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仕事の効率が劇的にアップする!?ファイル管理の基礎知識

石部 智則 石部 智則
2017-09-15 | ファイル管理

特に業務でパソコンを使う機会が多い人にとって、増え続けるデータをどう管理するかは悩ましい問題の1つではないでしょうか。時には膨大な量のファイルの中から必要なものだけをピックアップしなければならないこともあります。このときに、ファイルの管理がきちんとされていないとファイルを探すだけで一苦労です。ファイルの整理整頓やバージョン管理などを含むファイル管理は、業務効率化には欠かせない作業です。ファイル管理の基本を知り、日々の業務に活かしましょう。

ファイル管理に対する苦手意識を調査!

大量のファイルをフォルダ分けなどできちんと整理整頓・管理するファイル管理。生まれつきの性格によっては得意不得意が出そうな作業ですが、日頃からファイル管理をしっかり行なっているという人はどれくらいいるのでしょうか。全国の男女を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
ファイル管理は得意な方だと思いますか?

【回答結果】
思う:48
思わない:52

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年07月06日~2017年07月13日
有効回答数:100サンプル

苦手な人もかなり多いようです。

調査の結果「ファイル管理が得意」という人、逆に苦手意識を感じている人、どちらも同じくらいの割合でいることがわかりました。まずはファイル管理が得意な人の声から紹介することにしましょう。

・結構そういうのは作業的に得意だし、早い方です。細かく名前をつけてわかりやすくします。(34歳/男性/正社員)
・職場でもフォルダを作って、わかりやすく管理しています。(27歳/女性/パート・アルバイト)

どこの職場でも、ファイルを詳細に分類するといった細やかな作業が得意、あるいはあまり苦労しなくてもできてしまう人もいるようです。一方、回答者の残り半分は、このような作業が苦手だと答えています。

・そもそもパソコン操作自体得意な方ではないので、必要なデータがどこにあるのかわからなくなり、探すのに苦労することがたまにある。(56歳/女性/パート・アルバイト)
・どうしても、こまめにフォルダを作って管理するのが苦手です。なので、たくさんのファイルが、デスクトップ上に大量にあり困っています。(48歳/男性/経営者)

自称・ファイル管理が苦手な人からは、管理の重要性は理解しているものの、うまく実践できないといった悩みが複数寄せられています。
ファイル管理の重要性を認識している人のなかには、なかなかうまくできないと悩んでいる人も多いようです。もともと得意という人はよいとして、苦手意識のある人はどうしたらよいのでしょうか。そんなあなたの疑問に応えるべく、ここから先の段落では、ファイル管理の基本テクニックや使えるツールなどについて紹介します。

ファイルの管理方法にはコツがある!

ファイル管理とはファイルを整理・保管して、必要なときにいつでも取り出せるような状態にしておくことをいいます。パソコンを使って仕事をしていると、時間の経過とともに膨大な量のデータがパソコン内に溜まってしまいがちです。そのなかから必要なデータをスムーズに探し出すためには、普段からデータを整理整頓しておくことが不可欠です。それには使わないファイルをこまめに削除してファイルの数を減らすほか、あとから目的とするファイルを捜索しやすいようにファイルの作成方法から見直す必要があります。一目で内容がわかるようなファイル名をつける、関連ファイルはファイル名に連番をつけてまとめるなどは有効な方法です。また、ファイルの種類によって保管先をあらかじめ決める、保管先のフォルダの階層を深くしすぎないといったこともコツになります。
OSの標準機能だけだとファイル管理がしづらいという人は、クラウドストレージや情報共有サービスといったファイル管理機能のあるサービスを利用する方法も検討してみましょう。

詳しくは、「ファイル管理の基本的な方法は?初心者でもわかるトータルマニュアル」をご参照ください。

デスクトップ上のファイルもすっきり管理しよう

ショートカット機能は便利ですが、多用しすぎてしまうとデスクトップにファイルが溢れてしまう原因になります。ファイル管理を始めるなら、パソコン内のフォルダなどに保管されたファイルだけでなく、デスクトップ画面も合わせて整理するようにしましょう。
デスクトップに大量のファイルを置いてしまうとパソコンの動作が遅くなりますし、ファイルの捜索もやりづらくなってしまいます。快適にパソコンを使うためにもデスクトップにはあまりファイルなどを置かないようにするのが鉄則です。
頻繁に使う少数のファイル以外はデスクトップ以外の場所に移動するか、もしくは削除してしまいましょう。現在デスクトップ上にあるファイルについても、定期的に整理するようにします。デスクトップ整理ツールなどの便利ツールを活用し、自分の使いやすいようにフォルダやアイコンの並びなどをカスタマイズするのもおすすめです。さらにファイル管理機能のあるクラウドストレージにデータそのものを移行し、そこで管理するという方法もあります。

詳しくは、「ファイル管理をするなら…デスクトップも整頓を!」をご参照ください。

タグ付け管理でファイル検索効率アップ!

