ファイル管理をクラウド化するには、単に保存先を変えるだけでなく、自社の業務体制やセキュリティ要件に合ったサービス選びが重要です。NASや社内ファイルサーバー、メール添付による運用では、「外出先から資料を確認しにくい」「最新版がわからない」「社外共有時の管理が煩雑になる」といった課題が生じる可能性があります。
本記事では、代表的なクラウドサービスの特徴や導入事例にも触れながら、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、ファイル管理をクラウド化するメリットや導入時の注意点、サービス選びの基準を解説します。
Contents
ファイルをクラウドで管理する仕組みとは？
ファイルをクラウドで管理する際は、社内サーバーや個人PCではなく、インターネット上のクラウドサービスにデータを保存・共有します。従来のNASやファイルサーバー中心の運用では、以下のような課題が発生しやすい傾向がありました。
- 社外からアクセスしにくい
- 最新版のファイルがわからない
- VPN接続が重い
- メール添付で管理が煩雑になる
クラウド型サービスでは、インターネット経由でファイルを管理するため、外出先や自宅からでも最新ファイルへアクセスしやすくなります。また、公開範囲や有効期限を管理できる共有リンクを活用すれば、ファイルの受け渡しも管理しやすくなります。さらに、サービスによっては版管理機能や検索機能、タグ付けに対応しており、過去データの確認や必要なファイルの検索を効率化できます。
このように、クラウド型のファイル管理は、保存先をオンラインに移すだけでなく、共有・検索・版管理まで含めて運用を整えやすくする仕組みです。自社の利用人数や管理したいファイルの種類に合ったサービスを選びましょう。
なお、法人向けクラウドストレージの選び方や比較ポイントについては、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：法人向けオンラインストレージとは？おすすめ8選と選び方を解説
ファイル管理をクラウド化する4つのメリット
ファイル管理をクラウド化するメリットは、以下の4つです。
- 場所や端末を問わずファイルにアクセスできる
- 複数人で同時に閲覧・編集しやすい
- サーバー運用や保守の負担を減らせる
- バックアップしやすく災害対策にも役立つ
以下の記事では、クラウド化を含むファイル共有のメリットについて解説しています。
関連記事：ファイル共有のメリットとデメリット：ビジネス活用法を解説
1. 場所や端末を問わずファイルにアクセスできる
ファイル管理をクラウド化すると、インターネット環境があれば、会社・自宅・外出先など場所を問わずファイルへアクセスしやすくなります。例えば、営業担当者が外出先で見積書の修正を依頼された場合でも、スマートフォンやノートPCから最新ファイルを確認し、その場で対応しやすくなります。
特に、リモートワークや外出の多い企業では、場所や端末を問わず必要なファイルへアクセスできる環境を整えることで、確認待ちや移動時間による業務ロスを減らしやすくなるでしょう。
2. 複数人で同時に閲覧・編集しやすい
複数人で同じファイルを共有しやすくなるのも、ファイル管理をクラウド化するメリットです。共同編集機能に対応したサービスであれば、提案書を営業・経理・管理職で同時に確認・修正でき、修正版を何度も送り直す手間を減らせます。
また、版管理機能があるサービスなら、誤って上書きした場合でも過去の状態へ戻しやすくなります。「最新版がどれかわからない」といった問題も生じにくいでしょう。情報共有をスムーズに行える環境を整えることは、業務スピードや意思決定の質を高める上でも重要です。
3. サーバー運用や保守の負担を減らせる
クラウド化には、自社でサーバー機器を管理する負担を減らせるメリットもあります。社内サーバーやNASを運用する場合は、故障対応やソフト更新、容量管理などを自社で行う必要があります。専任のシステム担当者を配置できない企業であれば、トラブル時に対応できず、業務が停止する恐れもあるでしょう。
クラウドサービスなら、システム更新や障害対策を提供会社側が行うため、運用負担を抑えられます。また、データ量に応じて容量を追加しやすいため、高額な機器を定期的に買い替える負担も軽減します。
4. バックアップしやすく災害対策にも役立つ
ファイル管理をクラウド化すると、災害や機器故障によるデータ消失リスクに備えやすくなります。社内PCやNASだけで管理している場合、火災・地震・機器故障などが起きた際に、必要なファイルへアクセスできなくなる恐れがあるためです。
