自社に最適な文書管理システムを選ぶには、単なる製品比較ではなく自社の状況に合った判断基準が欠かせません。ファイルサーバーは手軽ではあるものの、必要な文書を探す手間がかかったり、電子帳簿保存法への対応に限界を感じたりするケースもあるでしょう。
本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、検索性の向上や情報漏洩を防ぐセキュリティ対策など、文書管理システムを導入する際に押さえておくべきポイントを解説します。
自社に合うシステムを導入することで、資料探しの無駄が解消され、チーム全体の業務効率の向上が期待できます。システムの導入事例も紹介しているので、検討を進める際の参考にしてください。
Contents
文書管理システムとは？
文書管理システムとは、契約書や請求書、社内マニュアルなどの文書を電子化し、保管・共有・管理するための仕組みです。データを保存するだけでなく、検索しやすく整理したり、複数人で共同編集したりできる点が特徴です。DMS（Document Management System）とも呼ばれ、近年はテレワークやDXの推進、さらに電子帳簿保存法への対応を背景に導入が進んでいます。
クラウド型の文書管理システムなら、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、社外や別拠点との情報共有もスムーズになるでしょう。また、紙書類の保管スペース削減や、承認フローの電子化による業務効率化にもつながります。
一方で、導入時には既存の紙書類を電子化する工数や、自社業務に合った製品選定、セキュリティ対策などが求められます。文書管理システムについて、詳しくは以下の記事でも解説しています。
関連記事：文書管理システムとは？導入のメリットと注意しておきたいポイント
文書管理システムの4つのタイプ
文書管理システムは、目的によって向いているタイプが異なります。まずは自社の課題に合うタイプを整理したうえで、適した製品を選ぶことが大切です。ここでは、4つのタイプの文書管理システムについて解説します。
- ファイル共有・文書保管型｜ファイルの保存・共有を効率化
- 文書管理・統制型｜検索・版管理・権限管理を強化
- ナレッジ共有・共同編集型｜情報共有と共同編集を円滑化
- 契約書管理型｜契約書の保管・検索・期限管理に対応
文書の検索性や版管理、権限設定、承認フローまで含めて整えたい場合は、こうした文書管理システムの中から選ぶのが基本です。一方で、文書の保管や共有が中心で、よりシンプルな運用を重視する場合は、ファイルサーバーが向いているケースもあります。ファイルサーバーとの違いを詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。
関連記事：文書管理システムとファイルサーバの違い
1. ファイル共有・文書保管型｜ファイルの保存・共有を効率化
ファイル共有・文書保管型は、社内外で安全かつスムーズにファイルを共有したい企業に向いているタイプです。メール添付では容量制限や誤送信のリスクがあり、重要なデータを扱う企業ほど管理負担が増加します。
クラウド型の文書保管サービスであれば、共有リンクの有効期限設定やアクセス制限を行えるため、情報漏洩対策を強化できます。例えば、営業担当が外出先から提案資料を確認したり、取引先と大容量データを共有したりする場面でも活用しやすいでしょう。
リモートワークや複数拠点での業務がある場合は、ファイル共有・文書保管型の文書管理システムを活用し、場所を問わず情報にアクセスできる環境を整えることで、業務スピードの向上が期待できます。
2. 文書管理・統制型｜検索・版管理・権限管理を強化
文書管理・統制型は、検索性や版管理（バージョン管理）、アクセス権限の管理にすぐれており、文書をルールに沿って厳格に管理できます。
例えば、ファイルを一元管理することで、更新履歴や最新版を確認しやすくなるため、「最新版がどれかわからない」「誤って古い資料を使ってしまった」といったトラブルを防ぎやすくなります。
また、取引先名や日付などで横断検索できるため、監査や税務調査時にも迅速に資料を提示しやすいでしょう。そのため、大量の契約書や申請書を扱っており、必要な書類をすぐ探せる状態を整えたい企業におすすめです。
3. ナレッジ共有・共同編集型｜情報共有と共同編集を円滑化
