【発行側】電子帳簿保存法改正に対応した請求書の発行方法

電子帳簿保存法では、請求書を発行する側にもさまざまなルールが課せられます。そこで、今回の記事では2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法に対応した請求書の発行ルールについて一緒に学んでいきましょう。

請求書をデータで発行する場合の注意点

まず、請求書をデータで作成し発行する際の主な注意点について詳しく見ていきましょう。

PDFなど改ざんできない形で作成する

請求書を発行する際には、PDFなどを使って変更・改ざんが難しい形で作成しないといけません。請求書の作成には、WordやExcelなどのソフトが用いられるのが一般的です。しかし、これらのソフトを使って作成した書類をそのままの状態で送信してしまうと、請求金額や取引内容などを勝手に変更・改ざんされてしまう危険性があります。そのため、WordやExcelなどを使って請求書を発行する際には、PDFに変換するなど修正・変更が難しいファイル形式で送付しましょう。
なお、電子帳簿保存法では、PDFで送った電子請求書のデータは、請求書の控えとして電子保存の対象となります。データを適切に保存することも気をつけましょう。

請求書への押印は不要

請求書は正式な信憑書類のため、PDFなどで電子データ化した際も押印が必要なのではと思う方もいるかもしれません。しかし、2020年に政府が「書面への押印は特定の定めがある場合以外は必要とされない」と発表したことをきっかけに、近年は請求書にも押印不要というのが主流となっています。ただし、取引相手によっては社内規定で押印が必要になるケースも。そのような時にも慌てないために、あらかじめ電子印鑑を用意しておくようにしましょう。

電子帳簿保存法における請求書の保存方法

企業が取引先から受領する請求書は、大きく分けて「紙の請求書」とメール添付などで送られてくる「電子請求書」の2つがあります。ここからは、それぞれの請求書を受け取った場合の保存方法について詳しく見ていきましょう。

紙の請求書の場合

紙の請求書を保存する場合「紙のまま保存」する方法と「紙の請求書をスキャンして電子データで保存」する方法の2つがあります。紙のまま保存する場合は、会計処理後にファイリング作業をして、社内の書類庫で保管します。
一方、電子データで保存する場合には、電子帳簿保存法で定められているスキャナ保存方式に沿った保存をする必要があります。
保存の流れは、スマートフォンやスキャナを使って紙の請求書の原本を撮影またはスキャナで読み取ります。読み取ったデータはシステム上にアップロードし、2ヶ月以内に画像にタイムスタンプを付与しましょう。ただし、訂正削除の記録が残るシステムの場合は、タイムスタンプは不要です。その後、法的期間内にシステム上にデータを保管します。

電子請求書の場合

次に、電子請求書の場合の保存方法について詳しく見ていきましょう。電子データの請求書を受領した場合、現状では「電子データのまま保存する」方法と「電子データを紙に出力して保存」する方法の2つがあります。ただし、紙に出力して保存する方法については、2024年1月以降は原則禁止となるため、必然的に今後は電子データのまま保存する方法に絞られていくでしょう。電子データのまま保存する際には、電子帳簿保存法の電子取引方式に沿って保存をしなくてはいけません。
まず、PDFなど電子データの請求書を受け取ったらそれをシステム上にアップロードします。その後、2ヶ月以内に画像データにタイムスタンプを付与します。ただし、訂正・削除の記録が残るシステムを導入している場合には、タイムスタンプの付与は不要です。その後、法的期間内にシステム上にデータを保管しましょう。

電子帳簿保存法における発行側の注意点

電子帳簿保存法では、自社で発行した請求書に対しても保管が義務付けられています。その際の発行側の注意点について詳しく見ていきましょう。

検索しやすいファイル名にする

電子帳簿保存法では、決められた要件に則り「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目を入れて検索機能の要件を満たすファイル名にすることが定められています。

受領側の請求書のルールについて確認しておく

請求書の発行をする際には、受領側との連携も必要になってきます。電子データで受領した請求書は電子データで保管しなくてはいけないため、受領側が保存要件に対応できていない場合は、再度紙で送り直しをしなくてはいけないケースもあります。まずは、受領側の請求書のルールについて確認しておきましょう。

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