クラウドサービスの中には、データを複数拠点に分けて保存しているものもあり、一部で障害が発生した場合でも復旧しやすい体制を整えています。また、サービスによっては、ランサムウェア感染や誤削除時に過去データへ戻せる機能も備えています。
重要な業務データを守るためには、クラウド上に保存できるかだけでなく、復元機能やデータ保護の仕組みまで確認することが大切です。
ファイル管理をクラウド化する際の3つの注意点
ファイル管理をクラウド化する際は、以下3つの点に注意しましょう。
- 安定したインターネット環境を整えておく
- 継続コストを踏まえて料金プランを選定する
- アクセス権限や共有設定を適切に管理する
1. 安定したインターネット環境を整えておく
クラウドストレージは、ファイルの閲覧・編集・同期などをインターネット経由で行うため、ファイル管理をクラウド化する場合は、安定したインターネット環境が欠かせません。
通信環境が不安定だと、「ファイルが開かない」「同期が終わらない」「アップロードに時間がかかる」といった問題が発生しやすくなります。特に、動画データやCAD図面など容量の大きいファイルを扱う企業では、通信速度の影響を受けやすい傾向があります。
導入前には、想定する利用人数や扱うファイル容量を踏まえて、社内回線や拠点ごとの通信環境を確認することが重要です。必要に応じて、回線の見直しや大容量ファイルを扱う部署の運用整理も検討しましょう。
2. 継続コストを踏まえて料金プランを選定する
クラウドサービスは、初期費用だけでなく長期的な運用コストまで考慮して選ぶ必要があります。月額料金が安く見えても、利用人数や保存容量、外部共有数によって追加費用が発生する場合があるためです。
例えば、取引先とのファイル共有が多い企業では、外部ユーザーごとに費用が発生するプランだと、想定以上にコストが増えるケースがあります。また、導入後には社員教育や運用ルール整備にも工数がかかります。
そのため、「誰がどれくらい利用するのか」「将来的にデータ量がどれほど増えるのか」を事前に整理し、自社の運用実態に合ったプランを選ぶことが大切です。
3. アクセス権限や共有設定を適切に管理する
クラウド化では、アクセス権限や共有設定を適切に管理することが重要です。権限管理が不十分だと、情報漏洩や誤削除のリスクが高まるためです。
万が一、全社員が全てのフォルダを閲覧・編集できる状態にすると、人事情報や給与データなど機密情報が誤って共有される可能性があります。また、共有リンクの公開範囲や有効期限を適切に管理しなければ、退職者や外部関係者が後から閲覧できてしまう恐れもあります。
クラウド化によって複数の場所からアクセスしやすくなる一方、営業部のみ閲覧可能・管理職のみ編集可能など、部署や役職ごとに権限設計を行いましょう。導入時から運用ルールを整備しておくことが大切です。誤ったアクセス管理のリスクについて、詳しくは以下の記事を参考にしてください。
関連記事：ファイルの誤ったアクセス管理がビジネスに与える負の影響とは
ファイル管理を効率化できるクラウドサービスを選ぶ4つの基準
ファイル管理を効率化できるクラウドサービスを選ぶ基準は、以下の4つです。
- 必要な容量と通信速度を確認する
- アクセス権限を柔軟に設定できるか確認する
- 既存ツールとスムーズに連携できるか確認する
- サポート体制や導入支援の有無を確認する
クラウドサービスである法人向けオンラインストレージの選び方は、以下の記事も参考にしてください。
関連記事：法人向けオンラインストレージの選び方｜比較表の注意点
1. 必要な容量と通信速度を確認する
クラウドサービスを選ぶ際は、保存容量だけでなく、大容量ファイルを扱う際のアップロードや同期のしやすさまで確認することが重要です。容量が十分でも、実際の運用でファイル共有や更新に時間がかかると、業務効率が低下する可能性があります。例えば、動画やCADデータなど大容量ファイルを扱う企業では、アップロードや同期に時間がかかり、作業待ちが発生する場合があります。
また、ファイルサーバーやNASからクラウドへ移行すると、通信がインターネット経由になるため、自社の回線環境によっては表示や同期に時間がかかる恐れもあります。導入前には「どの種類のファイルを、どれくらい扱うのか」を整理し、必要な容量と実際の運用負荷をあわせて確認することが大切です。
2. アクセス権限を柔軟に設定できるか確認する
安全に運用するためには、アクセス権限を細かく設定できるサービスを選ぶ必要があります。権限管理が不十分だと、情報漏洩や誤共有のリスクが高まります。
社外の取引先には閲覧のみ許可し、社内メンバーだけ編集可能にしたいケースは少なくありません。権限設定が大まかなサービスでは、「誤って全社員へ公開してしまった」「外部ユーザーがダウンロードできてしまった」といった問題が起こる可能性があります。そのため、「細かく制御できること」と「管理しやすいこと」の両立を意識してサービスを選ぶことが重要です。
