAPとは、パスワード付きZIPファイルをメールで送り、その後に別メールでパスワードを送るファイル共有方法です。以下の頭文字を取って、PPAPと呼ばれています。

  • P：Password付きZIPファイル
  • P：Password送付
  • A：Angoka（暗号化）
  • P：Protocol（手順・運用方法）

主に、機密情報や添付ファイルをメール送信する際のセキュリティ対策として、日本企業を中心に広く利用されてきた共有手段です。ファイルとパスワードを別々に送ることで、安全性を高める運用として定着していました。

しかし近年は、メール盗聴時にファイルとパスワードの両方が漏洩する可能性や、暗号化ZIPファイルによってマルウェア検査が行いにくくなる点など、さまざまな課題が指摘されています。

こうした背景から、日本政府や大手企業を中心に脱PPAPの動きが広がっています。現在は、オンラインストレージやファイル転送サービスなどを活用し、メール添付に依存しないファイル共有へ移行する企業も増えています。

PPAPの危険性や運用が見直されている理由などを詳しく知りたい場合は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：PPAPの仕組みと「検疫すり抜け」の危険性｜なぜ暗号化が仇になるのか

企業にとってPPAPの代替が必要な4つの理由

企業がPPAPの代替手段を検討すべき理由は、単に「パスワード付きZIPが古い運用だから」ではありません。情報漏洩リスク、マルウェア対策、内部統制、監査対応など、複数の観点から見直しが必要になっています。

  1. PPAPの限界とセキュリティリスクが顕在化している
  2. 巧妙化・悪質化するサイバー攻撃への対策が求められている
  3. 内部不正やヒューマンエラーによる情報漏洩リスクがある
  4. 法規制や監査対応への重要性が高まっている

1. PPAPの限界とセキュリティリスクが顕在化している

PPAPは、ファイルとパスワードを別々に送ることで安全性を高める運用として利用されてきました。しかし、どちらも同じメール経路を通るため、メールアカウントが漏洩した場合は、両方とも第三者に閲覧されるリスクがあります。

また、パスワード付きZIPファイルは、セキュリティソフトによる内容確認やマルウェア検査が行いにくくなる点も課題です。そのため、現在のPPAPは十分なセキュリティ対策とは言えないのが実情です。

2. 巧妙化・悪質化するサイバー攻撃への対策が求められている

近年は、ランサムウェアや標的型メール攻撃など、企業を狙ったサイバー攻撃が高度化しています。特に、暗号化ZIPファイルを悪用した攻撃は増加しており、実在するメール返信を装ったマルウェア感染も問題視されています。

PPAPでは、暗号化された添付ファイルをセキュリティ製品が十分に検査できない場合があります。そのため、悪意あるファイルが社内に入り込むリスクを高める要因になりかねません。

3. 内部不正やヒューマンエラーによる情報漏洩リスクがある

情報漏洩の原因は、外部攻撃だけではありません。宛先間違いによる誤送信や、退職予定者によるデータ持ち出しなど、内部リスクへの対策も重要です。

PPAPでは、誤った宛先へファイルを送信した場合、その後のパスワードメールも同じ相手へ送ってしまうケースがあります。また、送信後にファイル共有を停止できない点や、閲覧履歴を確認しにくい点など、管理・監査面も課題と言えるでしょう。

4. 法規制や監査対応への重要性が高まっている

近年は、個人情報保護法や各種ガイドラインへの対応、監査対応の観点からも、安全なファイル共有環境が求められています。実際に、金融機関では社外とのファイル授受において、承認ワークフローやID管理の一元化により、ガバナンスを強化する動きもあります。

例えば、住信SBIネット銀行株式会社では、各部署が個別に利用していたファイル共有サービスをFleekdriveに一元化し、社外とのファイル授受に承認ワークフローを活用しています。金融機関として求められる厳格な情報管理を意識しながら、ファイル共有の統制を強化した事例です。（出典：住信SBIネット銀行株式会社）

PPAPを使い続けると、送信後の管理や監査証跡の確認が難しくなるだけでなく、取引先のセキュリティ方針によってはファイルを受け取ってもらえない可能性もあります。業務継続や取引先対応の観点からも、代替手段への移行が重要です。

