外部委託先とのファイル共有では、委託先ごとに共有方法とアクセス権限を決め、共有期間を設定し、委託終了時に不要なアクセスを停止することが重要です。アカウントの権限だけでなく、発行済みの共有URLについても公開状態を確認します。すでにダウンロードされたファイルは共有を停止しても回収できないため、必要に応じて委託先に返却・削除を確認します。
本記事では、外部委託先とのファイル共有について、共有方法の選び方からアクセス権限・公開期間の設定、委託終了時の確認ポイントまでを解説します。
Contents
外部委託先とのファイル共有で起こりやすい課題
外部委託先へ資料を渡す業務では、委託期間中は必要な範囲を効率的に共有できても、委託が終わった後にアクセス権限やダウンロード可能な状態が残ってしまうことが課題になりやすいです。メール添付やファイル転送のように送信した後の制御が難しい方法では、いつまで見られる状態にあるのか、誰が実際に受け取ったのかを後から確認することが難しくなります。
委託先ごとに共有範囲と終了時の回収をどう管理するかを、あらかじめ仕組みとして決めておくことが必要です。
委託先の状況に応じて共有方法を選ぶ
外部委託先とのファイル共有では、共有するファイルの数や必要な操作、公開期間、受信確認の要否に応じて共有方法を選びます。ここからは、Fleekdriveの機能を例に、共有方法の選び方から権限・期限の設定、委託終了時の確認までを解説します。
まず、継続的に共同作業する場合はアカウントによる権限管理を、アカウントを持たない相手とのやり取りではアカウント不要の共有方法を検討します。
| 共有方法 | 主な用途 | 管理のポイント |
| アカウントによる共有 | 委託先と継続的に共同作業する | スペースごとに閲覧・ダウンロードなどのアクセス権限を割り当てる |
| ファイル配信 | アカウントを持たない相手へファイルを送る | パスワード、ダウンロード回数、公開期間を設定でき、受信状況も確認できる |
| 公開スペース | 複数ファイルをフォルダ単位で公開する | パスワード、公開期間、ダウンロード・アップロードの許可を設定できる |
| 共有リンク | 特定のファイルをURLで共有する | ファイル単位でURLを発行し、不要になったURLの公開状態を確認する |
例えば、一度限りの資料送付で受信状況も確認したい場合はファイル配信、複数のファイルをまとめて受け渡す場合は公開スペースを利用できます。
ただし、共有URLの送信先を決めることと、アクセスできる人を本人だけに限定することは別です。委託先のユーザごとにアクセス権限を管理したい場合は、アカウントによる共有を検討します。
委託先ごとの共有範囲を設定する
アカウントによる共有では、委託先のユーザに対して、共有スペースごとに必要なアクセス権限を割り当てます。委託先ごとに共有対象を分け、業務に関係のない社内資料へアクセスできないように設定します。
また、管理者がユーザ・フォルダごとの設定を一覧で把握できる権限一覧表示機能があり、どのユーザがどのフォルダにアクセスできるのかを管理者がひと目で確認できます。委託先が増えるほど、この一覧で現状を確認できることが、共有範囲の管理を維持するうえで重要になります。
人数が多い委託先とやり取りする場合は、グループ設定でグループごとに管理者を設定できる機能もあり、指定グループ内でのユーザ管理やグループ管理の権限を委ねることができます。委託先単位でグループを分けて運用することで、委託先ごとの管理を分担しながら、全体の管理工数を抑えることができます。
共有期限をどう管理するか
委託先とのファイル共有では、契約期間が終わった後もアクセスできる状態が残らないよう、共有期限をあらかじめ設定します。
ファイル配信と公開スペースでは、公開期間を設定できます。委託終了日などに合わせて期限を決め、終了時には公開状態を確認します。共有リンクについても、委託終了時に発行済みURLの公開状態を確認します。
ダウンロードの範囲を制御する
ダウンロードさせる必要がない資料は、閲覧のみを許可する設定を検討します。アカウントによる共有では閲覧のみの権限を割り当てられ、公開スペースではダウンロードの許可・禁止を設定できます。一方、ファイル配信のダウンロード回数制限は取得回数を制限する機能であり、ダウンロード自体を禁止するものではありません。
委託先に渡すファイルの範囲を絞りたい場合は、フォルダ単位ではなくファイル単位で共有することも検討します。
委託終了時に確認すべきこと
委託が終了するタイミングでは、次の点を順番に確認します。
- 権限一覧で、委託先のユーザ・グループに残っているアクセス権限を確認する。
- 委託が終了した共有先について、不要なアクセス権限を解除する。
- ファイル配信の受信状況と公開期間を確認し、不要になった配信を停止する。
- 公開スペースや共有リンクの公開状態を確認し、不要になったURLからアクセスできない状態にする。
- 委託先がダウンロードしたファイルについて、契約や社内ルールに従って返却・削除を確認し、必要な記録を残す。
この5点を委託先ごとに確認し、アクセス停止とファイルの返却・削除をそれぞれ記録することで、委託終了後の共有状態を把握しやすくなります。
証跡（誰がいつ受け取ったか）を残す
委託終了後に説明を求められた場合に備えて、共有した記録を残しておくことも重要です。ファイル配信では、配信したファイルを誰がいつ受け取ったのかをFleekdrive上で確認できます。権限一覧表示は、確認時点のアクセス権限を把握するために利用できます。委託終了後に過去の管理状況を説明できるようにするには、必要な時点の権限一覧や権限変更の記録を残し、操作の経緯を確認する際は証跡もあわせて確認します。
よくある誤解
- 「メール添付で送れば十分」という誤解：メール添付は送信後の制御が難しく、送った後にダウンロード回数や公開期間を管理できません。ファイル配信を使うことで、メール添付をせずにパスワードやダウンロード回数の制限、公開期間の指定ができます。
- 「委託終了時にアカウントを削除すれば安心」という誤解：共有方法にはファイル配信・公開スペース・共有リンクなど複数の経路があり、それぞれ個別に確認しないと共有状態が残る場合があります。委託終了時は、使った共有方法ごとに確認することが必要です。
FAQ
Q. 委託先がFleekdriveのアカウントを持っていなくても共有できますか。
できます。ファイル配信や公開スペース、共有リンクは、アカウントを持たないユーザとの共有に対応しています。
Q. 共有するファイルに期限(公開期間)を設定できますか。
ファイル配信では公開期間を指定でき、公開スペースでも公開期間を設定できます。公開期間は共有先からアクセスできる期間の設定であり、ダウンロード済みファイルの削除を意味するものではありません。
Q. 委託先が実際にファイルを受け取ったかどうかを確認できますか。
ファイル配信では、配信したファイルを誰がいつ受け取ったかを確認できます。
Q. 委託先ごとに見せるフォルダを分けて管理できますか。
フォルダやファイルごとにアクセス権限を細かく設定できるため、委託先ごとに共有範囲を分けることができます。
まとめ
外部委託先とのファイル共有では、委託先ごとに共有対象・アクセス権限・公開期間を決め、終了時にはアカウントの権限と発行済みURLの公開状態を確認します。ダウンロード済みファイルについても、必要に応じて返却・削除を確認することで、共有停止後に残る情報管理上の課題に対応できます。
Fleekdriveを使った委託先とのファイル共有について、機能の詳細や導入に関するご相談は、お気軽にお問い合わせください。