ナレッジ共有・共同編集型は、業務マニュアルや議事録を社内Wikiのように蓄積できるため、情報共有がスムーズになり、属人化の防止につながります。
例えば、新入社員が過去の対応事例を検索して自己解決しやすくなるため、教育担当者の負担軽減につながります。また、複数人で同時編集できるため、最新版をメールで都度共有する手間も減らせます。
情報を個人ではなく組織全体の資産として蓄積することで、引き継ぎや情報検索がしやすくなり、属人化の防止につながります。「担当者しか業務内容を知らない状態」を防ぎたい企業におすすめの文書管理システムです。
4. 契約書管理型｜契約書の保管・検索・期限管理に対応
契約書管理型は、契約書の保管だけでなく、検索・更新期限の管理・締結状況の確認などを行える文書管理システムです。紙やExcelで契約情報を管理しており、「契約更新を見落とした」「必要な契約書がすぐ見つからない」といった課題が発生しやすい企業におすすめです。
例えば、更新期限を見落として不要な自動更新が発生すると、コスト増加や取引トラブルにつながる可能性があります。また、契約書が部署ごとに分散していると、過去契約の確認や監査対応にも時間がかかります。
契約書管理型であれば、契約期限の通知や契約書検索、電子契約との連携などをまとめて行えるため、法務部門や総務部門の負担を軽減できるでしょう。紙契約を電子化することで、印刷・郵送・保管コストの削減にもつながります。
【タイプ別】文書管理システムのおすすめ8選
今回紹介する文書管理システムは、以下の8種類です。
| 【タイプ】 サービス名 | 料金タイプ | 主な特徴 | 向いている企業 |
| 【ファイル共有・文書保管型】Fleekdrive | ユーザー課金型（一部、大人数向けプランあり） | 権限管理・承認・セキュリティ機能を備えた法人向けファイル共有に強い | 社内外のファイル共有を安全に運用したい企業 |
| 【ファイル共有・文書保管型】Box | ユーザー課金型 | 容量上限なしのストレージや外部コラボレーション、外部連携に強い | セキュリティ要件が高く、外部協業が多い企業 |
| 【文書管理・統制型】DocuWare | ユーザー課金型 | ワークフロー・承認管理・検索機能を備えた文書統制に強い | 電子帳簿保存法や内部統制を意識して文書管理したい企業 |
| 【文書管理・統制型】楽々Document Plus | ユーザー課金型 | 版管理・承認フロー・長期保管を含む厳格な文書管理に強い | 契約書や社内文書を厳格に管理したい中堅〜大企業 |
| 【ナレッジ共有・共同編集型】Confluence | ユーザー課金型 | 社内Wiki・共同編集・プロジェクト単位の情報共有に強い | IT企業やプロジェクト単位で情報共有を効率化したい企業 |
| 【ナレッジ共有・共同編集型】NotePM | ユーザー課金型 | マニュアル・FAQ・議事録などの社内ナレッジ共有に強い | 属人化を防ぎながら社内ナレッジを共有したい企業 |
| 【契約書管理型】Contract One | 書類数・利用規模に応じた課金型 | 契約書の一元管理・検索・期限管理・電子契約連携に強い | 契約管理を効率化し法務業務を改善したい企業 |
| 【契約書管理型】TOKIUM | 契約書件数に基づく従量課金型 | 紙・電子の契約書を一元管理し、スキャン代行・検索・契約更新通知に強い | 紙契約を含む契約管理を効率化したい企業 |
※複数の機能を併せ持つツールもあり、完全に1つに分類できない場合もあります。
【ファイル共有・文書保管型】Fleekdrive
Fleekdriveは、「社内外で安全かつスムーズにファイル共有したい企業」に適した文書管理システムです。クラウド上でファイルを一元管理できるため、オフィス・自宅・外出先など場所を問わず業務ファイルへアクセスできます。
テレワークや複数拠点での業務にも対応しやすく、社外メンバーを含めた共同作業を進めやすい点が特徴です。また、フォルダ階層型のわかりやすいインターフェースを採用しており、ITリテラシーに差がある環境でも運用しやすくなっています。
さらに、アクセス権限管理や操作ログ管理、共有リンクの有効期限設定などにも対応しているため、情報漏洩リスクを抑えながらファイル共有を行いやすい設計です。そのため、セキュリティを確保しながら、社内外をまたぐ情報共有や共同作業を効率化したい企業におすすめです。