PPAPの代替手段を選ぶ際に重要な5つのポイント

PPAPの代替手段を選ぶ際は、単にファイルを送れるだけではなく、安全性・管理性・運用しやすさまで含めて比較することが重要です。

ここでは、情報漏洩リスクを抑えながら、現場や取引先でも運用しやすいファイル共有環境を整えるために確認したい5つのポイントを解説します。

  1. 通信経路や保存データを暗号化できるか
  2. 多要素認証やアクセス制御に対応しているか
  3. URL無効化や閲覧制限など送信後も管理できるか
  4. 操作ログや監査証跡を記録できるか
  5. 現場で運用しやすい操作性を備えているか

1. 通信経路や保存データを暗号化できるか

安全なファイル共有を行うためには、通信中だけでなく保存データも暗号化できるサービスを選ぶことが重要です。

通信経路のみを保護していても、サーバー侵害や不正アクセスが発生した場合、保存中のファイルが閲覧されるリスクがあります。特に、個人情報や契約書などの機密データを扱う場合は、保存データまで暗号化されているか確認しましょう。

例えば、法人向けオンラインストレージでは、通信時と保存時の両方で暗号化を行うサービスもあります。データ保護を強化するためには、送信時・保存時の両方を安全に管理できる環境を選ぶことが大切です。

2. 多要素認証やアクセス制御に対応しているか

安全なファイル共有を行うためには、本人確認やアクセス制御の仕組みも重要です。

共有リンクのみでアクセスできる状態では、URLが流出した際に第三者へ情報が漏洩するリスクがあるでしょう。社内でも不要な社員が機密情報へアクセスできる状態は避ける必要があります。

具体的には、ID・パスワードに加えてスマートフォン認証を組み合わせる多要素認証（MFA）や、部署・役職ごとに閲覧権限を制御できる機能があれば、不正アクセスや内部不正を防ぎやすくなります。

3. URL無効化や閲覧制限など送信後も管理できるか

ファイル共有サービスを選ぶ際は、送信後もファイルを管理できるか確認しましょう。従来のメール添付では、一度送信したファイルを後から削除・回収することはできません。

そのため、誤送信が発生した場合でも、相手側でファイルを開かれるリスクがあります。一方、オンラインストレージやファイル共有サービスでは、共有URLの無効化や閲覧期限の設定、アクセス権限の変更などに対応できるでしょう。

送信後も管理できる環境を整えることで、ヒューマンエラーによる情報漏洩リスクを抑えやすくなります。

4. 操作ログや監査証跡を記録できるか

法人向けのファイル共有では、操作ログや監査証跡を記録できるかもポイントです。

ログが残らない環境では、情報漏洩や内部不正が発生した際に、「誰が・いつ・どのファイルへアクセスしたのか」を確認しにくく、原因調査や影響範囲の特定が難しくなります。

例えば、ダウンロード履歴や共有履歴、アクセス履歴を長期間保存できるサービスであれば、監査対応や内部統制にも活用しやすくなります。安全性だけでなく、運用管理や説明責任の観点からもログ管理機能を確認しましょう。

5. 現場で運用しやすい操作性を備えているか

安全なファイル共有を継続するためには、現場で運用しやすい操作性も重要です。

セキュリティ対策が複雑すぎると、社員が個人向けクラウドサービスなどを無断利用する「シャドーIT」につながる恐れがあります。その結果、企業側で共有状況を把握できず、情報漏洩リスクが高まります。

ファイルをアップロードするだけで、安全な共有リンクを発行できるサービスであれば導入しやすいでしょう。また、ブラウザだけでファイルを受け取れるサービスであれば、取引先も利用しやすくなります。

PPAPの代替手段として検討される主な3つのソリューション

PPAPを廃止する際は、代替手段ごとの特徴を理解し、自社の業務や取引先とのやり取りに合う方法を選ぶことが重要です。手段によって、セキュリティ強度や取引先の使いやすさなどが異なります。

ここでは、主な代替手段の特徴や向いている利用シーンを整理し、セキュリティと運用しやすさを両立するための選び方を解説します。

代替手段向いている用途主なメリット注意点
法人向けファイル転送サービス単発の大容量ファイル送信取引先に共有しやすく、大容量ファイルの送受信に対応しやすい継続的な共同作業や細かな権限管理には向かない場合がある
メール誤送信対策ツール・セキュリティゲートウェイ既存のメール運用を活かした誤送信対策送信前確認や承認フローを追加し、誤送信リスクを抑えやすいメール添付を前提とするため、PPAPの根本的な代替にはならない場合がある
法人向けオンラインストレージ・クラウドストレージ継続的な社内外のファイル共有権限管理、共有期限、ログ管理などにより送信後も管理しやすい導入時に社内ルールや取引先への案内を整える必要がある

