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電子契約 × オンラインストレージによる 業務効率化・改善セミナー | レポート | Fleekdrive ブログ

石部 智則 石部 智則
2018-10-05 | レポート

セミナー会場

「電子契約 × オンラインストレージによる 業務効率化・改善セミナー」と題して、2018年9月11日にGMOクラウド株式会社との共催セミナーを開催しました。

ソルクシーズからは「オンラインストレージ徹底活用で業務効率化やセキュリティ対策を」と題してセッションを行いましたのでそのセッションレポートをお届けします。

企業におけるファイル管理・共有の課題

企業でのIT化が進む中、ファイル管理・共有の方法は依然として、ファイル管理はファイルサーバ、ファイルの受け渡しはメールを利用する企業が多数を占めます。一方で、オンラインストレージでファイル管理もファイル共有も行う企業が増えてきています。なぜ、オンラインストレージを選択する企業が増えているのでしょうか。

メールのやり取りが煩雑

マネージャー職では、特に複数プロジェクトを掛け持ちで担当されていらっしゃる方も少なくありません。メーラーには複数プロジェクトのメールが点在しており、受信トレイにごちゃ混ぜになっていることも珍しくありません。メールにファイルが添付されている場合、受信トレイ、送信トレイ、ローカルPC、ファイルサーバなど最新ファイルの管理がばらばらになり、時間が経過するほど最新のファイルを探すのに時間を費やしてしまう傾向にあります。このような状況で最新ファイルの管理は煩雑になり、いわば散らかった机の上で仕事をするのと同じ、生産性が上がるはずはありません。

いろいろなプロジェクトのメールで煩雑になりがち

事例ダウンロード「資料を探す時間が従来の50%に」

煩雑な管理とシャドーITのリスク

さらに、メールでは添付できるファイルサイズに制限があり、無料のファイル転送サービスなどを利用しているケースも少なくありません。ですが、無料サービスを利用している場合はセキュリティの不安や、誰が誰にどのファイルを共有しているか管理者が把握できないなどといった悩みをよく聞きます。こういった環境では従業員が利便性を優先してしまい、個人のオンラインストレージで受け渡しをしてしまうといったシャドーITのリスクも伴います。

情報システム担当者の不足

また、昨今ではMA、SFA、CRMなどフロントエンドの仕組みをIT化する企業が増えています。ファイル管理などのいわゆる業務系のシステム構築やメンテナンスに工数を割くには、人材確保やメンテナンスコストに課題が残ります。しかし、2020年のWindows Server 2008 / R2のサポート終了が迫り、ファイルサーバのリプレースを検討せざるを得ないという企業も少なくありません。

企業向けオンラインストレージFleekdriveとは

このような課題を解決すべく、企業向けオンラインストレージ『Fleekdrive』はビジネスユースを前提としてセキュアなファイル管理・共有サービスを提供しています。

社内外を問わずコラボレーション

Fleekdriveでは、アクセス権の設定やバージョン管理はもちろん、社内での体系的な文書管理が可能なだけでなく、インターネット環境があれば国内はもちろん海外の拠点ともファイル共有をすることで、コラボレーションを実現します。また、スマートデバイスからもアクセス可能で現場とオフィス間のファイルのやり取りもスムーズに行うことができます。アクセスもとのIPアドレス制限、PDFへの透かし挿入、ファイルのウィルスチェックをはじめ豊富なセキュリティ機能で社内だけではなく、取引先ともセキュアにファイル共有が可能になります。

サービス利用でファイル管理・共有基盤構築の手間とコストを削減

このような環境を自社で構築する場合、手間やコストがかかり、メンテナンスやリプレースなど運用にも手間とコストがかかります。情報システム担当者の人材不足が課題となるなか、オンラインストレージのようにクラウドのサービスを利用すれば、ハードウェア購入、追加パッケージの購入、アップデート、バックアップ、メンテナンスなどは不要となりサービスとして利用するだけになるため、新たな選択肢として多くの企業が利用を検討しています。