Fleekdriveは、セキュリティやワークフロー機能に加え、プランに応じて生成AI要約機能も利用できるため、文書管理に必要な機能を1つのサービスにまとめやすい点が特徴です。また、30日間の無料トライアルを利用できるため、操作性や自社の業務フローとの相性を事前に確認しやすくなっています。
【ファイル共有・文書保管型】Box
Boxは、セキュリティを確保しながら社内外でファイル共有を行いやすいクラウド型の文書管理サービスです。
Microsoft 365やGoogle Workspaceなどの外部サービスと連携しながら、ファイル共有や共同編集を行えます。また、アクセス権限設定や共有リンクの有効期限設定にも対応しており、情報漏洩リスクを抑えながら運用しやすくなっています。
さらに、利便性とセキュリティを両立しながら、社外共有を進めやすい点が特徴です。
出典：Box
【文書管理・統制型】DocuWare
DocuWareは、請求書や契約書、申請書などの文書をルールに沿って管理しやすい文書管理システムです。文書検索とワークフロー機能を組み合わせて運用できる点が特徴です。
例えば、取引先名や金額、日付などの条件から必要な書類を探しやすく、紙で行っていた承認作業もオンライン化できます。さらに、版管理にも対応しているため、古い資料を誤って利用するリスク軽減にもつながります。
監査対応や内部統制を意識しながら、書類管理を効率化しやすい設計です。
出典：DocuWare
【文書管理・統制型】楽々Document Plus
楽々Document Plusは、社内規程や技術資料、契約関連文書などを厳格に管理しやすい国産文書管理システムです。
文書ごとに閲覧権限を設定できるほか、更新履歴や操作ログも記録できるため、「誰が・いつ・どの資料を更新したか」を把握しやすくなっています。また、最新版のみを表示する運用にも対応しており、古い資料を参照するリスク軽減にもつながります。
さらに、重要文書を安全に管理しながら、情報統制を強化しやすい点も特徴です。
【ナレッジ共有・共同編集型】Confluence
Confluenceは、チーム内の情報共有や共同編集を進めやすいツールです。
ファイルを保存するだけではなく、Wiki形式で情報を整理できるため、仕様書や議事録、業務マニュアルなどを継続的に更新しやすい点が特徴です。コメント機能も備えているため、資料ごとに議論を残しながら情報共有を行えます。
開発チームやプロジェクト単位で、情報共有やナレッジ蓄積を進めやすいでしょう。
出典：Confluence
【ナレッジ共有・共同編集型】NotePM
NotePMは、社内マニュアルやFAQ、業務ノウハウを整理・共有しやすいナレッジ共有ツールです。
シンプルな画面設計を採用しており、ITツールに不慣れな社員でも扱いやすい点が魅力です。また、全文検索にも対応しているため、「必要な情報が見つからない」「担当者しか知らない」といった状況を改善しやすくなります。
さらに、新人教育や引き継ぎ時の情報共有を進めやすい点も特徴です。
出典：NotePM
【契約書管理型】Contract One
Contract Oneは、紙契約と電子契約をまとめて管理しやすい契約書管理システムです。
紙の契約書もデータ化して一元管理できるため、契約情報を探しやすくなり、「更新期限を見落とした」「必要な契約書が見つからない」といった管理ミスの防止につながります。また、契約期限通知や検索機能にも対応しており、契約業務を効率化しやすい設計です。
さらに、契約管理の抜け漏れ防止や、コンプライアンス強化につなげやすい特徴もあります。
出典：Contract One
【契約書管理型】TOKIUM
TOKIUMは、紙と電子の契約書をまとめて管理しながら、契約業務の負担を軽減しやすい契約書管理システムです。
特徴的なのが、紙の契約書を郵送するだけで、スキャンからデータ化、原本保管まで代行してもらえる点です。さらに、AIによる契約情報の読み取りや契約台帳の作成にも対応しており、契約書を探す手間の削減にもつながります。
また、契約更新通知や全文検索、権限設定などにも対応しているため、契約情報の管理や確認作業を効率化しやすい設計です。
出典：TOKIUM
文書管理システム導入時の3つの注意点
文書管理システム導入時の注意点は、以下の3つです。