3. 既存ツールとスムーズに連携できるか確認する
現在利用しているツールと自然に連携できるかどうかも、クラウドサービスを選ぶ上で重要なポイントです。業務フローが大きく変わると、現場に定着しにくくなるためです。
例えば、Salesforceで顧客情報や案件情報を管理している企業では、関連する提案書や契約書などのファイルを紐づけて管理できるサービスを選ぶと、必要な資料を探す手間を減らしやすくなります。
既存システムとファイル管理を連携しやすければ、確認・共有・更新といった作業を日常業務の流れに組み込みやすくなります。機能面だけでなく、「今の業務フローに自然に組み込めるか」という視点で確認することが大切です。
4. サポート体制や導入支援の有無を確認する
専任のシステム担当者がいない企業では、サポート体制の充実度も重要な比較ポイントです。電話サポートや導入支援、移行サポートの有無を事前に確認しておくと安心です。
クラウドサービスの導入時には、初期設定・データ移行・アクセス権限設定など、さまざまな作業が発生します。また、不具合が発生した際は、問い合わせ手段や対応時間によって解決までにかかる時間が変わる場合があります。
特に、業務データへアクセスできなくなると、営業や経理などの日常業務が遅れる恐れもあるでしょう。継続的に相談できる体制があることで、管理者の負担を減らしながら安定運用につなげやすくなります。
ファイル管理を効率化できるおすすめのクラウドサービス6選
今回ご紹介するファイル管理を効率化できるおすすめのクラウドサービスは、以下の6つです。
| サービス名 | 料金タイプ | 主な特徴 | 向いている企業 |
| Fleekdrive | ユーザー課金型（一部、大人数向けプランあり） | 権限管理・承認・セキュリティ機能を備えた法人向けファイル共有に強い | 社内外のファイル共有を安全に運用したい企業 |
| Google Drive（Google Workspace） | ユーザー課金型 | Googleドキュメント・スプレッドシートなどとの共同編集に強い | Google Workspaceをすでに利用している企業 |
| セキュアSAMBA | データ容量課金型 | Windowsエクスプローラーに近い操作感で使いやすい | 中小企業やIT専任者が少ない企業 |
| Box | ユーザー課金型 | 容量上限なしのストレージや外部コラボレーション、外部連携に強い | セキュリティ要件が高く、外部協業が多い企業 |
| Fileforce | ID課金型／ユーザー数無制限プラン | ファイルサーバーやNASからのクラウド移行に強い | 既存のファイルサーバー運用を活かしたい企業 |
| OneDrive for Business | ユーザー課金型 | Microsoft 365環境との連携に強い | Word、Excel、TeamsなどMicrosoft 365を日常的に使う企業 |
※「特徴」や「向いている企業」は上記に記載した以上のものがあります。詳細は以下の見出しでご確認ください。
1. Fleekdrive
Fleekdriveは、セキュリティ機能とわかりやすい操作性を両立しやすい法人向けクラウドストレージです。フォルダを階層構造で表示するインターフェースを採用しており、普段のファイルサーバーに近い感覚で操作できます。ファイルの保存場所を把握しやすいため、ITリテラシーに差がある環境でも運用しやすい点が魅力です。
また、ユーザー・フォルダ単位でのアクセス権限設定に加え、IPアドレス制限やPDFのコピー・印刷制限にも対応しています。これにより、閲覧権限の誤設定や不正アクセスによる情報漏洩リスクを抑えやすくなります。
さらに、AWSを基盤とした環境で運用されているほか、アップロードされたファイルは国内の最低3拠点にわたる複数のデバイスへ冗長に保管されます。安全性と現場での使いやすさを両立しながら、ファイル管理を効率化したい企業に向いているサービスです。
Fleekdriveは金融・製造・建設など幅広い業界で活用されており、アクセス権限の管理や安全な共有に配慮しながら、現場で使いやすいファイル管理環境の整備を支援します。また、全プランを30日間無料で試せるため、自社の業務に合うかを確認したうえで導入を検討できます。
2. Google Drive（Google Workspace）
Google Driveは、Google Workspaceに含まれる法人向けクラウドストレージです。
Googleドキュメントやスプレッドシートと連携でき、複数人によるリアルタイム共同編集をブラウザ上で行えます。ファイルの送付や再アップロードの手間を減らしやすいため、チームでの資料作成や情報共有を効率化したい企業に向いています。