1. 法人向けファイル転送サービスを利用する

ファイル転送サービスは、ファイル送信に特化したサービスです。ファイルをアップロードし、生成された共有URLを相手へ送ることで、安全にデータを共有できます。

多くのサービスでは、暗号化通信やパスワード設定、有効期限設定、ダウンロード制限などの機能を備えています。また、取引先側でアカウント登録が不要なサービスも多く、相手に負担をかけにくい点も特徴です。

特に、単発のファイル送信や、大容量ファイルの受け渡しを行う場合に適しています。一方で、継続的な共同編集や細かな権限管理には向かないケースもあります。

関連記事：ファイル転送サービスとは？安全な共有方法や選び方・注意点を解説

2. メール誤送信対策ツール・セキュリティゲートウェイを導入する

メール誤送信対策ツールやセキュリティゲートウェイは、既存のメール環境を活用しながら安全性を高めたい場合に有効です。

例えば、添付ファイルの自動暗号化・送信遅延・上長承認・宛先確認などの機能を利用することで、誤送信や不正ファイル送信のリスクを抑えやすくなります。また、セキュリティゲートウェイを導入すれば、マルウェア付きメールを自動検知・遮断できる場合もあります。

一方で、メール添付を前提とする運用では、PPAPそのものを根本的に解消できない場合があります。そのため、パスワード付きZIPファイルの送受信を見直したい場合は、共有リンクを活用したファイル授受など、メール添付に依存しない方法もあわせて検討することが重要です。

3. 法人向けオンラインストレージ・クラウドストレージを活用する

オンラインストレージやクラウドストレージは、PPAPの代替手段として有力な選択肢です。ファイルをクラウド上へ保存し、共有リンクを使ってファイルを受け渡す仕組みのため、パスワード付きZIPファイルをメール添付で送る運用から移行しやすくなります。

暗号化通信やアクセス権限設定、多要素認証（MFA）、操作ログ管理など、法人向けのセキュリティ機能を備えたサービスもあります。PPAPで課題となる誤送信や送信後の管理、受領状況の確認などに対応しやすい点が特徴です。

また、共有URLの無効化や閲覧期限設定などに対応しているサービスであれば、送信後もファイルを管理しやすくなります。継続的なファイル共有や共同作業を行う企業では、有力な選択肢になるでしょう。

PPAPの代替手段としてオンラインストレージがおすすめな理由

PPAPの代替手段には、ファイル転送サービス、メール誤送信対策ツール、オンラインストレージなどがあります。ただし、それぞれ得意な用途が異なるため、自社の共有頻度や管理したい範囲に合わせて選ぶことが重要です。

ファイル転送サービスは、単発の大容量ファイル送信に適しています。一方で、同じ取引先と継続的にファイルを共有する場合や、共有後のアクセス権限・閲覧期限・操作ログまで管理したい場合は、オンラインストレージの方が運用に合うケースがあります。

また、メール誤送信対策ツールは既存のメール運用を活かしやすい反面、メール添付を前提とする場合は、PPAPからの根本的な移行にはつながりにくい点に注意が必要です。

オンラインストレージは、アクセス権限管理・共有URLの無効化・操作ログ管理など、PPAP代替に必要な機能を備えながら、取引先へURLを共有するだけで利用しやすい点が特徴です。

セキュリティ・運用しやすさ・取引先への負担の少なさのバランスにすぐれているため、中小企業を含め多くの企業にとって現実的かつ汎用性の高い代替手段といえるでしょう。

PPAPの代替手段としておすすめのオンラインストレージ5選

PPAPからの移行を進める場合は、メール添付ではなく共有リンクでファイルを受け渡しできるオンラインストレージが有力な選択肢です。特に、アクセス権限の設定、共有URLの有効期限設定、ダウンロード制限、操作ログ管理などに対応しているサービスであれば、送信後の管理まで含めてファイル共有を見直しやすくなります。