- フォルダ構成やファイル名のルールを事前に決めておく
- セキュリティとアクセス権限を適切に設定する
- 導入時の業務フローを崩さずに運用できるか確認する
具体的なポイントを解説します。
1. フォルダ構成やファイル名のルールを事前に決めておく
文書管理システムは、導入するだけでは業務効率化につながりません。誰でも迷わず目的のファイルを探せる状態を作ることが大切です。具体的には、ファイル名を「20250403_株式会社ABC_契約書」のように統一すると、検索や並び替えがしやすくなります。
一方で、ファイル名の付け方が部署ごとにバラバラだと、「最新版が見つからない」「同じ資料を重複保存してしまう」といった問題が起こりやすくなります。また、フォルダ階層を深くしすぎると、必要な資料を見つけるのに時間がかかるでしょう。
まずは、部門・取引先・書類種類など、シンプルなルールを決めたうえで文書管理システムを活用することが大切です。
2. セキュリティとアクセス権限を適切に設定する
文書管理システムを安全に活用するには、アクセス権限を適切に設定し、「必要な人だけが必要な情報を見られる状態」を作ることが重要です。アクセス権限の設定が不十分だと、機密情報の誤共有や内部不正につながる恐れがあります。
例えば、人事情報や契約書を全社員が閲覧できる状態では、情報漏洩リスクが高まります。そのため、部署や役職ごとに閲覧・編集権限を分ける設定が必要です。また、外部共有時にダウンロード制限や有効期限を設定できるサービスを選べば、誤送信対策になります。
文書管理システムでは情報が一箇所に集約されるため、アクセス権限やダウンロード制限を適切に設定し、情報漏洩リスクを抑えることが重要です。
3. 導入時の業務フローを崩さずに運用できるか確認する
文書管理システムを導入する際は、新しい運用が現場の負担にならないかを事前に確認することが大切です。
例えば、これまで紙で回覧していた申請フローを急にすべて変更すると、入力ミスや運用混乱が発生しやすくなります。また、操作が複雑だと、一部の社員しか使わなくなり、チームとしての運用につながらない可能性があります。
こうした失敗を防ぐためには、まず一部署だけで試験導入するスモールスタートが有効です。実際に使いながら改善点を洗い出し、徐々に文書管理システムを活用する部署や業務範囲を広げましょう。
文書管理システム「Fleekdrive」を導入し業務改善した成功事例3選
Fleekdriveは金融・製造・建設など幅広い業界で1,000社以上に導入されています。以下では、電帳法対応から営業力強化まで、異なる課題を解決した実例をご紹介します。機能の詳細や導入実績については、資料でご確認ください。
- 文書管理をクラウド化し電帳法対応と業務効率化を実現｜株式会社リバイブ
- 文書管理とナレッジ共有を強化し営業力を向上｜株式会社ベネッセコーポレーション
- 文書管理の分散課題を解消しクラウドで一元集約を実現｜御影神愛キリスト教会
事例と同じ環境を、30日間の無料トライアルで実際にお試しいただけます。導入前に自社の業務フローへの適合性を検証することで、選定ミスによるコストを防ぐことができます。
1. 文書管理をクラウド化し電帳法対応と業務効率化を実現｜株式会社リバイブ
総合解体事業や産業廃棄物処理事業などを展開する株式会社リバイブでは、複写紙による帳票管理が中心で、案件情報が営業担当者ごとに属人化していることが課題でした。そこで、Salesforceと連携できる文書管理システム「Fleekdrive」と、帳票出力ツール「Fleekform」を導入しました。
解体工事で必要な注文書・注文請書をSalesforce上から出力し、関連付けたFleekdriveへ保管する運用を構築。請求書をはじめとした電子データも、電帳法に対応した形で管理しています。
導入後は、帳票作成や契約書処理にかかる工数を削減し、書類管理の効率化に加えて、契約関連書類を適切に発行・処理・保管する仕組みの整備につながりました。
導入事例：株式会社リバイブ
2. 文書管理とナレッジ共有を強化し営業力を向上｜株式会社ベネッセコーポレーション
高校向け教材や模擬試験を提案する株式会社ベネッセコーポレーションでは、営業資料が複数の保存場所に分散しており、「必要な資料が見つからない」「どれが最新版かわからない」といった課題を抱えていました。
