電子帳簿保存法の改正はいつから？内容と猶予期間、対応方法を解説

電子帳簿保存法は、2022年1月の改正以降、大きな注目を浴びている法律です。ほぼすべての事業者で電子データの管理に影響を与えますが、具体的にいつから改正されるのか、猶予期間はいつまでなのかわからない方もいるでしょう。この記事では、改正された電子帳簿保存法の内容や猶予期間、どのように対応すべきかを詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、企業が取引データを電子的に保管する際の規則を定めた法律です。1998年からある法律ですが、何度も法改正を繰り返し、2022年1月の大幅な改正によって多くの事業者が対象となる法律として話題となりました。従来は紙ベースで書類や帳簿を保存する必要がありましたが、この法律により電子データとしての保存が認められました。ただし、ただ保存するだけではなく、保存する書類の区分や要件を満たすことが必要です。
この法律は、ビジネス環境のデジタル化が進む中で、企業の経理処理を効率化し、紙ベースでの管理からペーパーレスを促進する役割を果たしています。

電子帳簿保存法とe-文書法との関係

電子帳簿保存法とe-文書法は、企業のデジタル化を促進するための法律であり、両者は密接な関連性を持っています。e-文書法は以下、2つの法律を含めた名称です。

• 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
• 民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

電子帳簿保存法は、国税関連書類や取引書類などを電子データで管理するための法律です。一方で、e-文書法には上記の取引書類だけではなく、株主総会に関する議事録や定款などが含まれています。

電子取引のデータ保存が義務になるのはいつから？

電子取引のデータ保存が義務化されたのは、2023年1月からです。しかし、2023年12月31日までが電子帳簿保存法の改正による対応の猶予期間となっています。そのため、猶予期間が終わった2024年1月からは電子帳簿保存法への対応完了と運用開始が必要となります。

2022年1月以降の改正電子帳簿保存法の内容

2022年1月の電子帳簿保存法改正によって、主に以下の内容が変更となりました。

• 事前承認制度の廃止
• 電子帳簿の保存要件の緩和
• 罰則規定の強化
• スキャナ保存のタイムスタンプ要件緩和

では、具体的にはどのような内容が変更されたのかを解説していきます。

事前承認制度の廃止

これまで電子帳簿を保存するためには、税務局への事前承認が必要でした。しかし、改正によりこの事前承認制度が廃止され、企業は自己判断により電子帳簿の保存やスキャナ保存に移行できるようになりました。これにより、事業者が手軽に電子データでの保存や管理を進められるようになっています。ただし、対象書類や保存要件などを満たすために正しい知識と理解が必要となり、誤った保存方法をとると法的な問題につながる可能性もあります。

電子帳簿の保存要件の緩和

電子帳簿の保存要件の緩和も、2022年1月の電子帳簿保存法改正による重要な変更です。従来、電子帳簿の保存には、原則として電子署名または電子証明書が必要でしたが、改正により、これが必ずしも必要ではなくなりました。これにより、電子帳簿の保存がより手軽になり、企業が経理処理をデジタル化する際のハードルが下がりました。ただし、データの改ざん防止や、必要なデータを適切に保管・提示するための仕組みは引き続き必要となるため、その準備には十分な配慮が必要です。

罰則規定の強化

2022年1月の電子帳簿保存法改正で要件が緩和されたことに伴い、罰則規程も強化されました。具体的には、電子データの隠蔽や仮装管理、申告漏れには重加算税として10％が加算されるという明確な罰則が適用されることになっています。そのため、企業は電子データを適切に管理し、正確な情報を提供することがより一層重要となりました。

スキャナ保存のタイムスタンプ要件緩和

2022年の電子帳簿保存法改正では、スキャナでの保存に関する要件も大幅に緩和されました。改正前は、書類の受領から3営業日以内にタイムスタンプ付与が必要でしたが、最長2か月以内に変更されています。また、電子データの訂正や削除を確認できるシステムを利用することで、タイムスタンプが不要になったことも大きな緩和要件です。

改正電子帳簿保存法への対応方法

電子帳簿保存法の改正に伴い、企業の対応は避けては通れない課題となります。対応方法として、電子取引の状況を把握し、データの保存方法や場所を明確にすることが重要です。それぞれの対応方法を詳しく解説していきます。

自社の電子取引の状況を把握する

まずは、自社の電子取引の状況を把握することが、改正電子帳簿保存法への対応において最初の一歩と言えます。具体的には、自社の電子取引の規模や取引の種類、頻度、データの量などを調査して、明確に理解することが必要です。その結果、保存すべき電子データの範囲や量を確認し、適した保存方法やシステムを選択するための情報を得られます。

保存要件を満たすために対応する

電子帳簿保存法では、以下の保存要件を満たすことが必要です。

• システム概要に関する書類の備え付け
• 見読可能装置の備え付け
• 検索機能の確保
• データの真実性を担保する措置

特に以下の保存要件を満たすためには具体的な対応が必要となります。

上記の対応には、タイムスタンプやシステム、クラウドサービスなどの活用が必要です。

電子データの保存方法や場所を決める

電子帳簿保存法の改正に対応するためには、電子データの保存方法や場所を明確にすることが重要です。保存方法は、自社の業務フロー、取引の規模、保存すべきデータの種類や量に基づいて保存要件や検索要件を満たす方法での保存が必要となります。保存場所については、システムやクラウドストレージ、あるいは両者の組み合わせなど、事業規模やリソースによって決めることが一般的です。この選択は企業の運用効率や法令遵守に大きな影響を与えるため、慎重な検討が必要です。

まとめ

この記事では、改正された電子帳簿保存法の内容や猶予期間、どのように対応すべきかを解説しました。2022年の改正により、事前承認制度の廃止や電子取引データ保存の義務化、罰則規程の強化がされました。これにより、企業は電子取引の状況を把握し、適切な保存方法と場所を確保し、必要なシステムと規程を準備することが必要です。2023年12月末までの猶予期間を活用して、電子帳簿保存法への対応方法を決定し、スムーズに法律改正に対応しましょう。