ストレージ容量はGmailなど各種Googleサービスと共有され、「Business Starter」では1ユーザーあたり30GB、「Business Standard」では2TBまで利用可能です。また、ファイルやフォルダごとに閲覧・コメント・編集権限を設定できるほか、対象のアカウントでは共有相手のアクセス権に有効期限を設定できます。共有後に権限を取り消すことも可能です。
3. セキュアSAMBA
セキュアSAMBAは、有料プランでユーザー数無制限の料金設計を採用しており、利用人数が多い企業でもコストを見通しやすい国産クラウドストレージです。
容量課金型を採用しており、ユーザー数が増えても料金が変わりにくいため、全社規模で導入しやすい点が特徴です。部署追加やアカウント増加が発生しやすい企業でも、コスト管理を行いやすくなります。また、Windowsのエクスプローラーに近い操作感を採用しているため、ITツールに不慣れな社員でも比較的スムーズに利用しやすい設計です。
さらに、共有リンクへのダウンロード回数制限や自動バージョン管理にも対応しています。アクセス制御や誤削除対策を行いながら、コストを抑えてファイル管理環境を整備できるのも特徴です。
出典：セキュアSAMBA
4. Box
Boxは、セキュリティ要件が高く、社内外でのコンテンツ共有や外部協業を重視する企業向けのオンラインストレージです。Businessプランではストレージ容量が無制限となっており、多くのファイルを一元管理しやすい点が特徴です。
また、データは転送時・保存時の両方で暗号化されているほか、共有リンクのパスワード設定や有効期限設定にも対応しています。ファイル単位で細かくアクセス制御を行えるため、社外メンバーとの共同プロジェクトにおいても情報漏洩リスクを抑えやすくなります。さらに、Microsoft 365やSlack、Salesforceなど1,500種類以上の外部アプリケーションと連携可能です。
出典：Box
5. Fileforce
Fileforceは、ファイルサーバーやNASからの移行を想定して設計された法人向けオンラインストレージです。
WindowsエクスプローラーやMac Finderから仮想ドライブとして操作できるため、既存のフォルダ構成や権限設定を活かしながら移行しやすい点が特徴です。操作感が大きく変わりにくいため、社員教育や運用変更の負担も抑えやすいでしょう。
独自のデータストリーミング技術により、必要なデータから読み込む仕組みを採用しており、ローカル容量の消費を抑えながら運用できるのも強みです。さらに、データは国内データセンターで管理されています。料金プランは、ID課金型に加えてユーザー数無制限で利用できるプランも用意されています。
出典：Fileforce
6. OneDrive for Business
OneDrive for Businessは、Microsoft 365に含まれる法人向けオンラインストレージです。WordやExcel、Teams、SharePointと連携でき、ファイル共有から共同編集までを同じ環境内で行えます。
「Microsoft 365 Business Basic」では、1ユーザーあたり1TBのストレージを利用可能です。1ファイル最大250GBまでアップロードできるほか、ローカル環境との自動同期機能にも対応しています。事前に同期したファイルであれば、オフライン環境でも閲覧や編集を継続しやすい点が特徴です。
また、対象のMicrosoft 365環境でCopilotライセンスを利用している場合は、OneDrive上のファイル要約や複数資料の比較といった機能も活用できます。
クラウドサービス「Fleekdrive」を導入し業務の効率化に成功した3つの事例
クラウドサービス「Fleekdrive」を導入し、業務の効率化に成功した3つの事例を紹介します。
- クラウド型ファイル管理で大容量動画の共有を効率化｜パナソニック映像株式会社
- ファイル管理のクラウド化で安全なファイル共有を実現｜株式会社ティーエスアールパブリック
- ファイル管理のクラウド化で10万件超の個人情報を安全に管理｜株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング
Fleekdriveでは、全プランを30日間無料で試せます。以下の事例を参照しながら、自社の業務フローへの適合性を確認し、導入検討の参考にしてください。
1. クラウド型ファイル管理で大容量動画の共有を効率化｜パナソニック映像株式会社
パナソニック映像株式会社では、4K・8K動画など大容量データをハードディスクで受け渡ししており、配送にかかる時間やコスト、ハードディスク追加の負担が課題となっていました。