そこで、ナレッジ共有基盤として文書管理システム「Fleekdrive」を導入。営業資料や事例を一元管理し、共通のフォルダ構成やタグ付け運用を整えることで、必要な情報へアクセスしやすい環境を整備しました。
導入後は、資料検索にかかる時間を従来の約50％まで削減。支社間での情報共有も活発になり、他エリアの成功事例を営業提案へ活用しやすくなりました。また、閲覧専用設定やダウンロード制限を活用することで、セキュリティを確保しながら安全な情報共有を実現しています。
導入事例：株式会社ベネッセコーポレーション
3. 文書管理の分散課題を解消しクラウドで一元集約を実現｜御影神愛キリスト教会
御影神愛キリスト教会では、信徒情報や財務資料、教会活動に関する書類を役員や信徒が個別に管理しており、「必要な資料がどこにあるかわからない」「確認のために教会へ行く必要がある」といった課題を抱えていました。
そこで、文書管理システム「Fleekdrive」を導入し、紙資料のデジタル化とファイルの一元管理を推進。用途ごとに管理スペースを分けるとともに、個人情報などは閲覧権限を制限することで、安全に情報共有できる環境を整備しました。
導入後は、必要な資料をクラウド上からいつでも確認できるようになり、資料確認のためだけに教会へ行く必要がなくなりました。さらに、役員交代時の引き継ぎもしやすくなり、情報を個人ではなく組織全体で管理する運用へ改善されています。
導入事例：御影神愛キリスト教会
文書管理システムに関するよくある質問
文書管理システムに関するよくある質問に回答します。
- 文書管理システムの導入コストはどれくらいですか？
- 文書管理システムへの移行期間はどれくらいかかりますか？
- PDF・画像・エクセルなども共有できますか？
文書管理システムの導入コストはどれくらいですか？
ケースによって異なりますが、クラウド型は初期費用を抑えやすく、オンプレミス型は高額になりやすい傾向があります。
クラウド型は月額課金で利用できるサービスが多く、中小企業でも導入しやすいでしょう。一方、オンプレミス型はサーバー構築や保守費用が必要になるため、高額になりやすいのが特徴です。費用は、利用人数・保存容量・必要な機能によっても変動します。例えば、電子帳簿保存法対応や高度な権限管理を追加すると料金が上がる場合があります。
価格比較だけではなく、「管理負担をどれだけ減らせるか」「紙管理コストを削減できるか」まで含めて、文書管理システムの導入を検討しましょう。
文書管理システムへの移行期間はどれくらいかかりますか？
移行期間は、管理する文書量や既存環境によって異なりますが、一般的には数週間〜数ヶ月程度かかります。紙書類の電子化やフォルダ整理、アクセス権限の設定などは、特に時間がかかりやすいでしょう。
例えば、「どの部署がどの資料を閲覧できるか」を整理するだけでも、調整工数が発生することがあります。また、現場への操作説明や運用ルールの周知を進めていくことも欠かせません。
いきなり全社導入すると混乱しやすいため、まずは経理部や総務部など一部署から始めるスモールスタートが有効です。段階的に運用を広げることで、定着しやすい環境を作りやすいでしょう。
PDF・画像・エクセルなども共有できますか？
文書管理システムによって異なりますが、一般的には、PDF・Excel・Word・画像ファイル・CADデータなど、大容量ファイルの共有にも対応しています。
そのため、契約書や請求書だけでなく、設計図面や営業資料などもまとめて管理できます。また、AI-OCR機能（紙の文字を自動でデータ化する機能）を搭載したサービスでは、紙書類をスキャンして文字情報を検索可能です。
これにより、「紙を探す」「過去資料を確認する」といった作業時間を削減しやすくなり、情報共有のスピード向上にもつながるでしょう。
目的に合った文書管理システムで業務効率と安全性を高めましょう
文書管理システムは、保存・共有・検索・承認など用途ごとに強みが異なるため、自社の業務に合うタイプを選ぶことが重要です。また、権限設定や操作ログ、フォルダ構成などの運用ルールを整えることで、情報漏洩や誤削除、管理ルールの属人化といったリスクを抑えやすくなります。
Fleekdriveは、全文検索や自動バージョン管理、承認フロー、セキュリティ管理などをまとめて運用しやすい文書管理システムです。詳細は資料請求、または30日間の無料トライアルでご確認ください。
