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働き方改革!!生産性を向上させるための最新クラウドサービスのご紹介 | レポート | Fleekdrive ブログ

菅原 輝之 菅原 輝之
2018-06-12 | レポート

セミナー会場

「働き方改革!!生産性を向上させるための最新クラウドサービスのご紹介」と題して、先日4社共催セミナーを実施し共催各社がそれぞれ生産性を向上するためのサービス紹介を行いました。

法人向けオンラインストレージ『Fleekdrive』のセッションではファイル共有をメールからオンラインストレージに変えることで、生産性を向上させる例をご紹介させていただきましたので、その セッションレポートをお届けします。

メールでのファイル共有の限界

社内での最新バージョンのファイル管理はファイルサーバで、取引先などとファイルをやりとりする場合はメール添付というのは現在もっともポピュラーな手法です。ただし、メール自体はもう何十年も利用されてきた手法です。最近では別の手法でのファイル共有が検討され、その手法がFleekdriveのようなオンラインストレージへと変わってきています。

複数同時進行のプロジェクト

マネージャー職では特に複数プロジェクトを掛け持ちで担当されていらっしゃる方も少なくありません。メーラーには複数プロジェクトのメールが点在しており、受信トレイにごちゃ混ぜになっていることも珍しくありません。人ごとにトレイを分けてもその人が複数プロジェクトに携わっている場合、整理しきれず、プロジェクトごとに自動振り分けしようとすると件名に必ず「〇〇」をつけてなどルールが必要になり、「結局手動で振り分けをやっていて1日30分はメールの整理に費やしています。」という声はよく聞かれます。

メールにファイルが添付されている場合、受信トレイ、送信トレイ、ローカルPC、ファイルサーバなど管理がばらばらになり時間が経過するほど最新のファイルを探すのに時間を費やしてしまったり、古いファイルを編集して戻り作業が発生してしまったりという例は少なくありません。
このような状況で最新ファイルの管理は煩雑になり、いわば散らかった机の上で仕事をするのと同じ、生産性が上がるはずはありません。

事例ダウンロード「資料を探す時間が従来の50%に」

いろいろなプロジェクトのメールで煩雑になりがち

さらに、メールでは添付できるファイルサイズに制限があり、無料のファイル転送サービスなどを利用しているケースも少なくありません。ですが、無料サービスを利用している場合はセキュリティの不安や誰が誰にどのファイルを共有しているか管理者が把握できないなどといった悩みをよく聞きます。

注目の新たなファイル共有手法

このような背景があり、ファイサーバとメールを利用したファイル管理・共有の手法は見直されつつあります。Fleekdriveのようなオンラインストレージを利用して、最新バージョンのファイル管理、ファイルのやり取りもオンラインストレージだけでおこなう企業が増えています。例えばプロジェクトごとにフォルダを作成して、関連するファイルは全てクラウド上で一元管理すれば、パートナーを含め必要な人が必要な時にオンラインストレージから最新ファイルを取得することができます。ファイルの更新時もアップロードすれば自動で通知が届くのでメールでお知らせする手間がなくなります。クラウド上で最新ファイルを一元管理して、目的のファイルがすぐ見つかる、すぐに共有できるという基本的なことを改善するだけでも生産性は改善できます。

社内のファイル管理も社外とのファイル授受も1つのプラットフォームで

お客様成功事例

セミナー前半ではファイルのやり取りをメールからオンラインストレージに変えて、業務効率化に成功されたお客様事例を紹介させていただきました。

概要

今回ご紹介した企業ではSalesforceを導入し、セールス、コールセンター、サポートが一体となったCRM体制をめざし、各部門を一つにまとめたプラットフォーム化により、スピーディーで適切な情報提供、サポート体制を構築。特約店様に製品資料(ファイル)を提供する仕組みをメールからFleekdriveに変更、求められている製品資料を提供する時間を削減。特約店様経由の売上比率アップに成功されました。

メールでの資料送付における課題

こちらの企業では特約店様(販売代理店)経由での販売もされており、特約店様にお客様から問い合わせがあった際、特約店様から連絡が入り、最新の資料を探してメールで送付されていらっしゃいました。担当営業は他にも業務がある中、当然問い合わせがあった場合すぐに対応できないこともあり、お客様のもとに資料が届くまでに時間がかかることもありました。

ファイル共有基盤としてFleekdriveを採用

この課題を改善すべく、特約店様から依頼があって資料を送る方法から、特約店様が必要な時いつでも最新の資料を取得できる仕組みに変更されました。特約店様専用ポータルを構築、最新の資料を保管、提供するのにFleekdriveを利用いただいています。その結果、営業担当者は最新資料を探して特約店様に送るという業務がなくなり、別の業務に注力する時間が生まれ、お客様に資料が届く時間も短くなり特約店様経由での売上比率アップに成功されていらっしゃいます。

事例ダウンロード「特約店様とのファイル共有事例」

さらにセミナー後半ではデモを交えてFleekdriveをご紹介させていただきました。
Fleekdriveについては製品ページをご覧ください

まとめ

・ファイルのやり取りをメールからオンラインストレージに変えることでやり取りの時間を削減して生産性を向上できる。
・社内も社外も一つのプラットフォームでファイルをやり取りして生産性を向上できる。

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