2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」で、領収書の保存方法に関する要件が変更になったことによって、不安を感じている経理担当者や経営者の方も多いのではないでしょうか。電子帳簿保存法には猶予期間が設けられているため、その間に対応できる準備を進めておくことが大切です。
なお、現在の猶予期間は2023年12月31日までとなっており、2024年1月1日からは電子帳簿保存法が再度改正され、保存に関わる要件が緩和される予定です。
今回の記事では、電子帳簿保存法に対応した領収書の保存方法について、わかりやすく解説していきます。担当部署の方や経営者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

領収書を電子データで保存する方法の種類

領収書の管理は、数ある経理業務の中でも特に手間のかかる作業のひとつです。2022年1月に施行された「改正電子帳簿保存法」では、「電子帳簿保存制度とスキャナ保存制度の保存要件緩和」「電子取引制度の義務化」「罰則規定の強化」が大きな変更点となり、領収書の管理についてもこれに沿った対応が求められます。
では、具体的に領収書を電子データで保存する場合はどのような方法があるのでしょうか。
主な方法は大きく分けて「スキャン保存」と「電子データでの受け取り」の二つです。それぞれの詳細については次項で見ていきましょう。

電子帳簿保存法における領収書の保存方法

電子帳簿保存法における領収書の保存方法は、大きく分けて以下の2つです。それぞれの特徴を詳しく説明します。

スキャン保存における領収書の保存方法

紙の領収書を受け取った場合、これまでは受け取った領収書は紙の状態で保存することが義務付けられていました。しかし、電子帳簿保存法によって、紙の領収書をスキャンした上で「データとして」保存することも可能になりました。スキャナで撮影しデータ化してあれば、原本となる紙の領収書を破棄することもできます。ただし、こちら側から原本が紙の領収書を送った場合には、紙の控えを保存しなくてはいけません。

電子データで受け取った領収書の保存方法

メールに添付されて送られたPDFの領収書など、電子データで受け取った領収書については、電子帳簿保存法によってデータでの保存が義務付けられます。ただし、猶予期間中であれば、送られてきたPDFの領収書など電子データの領収書をプリントアウトして、紙で保存することも可能です。

領収書を電子データで保存するメリット

これまでの保存方法を変更するとなると、経理をはじめ領収書を扱うバックオフィスでは不安を感じるかもしれません。ですが、領収書を電子データで保存することにはさまざまなメリットもあります。

スペースの節約

領収書を電子データで保存することによって、サーバーやクラウド上での保管になるため、物理的な保管スペースが不要になります。領収書を厳重・安全に保管するためのキャビネットや金庫なども不要になるため、オフィススペースの節約につながるでしょう。

業務の効率化

領収書を電子データで保存する最も大きな魅力のひとつが、業務負担を大幅に軽減できることです。インターネット上でほとんどの手続きが完結するため、リモートワークでも対応ができますし、結果的に会社全体の業務効率化につながります。また、過去の領収書が必要になった場合、紙で保管をしている場合は、領収書の束の中から該当する書類を見つけ出さなくてはいけませんが、電子データで保存することで、検索機能により簡単に目当ての領収書を見つけられます。

紛失や改ざんリスクを減らせる

領収書を紙で保管していると、どうしても紛失や改ざんのリスクがついて回ります。どこかに置き忘れてしまったり、うっかりシュレッダーにかけて破棄してしまったりというリスクもゼロではありません。
その点、領収書を電子データで保存しておけば、データはすべて社内のパソコンや、クラウド上で管理されます。バックアップを手軽に作成でき、検索機能を使用して書類を探せるため、紛失のリスクを大幅に減らすことができます。また、管理を正しく行うことで、改ざんリスクも軽減することが可能です。

コストの削減

領収書を紙で保存する場合、印刷代や紙代、郵送費などさまざまなコストが必要になります。一方、領収書を電子データで授受することによって、そうしてコストを減らすことができます。これからオフィスを立ち上げる場合には、キャビネットやファイルなどの物理的に保管するためのオフィス家具や小物類が不要になるため、大幅なコスト削減にもつながります。

領収書の電子保存ならFleekdrive

電子帳簿保存法に対応した領収書の保存には、Fleekdriveが便利なツールとしておすすめです。
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電子帳簿保存法改正に対応した領収書の保存方法と、電子データで領収書を保存するメリットを紹介しました。領収書の電子保存に最適なツールをお探しの場合には、ぜひFleekdriveの利用をご検討ください。