煩雑なメールでのファイルのやりとりも解消

例えば、プロジェクトごとにフォルダを作成して、関連するファイルは全てクラウド上で一元管理すれば、パートナーを含め必要な人が必要な時にオンラインストレージから最新ファイルを取得することができます。ファイルの更新時もアップロードすれば、自動で通知が届くのでメールでお知らせする手間がなくなります。クラウド上で最新ファイルを一元管理して、目的のファイルがすぐ見つかる、すぐに共有できるという基本的なことを改善するだけでも生産性が改善できます。

社内のファイル管理も社外とのファイル授受も1つのプラットフォームで

事例ダウンロード「特約店様とのファイル共有事例」

契約書の作成から管理まで

これまで契約書は締結までは電子ファイルでやりとりし、相互チェックが終わった段階で印刷、製本、印紙貼り付け、捺印、郵送し互いに原本を管理するのが一般的です。

契約書の作成から管理まで

そこで、GMOクラウドが提供するAgreeを利用すれば、相互チェックが終わったファイルをPDFにして、PDFに電子署名をして契約の締結が可能になります。電子契約にする事で、印紙が不要になりコストが下がる、郵送の手間やコストがなくなる、進捗が把握しやすいといったメリットがあります。企業向けオンラインストレージ『Fleekdrive』と合わせて利用すれば、契約書の作成、締結、保管、管理まで全てデジタルで完結することが可能になります。ここからは契約書の作成から管理までそれぞれのステップで、ご紹介します。

契約書の作成

冒頭でご紹介したように、企業のファイル受け渡しはメールが主流ですが、最新バージョンの管理が煩雑になるうえ、ファイルにパスワードをかけて送るなどやり取りに手間がかかります。Fleekdriveなら、IDを持たないユーザにフォルダを一時的に公開でき、締結が終われば非公開にして社内管理することができます。公開期間、パスワードなどを設定する事でセキュアに締結前の契約書ファイルをやりとりできます。

FleekdriveならIDを持たないユーザにフォルダを一時的に公開が可能

契約書の承認、締結

契約書の相互チェックが完了したら、ワークフローを回して社内閲覧も可能です。ワークフローが承認されたら自動的にPDF変換→メール通知を設定しておけば、業務効率を改善することができます。社内で承認された契約書(PDF)を先述のAgreeで電子署名を付加、正式に契約締結すればさらに業務効率化やコスト削減に繋がります。

契約書がFIXしたら、ワークフローを回して社内閲覧も可能です

契約書の保管

電子署名入りの契約書をFleekdriveに保管することで、いつでも参照が可能になります。例えば、支店で締結した契約書も本社からいつでも参照することができます。契約書をコピーして管理する必要もなく原本性も担保し、電子ファイルなので、ファイリングの手間や保管場所の問題も解決、検索性にも優れていますのですぐに探し出すことができます。

電子署名入りの契約書をFleekdriveに保管することで、いつでも参照が可能に

契約書の管理

ファイルの属性項目をカスタマイズして管理することができます。例えば、「契約更新日」という項目を作成して、指定の日付の〇〇日前に自動通知を送る設定をすることができるため、契約書の更新漏れ防止などに便利です。

ファイルの属性項目をカスタマイズして管理することができます

「ビュー」を利用すれば、契約書の中から契約更新未完了の契約書だけを抽出してリストに表示することが可能です。

ビューを利用すれば、契約更新未完了の契約書だけを抽出してリストに表示できます

セキュアな管理

保管したPDFをダウンロードする際に、印刷許可の制御やユーザIDなどを透かしとして挿入することができ、不用意な持ち出しを抑制します。割り当てる権限次第で、ダウンロードの禁止やブラウザ上で閲覧するだけなど、セキュアな運用が可能です。

これまでアナログだった業務をデジタル化することで、業務効率を改善し、働き方改革の柱の一つ、生産性向上に繋がります。

セミナー後半では『Fleekdrive』のその他の機能概要をご紹介しました。
Fleekdriveについては製品ページをご覧ください。

まとめ

・企業におけるファイル管理・共有の課題はFleekdriveで解決!
・契約書の作成、締結、保管、管理まで全てをデジタル化することで、紙での運用の課題を解決。手間、コストの削減、よりセキュアな運用が可能になる。

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