2021年度に、電子帳簿保存法の改正が行われました。改正電子帳簿保存法は2022年1月より施行されていますが、2023年12月までは宥恕期間となっています。2024年1月からの本格的な施行に伴い、いつまでにどんな対策を整えておくべきかを理解しておく必要があります。今回の記事では、改正電子帳簿保存法への対応に向け、必要な対策についてまとめました。

電子帳簿保存法の宥恕（ゆうじょ）はいつまで？

「宥恕」とは「やむを得ない理由がある場合は、従来の方法で処理をしても認められる」という意味です。改正された電子帳簿保存法は、2023年12月末日まで「宥恕期間」とされています。この期間、やむを得ない理由がある場合に限り、従来通り電子取引でやり取りした電子データを印刷し、書面として保存することが認められます。

猶予ではないため注意

この「宥恕期間」の解釈として「猶予ができた」と考えられる場合があります。しかし、厳密には「宥恕」「猶予」は意味が異なる言葉です。「猶予」は「実行時期を先送りにすること」を意味します。厳密には、今回の改正電子帳簿法に関してはすでに実行されているため、2024年までの期間は「猶予」にはあたりません。2023年12月末日までは、あくまで「やむを得ない事情がある場合のみ特別に対応の遅れを認める」宥恕期間であることを念頭に置いておく必要があります。
ただし、宥恕措置が廃止される2024年1月以降は、新たな「猶予措置」が適用されます。以下の要件を満たしている場合のみ、改ざん防⽌や検索機能など保存時に満たすべき要件に沿った対応は不要となり、電子取引データを単に保存しておくことができるとされました。

  • 保存時に満たすべき要件に従って電子取引データを保存することができなかったことについて、所轄税務署⻑が相当の理由があると認める場合
  • 税務調査等の際に、電子取引データの「ダウンロードの求め」およびその電子取引データをプリントアウトした書面の提示･提出の求めにそれぞれ応じることができるようにしている場合

今すぐにでも対応が必要

改正電子帳簿保存法の宥恕期間は2023年12月末日まで設けられていますが、新しいルールは2022年1月より適用されています。電子取引に関するデータ保存の義務はすでに発生しているため、今すぐにでも対応が必要です。電子取引を行っている、または今後行うことが想定されている事業者の方で、電子データ管理の運用が整っていない場合は、早急な対応が求められます。

電子帳簿保存法の宥恕期間中に行うべき対応

改正された電子帳簿保存法に適応した電子データ管理を行うために、宥恕期間中に行うべき対応を解説します。

電子帳簿保存法の保存要件について確認する

電子帳簿保存法の保存要件は、以下の3種類に区分されます。

  • 電子帳簿等保存：電子にて作成した帳簿、書類を電子データのまま保存する
  • スキャナ保存：紙面で受領した書類をスキャンし、画像データとして保存する
  • 電子データ保存：電子データで受領した書類を電子データのままで保存する

電子帳簿保存法の対象となるのは「国税関係帳簿」、決算関係書類や取引関係書類などの「国税関係書類」、電子的に授受した「電子書類」の3種類です。これらを上記の保存要件に当てはめ、保存する必要があります。

データの保存方法やルールを決める

先ほどの保存要件に基づき、データの保存方法やルールを決める必要があります。煩雑化してしまわないよう、細かいところまで運用ルールを定めていきましょう。

  • ファイル名のルールを定める
  • 検索しやすい保存方法を考える
  • データの改ざんができない状態をつくる
  • データの承認や業務のフローをつくる

細かい運用方法が自社で定まっていない場合、課題が多数発生します。宥恕期間内で、あらたな法律に適用した運用フローを整えましょう。

データの保存場所を確定する

データの保存場所を確定することも必要不可欠です。保存の際は「必要な時にすぐに確認できる」「セキュリティ上の課題をクリアしている」「書類の種類が棲み分けられている」などの課題を克服している必要があります。安心かつ、安全な保存場所や管理体制を整備したい場合は、専用のシステムを導入することがおすすめです。改正電子帳簿保存法に適用しながら、安心して電子データを管理できるでしょう。

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改正電子帳簿保存法の宥恕期間は、2023年12月末日までです。宥恕期間を終えるまでに、早急な対策が求められます。自社の電子帳簿保存が新しい法令に対応しているかどうかをしっかりと確認しておきましょう。

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