ファイル管理をするうえで便利なのがタグ機能です。タグはファイルに任意の文字を付与する機能のことを指します。ファイルにタグを付けておくと、タグとして設定したキーワードからもファイルを検索できるようになります。ファイルは1つのフォルダにしか保存できないため、複数のカテゴリで管理することができません。しかし、ファイルにタグ付けをすることで、同じファイルを作成日時や内容といった複数のカテゴリで分類できるようになります。タグ機能を利用すると、その時々に応じたキーワードで検索をかけ必要なファイルを取り出せるようになります。ファイルの検索効率を上げるためにもぜひ活用してほしい機能の1つです。
タグ機能はWindowsにも標準機能としてついていますが、タグ付けできるファイルの種類には制限があります。そのためPDFファイルやMP3といったファイルをタグ付けして管理したいのであれば、専用のファイル管理ソフトやファイル管理機能のあるクラウドサービスを利用するのが便利です。

詳しくは、「ファイル管理のレベルを上げるなら!タグを使いこなそう」をご参照ください。

ファイルを扱うなら知っておきたい!もしもに備えるバージョン管理

バージョン管理とはファイルの変更履歴を管理することをいいます。パソコンのファイルは上書き方式になっているため、更新が加えられると編集前のファイルは消えてしまいます。いつ誰がどんな変更を加えたのか追跡することもできません。そこで使われるのが、バージョン管理システムなどのバージョン管理機能が備わったさまざまなツールです。バージョン管理機能を持つツールでは、ファイルとは別にそのファイルの変更履歴をも記録することができます。ファイルの編集者や変更理由などがすぐに調べられるほか、さらに変更履歴から以前の状態のファイルを復元することも可能です。
バージョン管理がきちんと行われていると、ファイルに何らかのトラブルが起きたときに速やかに対処できるようになります。誤ってファイルを上書きして内容が消える、ファイルが破損するといった事態が起きても、すぐにデータの復旧ができるのです。また、複数人で常に最新のデータを共有できるようにもなります。

詳しくは、「ファイル管理にはバージョン管理システムを!導入すべきなの?」をご参照ください。

クラウドストレージは優秀なファイル管理ツール

クラウドストレージはオンライン上の保管庫にデータを保管できるサービスです。インターネット経由でサービス事業者のデータセンターにファイルを保管することができます。手元でデータを管理する必要がなく、またインターネットさえつながっていればどこからでもデータにアクセスできるのが特徴です。しかもパソコンのソフトなどとは違い、スマホやタブレットといったモバイル端末からでも使えます。
クラウドストレージのなかには、データを預かるだけでなく、タグ付け機能やバージョン管理機能といったファイル管理に役立つ機能を持つサービスもあります。そのため、選ぶサービスによってはデータの保管先としてだけではなく、ファイル管理ツールとしても活用できます。クラウドストレージには、ファイル共有機能が標準装備されていますので、複数人で1つのファイルを管理・編集しなければならないときには特におすすめです。

詳しくは、「ファイル管理ならクラウド上が良い?サービスの概要と注意点」をご参照ください。

ファイル管理はプロジェクト管理の基本

ファイル管理はプロジェクト管理とも密接な関連性があります。プロジェクトを成功させるためにはプロジェクト管理が必要になりますが、そこで重要な役割を果たすのが成果物管理といわれるものです。
成果物はプロジェクト内の一つひとつのタスク完了時に成果として完成したもののことをいいます。ある作業の結果、完成した文書ファイルなどもこの成果物にあたります。
これらの成果物を適切に管理し、プロジェクトの円滑な遂行に役立てるのが成果物管理です。プロジェクトは複数の個別具体的なタスクの集合体です。そのため、それぞれのタスクをスケジュール通りこなし、決められた成果物を積み上げていけば自然とプロジェクト目的が達成できるようになっています。したがって、必要となる成果物やその管理ルールを決め、きちんと取り扱うことはプロジェクトを進めるうえでは欠かせない作業と言えるでしょう。成果物は企画書などのファイル形式を取ることも多いため、ファイル管理はプロジェクト管理において、ほぼ成果物管理と同じような意味で使われます。

詳しくは、「ファイル管理はプロジェクト管理の基本?役割や管理方法を知ろう!」をご参照ください。

ファイル管理で業務を効率化!

特にオフィスワークにおいては、日々大量のファイルを扱うことになります。そのため、日頃からファイルをきちんと管理しておかないと仕事の効率が下がるほか、ファイルの紛失などのトラブルにもつながりがちです。ファイル管理ができていれば必要なファイルをすぐに取り出せますし、管理のやり方によってはデータ破損などのトラブルにも対応できます。業務のクオリティ向上を目指すのであれば、ファイル管理は欠かせない作業の1つと言えるでしょう。

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