ここでは、PPAPの代替手段として検討しやすいオンラインストレージを5つ紹介します。

サービス名料金タイプ主な特徴比較時に注目したい特徴
FleekdriveID課金型（一部、大人数向けプランあり）権限管理・承認・セキュリティ機能を備えた法人向けファイル共有に強い社内外のファイル共有を安全に運用したい企業
Google Drive（Google Workspace）ID課金型Googleドキュメント・スプレッドシートなどとの共同編集に強いGoogle Workspaceをすでに利用している企業
FileforceID課金型／ユーザー数無制限プランファイルサーバーやNASからのクラウド移行に強い既存のファイルサーバー運用を活かしたい企業
セキュアSAMBA容量課金型Windowsエクスプローラーに近い操作感で使いやすい中小企業やIT専任者が少ない企業
BoxID課金型容量上限なしのストレージや外部コラボレーション、外部連携に強い
※利用できる機能は、法人向けプランや契約内容によって異なります		セキュリティ要件が高く、外部協業が多い企業

※各サービスの機能や料金は、プランや契約内容によって異なる場合があります。最新情報は各公式サイトでご確認ください。

1. Fleekdrive

Fleekdriveは、社外へのファイル共有を安全に管理したい企業向けの法人向けオンラインストレージです。

ファイル本体をメール添付せずに共有でき、アカウントを持たない相手にもファイル配信や共有リンクで受け渡しできます。パスワード設定、ダウンロード回数制限、公開期間の指定、受け取り状況の確認にも対応しており、PPAPで課題になりやすい送信後の管理を整えやすい点が特徴です。

さらに、ユーザー・フォルダ単位のアクセス権限設定やIPアドレス制限、PDFセキュリティなどにも対応しています。既存のメール運用から段階的に移行しながら、外部共有の安全性と管理性を高めたい企業に向いています。

2. Google Drive（Google Workspace）

Google Driveは、Google Workspaceに含まれる法人向けオンラインストレージです。

Googleドキュメントやスプレッドシートと連携し、ブラウザ上でリアルタイム共同編集を行える点が特徴です。また、共有相手ごとに閲覧・コメント・編集権限を設定できるほか、アクセス期限設定にも対応しています。

さらに、Google Workspaceの各種サービスと連携しながら、ファイル共有から共同編集まで一元的に管理しやすい点も特徴です。

出典：Google Drive（Google Workspace）

3. Fileforce

Fileforceは、ファイルサーバーやNASからの移行を想定した法人向けオンラインストレージです。

WindowsエクスプローラーやMac Finderに近い操作感を採用しており、既存のフォルダ構成や権限設定を活かしながら移行しやすい点が特徴です。また、国内データセンターでデータ管理を行っている点も特徴のひとつです。

さらに、必要なデータから読み込む独自技術により、ローカル容量の消費を抑えながら運用しやすい設計となっています。

出典：Fileforce

4. セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、ユーザー数無制限の容量課金型を採用している法人向けオンラインストレージです。

Windows標準のエクスプローラーに近い操作感を採用しており、ITリテラシーを問わず利用しやすい点が特徴です。また、共有リンクのダウンロード回数制限やバージョン管理にも対応しています。

加えて、ユーザー数が増えても追加費用が発生しにくいため、全社規模で導入しやすい点も特徴です。

出典：セキュアSAMBA

5. Box

Boxは、セキュリティ要件が高い企業向けのオンラインストレージです。

データは転送時・保存時の両方で暗号化され、共有リンクのパスワード設定や有効期限設定にも対応しています。また、Microsoft 365やSlack、Salesforceなど外部ツールと連携できる点も特徴です。

さらに、Businessプランからストレージ容量が無制限となっており、大容量ファイルを一元管理しやすい環境を整えられます。

出典：Box

PPAPの代替手段を検討する際に参考になる「Fleekdrive」の導入事例3選

ここでは、PPAPの代替手段を検討する際に参考になるFleekdriveの導入事例を3つ紹介します。メール添付や無料ファイル転送サービス、部署ごとのファイル共有などに課題を感じている企業は、運用改善の参考にしてください。

  1. メール添付を廃止・URL共有で誤送信リスクを削減｜株式会社コムテック
  2. 機密情報のやり取りをクラウド化・セキュリティと顧客信頼を向上｜株式会社コミニケ出版
  3. アクセス制御と承認機能で安全なファイル授受の仕組みを構築｜住信SBIネット銀行株式会社

1. メール添付を廃止・URL共有で誤送信リスクを削減｜株式会社コムテック

株式会社コムテックでは、工事現場の資料や指示書をメール添付で共有していたため、送信漏れや情報共有ミス、スケジュール変更時の再送対応が課題となっていました。そこでFleekdriveを導入し、現場ごとのフォルダを作成して公開スペース機能によるURL共有へ移行しています。