また、無料クラウドサービス利用による情報漏洩リスクへの懸念も高まっていました。そこでFleekdriveを導入し、共有リンクを活用した動画確認・納品の仕組みを構築。
ブラウザ上で動画を再生できる環境を整えたことで、社内・取引先・外部スタッフとのデータ共有を効率化しました。その結果、大容量ファイルをスムーズに共有できるようになり、ハードディスク配送コストの削減やテレワーク環境での社内情報共有の円滑化にもつながっています。
導入事例：パナソニック映像株式会社
2. ファイル管理のクラウド化で安全なファイル共有を実現｜株式会社ティーエスアールパブリック
株式会社ティーエスアールパブリックでは、自治体や病院向けシステム開発を行う中で、常駐先や在宅勤務など異なる環境からのファイル共有が必要でした。
しかし、従来利用していたサービスの終了や、メール添付による誤送信リスク、容量制限などが課題となっていました。そこでFleekdriveを導入し、公開スペースやファイル配信機能を活用した安全な共有環境を構築。
アクセス権限も細かく設定できるようになり、機密情報を適切に管理できる体制を整えました。結果的に、ブラウザのみでスムーズにファイル共有できるようになり、お客様とのレスポンス向上や、PPAP運用の見直しにもつながっています。
導入事例：株式会社ティーエスアールパブリック
3. ファイル管理のクラウド化で10万件超の個人情報を安全に管理｜株式会社アイ・エス・エス・コンサルティング
株式会社アイ・エス・エス・コンサルティングでは、求職者の履歴書や職務経歴書など、10万件を超える機密性の高い個人情報を管理していました。
しかし、従来のオンプレミス環境では、サーバー保守やセキュリティ対策の負担が大きく、将来的なデータ増加への不安も課題となっていました。そこでFleekdriveを導入し、Salesforceと連携したクラウド管理体制を構築。
求職者データと関連ファイルを紐づけて管理できるようになり、必要な資料へ素早くアクセスできる環境を実現しました。また、ファイル配信機能や権限設定を活用することで、社外との安全なデータ共有を実現しました。あわせて、在宅勤務時には認証サービスと組み合わせて承認済みデバイスのみログインできる環境を整え、リモート業務にも対応しています。
ファイル管理のクラウド化に関するよくある質問
ファイル管理のクラウド化に関するよくある質問に回答します。
- クラウドとNASのどちらがいいですか？
- 法人利用で無料のクラウドサービスを使うリスクはありますか？
クラウドとNASのどちらがいいですか？
重視するポイントによって異なります。社外からのアクセス性や管理負担の軽減を重視するならクラウド、社内での高速なファイル利用を重視するならNASが向いています。
NASは社内ネットワーク内で使いやすい一方、社外から利用する際はVPN設定や通信環境の影響を受ける場合があります。クラウドはインターネット経由でアクセスしやすく、テレワークや拠点間共有にも対応しやすい点が特徴です。大容量ファイルを頻繁に扱う場合は、NASとクラウドのどちらが適しているか、サービス性能や通信環境を踏まえて比較しましょう。
法人利用で無料のクラウドサービスを使うリスクはありますか？
個人向けの無料クラウドサービスを法人業務で利用する場合、セキュリティや管理面でリスクが生じる可能性があります。
無料サービスは手軽に使える一方、アクセス権限の細かな設定や操作ログ管理など、法人利用で重要な機能が十分でない場合があります。情報漏洩が起きた際に閲覧・ダウンロード履歴を追いにくいほか、退職者や異動者の権限見直しが遅れる恐れもあります。
顧客情報や契約書などを扱う場合は、管理機能やサポート体制が整った法人向けサービスを選ぶ方が安全です。
クラウドサービスを活用しファイル管理を効率化しましょう
ファイル管理のクラウド化は、場所や端末に縛られずに情報共有できる環境を整え、業務効率化や管理負担の軽減につなげる方法です。
特に、NASやメール添付中心の運用では、「必要な資料にすぐアクセスできない」「最新版がわからない」といった課題が起こりやすくなります。そのため、自社の業務や利用環境に合ったクラウドサービスを選ぶことが重要です。また、アクセス権限や共有ルールを整理しながら運用することで、情報漏洩や運用混乱も防ぎやすくなります。
Fleekdriveは、約1,000社・30万ユーザー以上に導入されている法人向けオンラインストレージです。ファイルやフォルダごとの細かなアクセス権限設定に加え、IPアドレス制限や自動バージョン管理にも対応しており、ファイル管理のクラウド化を安全かつ効率的に進めたい企業の選択肢となります。
詳しい機能や料金体系は資料で確認できるほか、全プランを30日間無料で試せます。
