タスク管理ができるのとできないのとでは仕事の生産性が大きく変わってきます。ビジネスパーソンは常に複数のタスクをこなす必要に迫られています。自分の抱えているタスクがきちんと管理できていないと、細かな業務を忘れる、タスクの実行スケジュールに無理が出るなどのミスにつながりやすくなります。できるビジネスパーソンとはタスク管理の達人でもあるのです。この記事ではビジネスパーソンなら知っておきたい、タスク管理の方法について紹介します。
仕事を遅らせる原因を考えよう
業務効率をあげるためにはまず仕事がはかどらない原因を考える必要があります。仕事を遅らせる原因は大きく分けて3つあるといわれています。
1つ目は仕事の目的がはっきりしていないことです。最終的な目的がはっきりしていない状態では、何をやったらいいのかわからないまま思いつきで作業をすることになってしまいます。これでは生産性もなかなか上がりませんし、仕事の成果も出ませんよね。タスクを効率的にこなすためには、まず仕事の目的をはっきりさせることが重要です。
2つ目は仕事を進める順序が自分の中で意識できていないことです。タスクの優先順位などがわかっていないと、具体的にどの作業から取りかかったらよいのかわからなくなってしまいます。やるべきことをリストアップし、それに優先順位をつけていけば迷いなくそれぞれの作業に取りかかれます。
3つ目は仕事の途に他のタスクが割り込んでくることです。作業中に上司やクライアントなどから依頼があり、やらなければいけないタスクを中断して他のタスクに対応せざるを得なくなる…というのはありがちな話です。集中力が欠けた状態であれもこれもと手を出さざるを得なくなった結果、どのタスクも中途半端になってしまいます。これもタスク間の優先順位の見直しなどで対応できます。
タスク管理の工夫！皆さんが実践していることとは
実際、日々のタスク管理において皆さんはどのような工夫をしているのでしょうか。全国の社会人100人を対象にアンケート調査を実施しました。
より管理しやすいように工夫している人も多い
- 付箋紙やカラーペンで見やすくしています。（43歳/女性/個人事業主・フリーランス）
- スケジュールと併せて管理することで、進捗状況を把握し、納期に遅れないよう工夫をしています。（44歳/男性/正社員）
- 優先順位を必ず決めて、簡潔にまとめる（23歳/男性/正社員）
- メモ帳に記入し、アプリ等で管理する。（44歳/男性/個人事業主・フリーランス）
- 行っていないのでわからない。（29歳/女性/正社員）
- タスク管理自体を行なっていないので、ありません（31歳/男性/正社員）
質問
タスク管理を行う上での工夫を教えてください
回答結果
フリー回答
アンケート概要
調査地域：全国
調査対象：【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間：2017年06月01日～2017年06月08日
有効回答数：100サンプル
アンケート調査の結果からは、多くの人がタスクリストの作成やタスク同士の優先順位の把握、タスク管理アプリの活用などいろいろな工夫をしながらタスク管理をしていることがうかがえます。しかし、なかにはタスク管理をしていない、あるいはどうやったらよいのかわからないという人もいるようです。
タスク管理が苦手な人もいるかもしれませんが、タスク管理ができるようになれば仕事の効率は確実に上がります。それではタスクを上手に管理する方法としてどんなものが挙げられるのでしょうか？以下具体的に考えていくことにしましょう。
まずはやるべきことを見直す
タスク管理はToDoリストの作成から始まります。やるべきことがわかっていないと正確なスケジュールも立てられませんし、行き当たりばったりで作業することになりがちです。仕事の具体的なスケジュールを立てる前にまずはやるべきことをすべて洗い出し、紙（手帳、メモ帳など）に書いてリスト化していきます。スマホやPCといったデジタルツールを使ってもよいのですが、アナログな方法には、立ち上がりが早い、フォーマットの自由度が高い、操作方法を新しく覚える必要がない、といったメリットがあります。自分に合うやり方は人それぞれで違いますので一概には言えませんが、初心者には紙を使ったタスク管理のほうがシンプルな分だけ続けやすいかもしれません。
タスクを紙に書き出すときは、思いついたことをどんどん書いていくようにします。書いていくうちに忘れていた作業を思い出した場合、メールなどをチェックして頼まれていた仕事を見つけた場合にはそれもリストに加えましょう。最後にリスト全体を見直し、漏れがないかどうかチェックします。
やるべきことをToDoリストの形でまとめると、タスク全体の量や内容を具体的に把握できるようになります。そのことはタスク間の優先順位をつけ、1日のスケジュールを立てるのに役立ちます。
スケジューリングの流れを見直そう！
苦手な人はついつい避けてしまいがちなタスク管理ですが、守るべきお約束を守ればそう難しいものではありません。タスクの洗い出し、タスク間の優先順位づけ、実行計画のスケジューリング。この3つがうまくできれば自ずとタスク管理もできるようになってきます。タスク管理には生まれつきの得意・不得意もありますが、テクニックでどうにかなる部分も多いです。タスク管理の基本を身につけて日々の業務を効率化しましょう。