これにより、メール添付による混乱やオペレーションミスを減らし、予定変更時も情報共有しやすい体制を整えています。また、事務スタッフ以外でも情報更新しやすくなり、業務負荷の軽減や運用の平準化にもつながっています。

事例記事：株式会社コムテック

2. 機密情報のやり取りをクラウド化・セキュリティと顧客信頼を向上｜株式会社コミニケ出版

株式会社コミニケ出版では、社内報や社史制作に伴い、個人情報や企業の機密情報、大容量ファイルを扱う機会が多く、無料ファイル転送サービスによる情報共有に課題を感じていました。そこでFleekdriveを導入し、社内外とのファイル共有をセキュアなクラウド環境へ移行しています。

共有URLによるファイル授受やワークフロー機能を活用したことで、見積書や請求書の承認作業を効率化するとともに、情報共有の安全性も向上しました。さらに、取引先に対しても安全なファイル共有体制を示しやすくなり、企業としての信頼性向上にもつながっています。

事例記事：株式会社コミニケ出版

3. アクセス制御と承認機能で安全なファイル授受の仕組みを構築｜住信SBIネット銀行株式会社

住信SBIネット銀行株式会社では、各部署が個別にファイル共有サービスを利用していたことで、社内統制やセキュリティ管理に課題がありました。そこでFleekdriveを導入し、社外とのファイル授受を一元化しています。

承認ワークフロー機能を活用し、上長確認後にファイル共有を行う仕組みを構築したことで、誤送信リスクを抑制しました。また、アクセス権限設定やIPアドレス制限、提携先ごとの専用スペース運用により、セキュリティを重視したファイル共有環境を整えています。さらに、管理業務の標準化やAPI連携による業務効率化にもつながっています。

事例記事：住信SBIネット銀行株式会社

PPAPの代替手段に関するよくある質問

PPAPに関して、代替手段の選び方や、廃止問題について気になる方もいるでしょう。ここでは、PPAPの代替手段についてよくある質問に回答します。

  • PPAPの代替手段は何がベストですか？
  • PPAPは廃止になりましたか？

PPAPの代替手段は何がベストですか？

PPAPの代替手段は、送信相手やファイルの重要度によって適した方法が異なります。ただし、セキュリティ・運用しやすさ・取引先への負担のバランスを考えると、オンラインストレージが有力な選択肢です。

アクセス権限設定や共有URLの無効化、操作ログ管理などに対応できるため、誤送信や情報漏洩リスクを抑えやすくなります。特に、継続的にファイル共有を行う企業では、法人向けオンラインストレージの活用が適しています。

PPAPは廃止になりましたか？

PPAP自体が法律で禁止されたわけではありません。ただし、日本政府や大手企業を中心に脱PPAPの動きが進んでおり、現在は利用を見直す流れが一般化しています。

実際に、パスワード付きZIPファイルの受信を制限・拒否する企業も増えています。そのため、PPAPを使い続けることで、取引先へファイルを送れなくなる可能性もあるでしょう。

そのため、今後はオンラインストレージをはじめ、安全な代替手段への移行を進めることが重要です。

PPAP廃止の背景や、メールセキュリティを強化しながらファイル共有を行う方法を詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。

関連記事：PPAP廃止でメールセキュリティ強化！企業が選ぶべき新しいデータ共有手段

PPAPの代替手段でセキュリティを強化しましょう

PPAPの代替手段を検討する際は、単にパスワード付きZIPファイルをやめるだけでなく、送信後の管理や誤送信対策、アクセス権限、操作ログまで含めて見直すことが重要です。

法人向けファイル転送サービスやメール誤送信対策ツール、オンラインストレージなどを活用すれば、メール添付に依存しないファイル共有体制を整えやすくなります。

特にオンラインストレージは、共有リンクの有効期限設定・アクセス制御・ダウンロード制限・ログ管理などに対応しており、社内外のファイル共有を一元管理しやすい点がメリットです。

Fleekdriveは、ファイル配信時のパスワード設定、公開期間の指定、ダウンロード回数制限、受け取り状況の確認などに対応した法人向けオンラインストレージです。共有リンクを使ったファイル授受により、PPAPで課題となりやすい送信後の管理や受領確認を行いやすくなります。

また、ファイル配信時の上長承認や操作ログの確認により、誤送信リスクの低減や共有状況の可視化にも役立ちます。機能の詳細は資料でご確認いただくか、まずは30日間の無料トライアルで自社の運用に合うかを確認してみてください。