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タスク管理の実践方法とコツとは

菅原 輝之 菅原 輝之
2017-08-28 | タスク管理

日々の業務を効率よくこなすためには、複数あるタスクを上手にさばくタスク管理能力が不可欠です。実際の仕事では常に多くのタスクをこなす必要に迫られます。そのため、複数あるタスクを整理し、進行状況を管理する能力がないと業務の効率が著しく下がってしまうのです。タスク管理能力を上げることは、ビジネスパーソンとしての自分の評価アップに繋がります。タスク管理のコツを身につけ、スキルのブラッシュアップを図りましょう。

タスク管理の意味とメリット

ここではスケジュール管理の基本となる方法を簡単に紹介します。
そもそもタスクとは具体的なアクションを伴う作業・課題のことで、具体的には他者から課された仕事・自分でやると決めた仕事のことを指します。通常、ビジネスの世界ではタスクは1つではなく、複数あるのが一般的です。そのため取りかかる順番によってはうまくさばききれない可能性も出てきます。そこで必要となってくる作業がタスク管理です。タスク管理ではタスクの量や手順を管理することで、個々のタスクをスムーズに実行できるようにします。タスクリストを作ってタスクを視覚化する、タスク同士の優先順位を決めるといった行為はすべてこのタスク管理に当てはまります。
タスクリストを作る、手帳に予定を書き込むといったタスク管理作業を普段から行っている人も多いはずです。なかにはこうした作業の持つ意味を深く考えず、なんとなくこなしているという人もいるのではないでしょうか。
タスク管理は仕事を段取りよく進めていく上で大きな意味を持つ作業です。タスク管理がきちんとできていれば、迷うことなく目の前の業務に集中できますし、急なタスクの割り込みにも対応できます。効率よく業務を遂行するためにはタスク管理は欠かせない作業です。目的意識をはっきり持って作業に当たることで、より正確なタスク管理ができるようになるはずです。

詳しくは、「何気なく管理しているかも?タスク管理の意味とは」をご参照ください。

タスク管理の方法とは

タスク管理の方法にはコツがあり、しかも方法自体もパターン化されています。タスク管理が苦手という人は、まず基本的な流れを押さえてしまいましょう。
タスク管理はまずタスクリストを作り、現在抱えているタスクを視覚化するところから始まります。具体的な仕事の段取りを考える前に、まずやるべきことをすべて洗い出し、紙などに書いてリスト化していきます。
こなすべきタスクがすべて把握できたら次にタスクの整理を行います。それぞれのタスクの持つ緊急性・重要性をもとにタスク間で優先順位をつけ、優先順位の高いタスクから並べていきます。いざタスクを実行するときは、この優先順位にしたがってやる順番を決めればよいのです。またタスクリストのなかに2分~3分以内に終わるタスクを見つけた場合は、その場で終わらせるようにします。
ここまでの作業が終わったら、今度は具体的な仕事の段取りを決め、スケジュール化していきます。できあがった作業予定については、情報が分散しないようスケジュール帳などにまとめておきましょう。
あとはこの予定に従ってタスクをこなしていくだけです。もし作業中に新規のタスクが割り込んできたら、優先順位を設定し直し、新しい優先順位にしたがって作業を進めるようにします。

詳しくは、「生産性を高める!タスク管理の方法とは」をご参照ください。

手帳を使ったタスク管理術の紹介

タスク管理に使うツールにはいろいろなものがあります。なかでも古典的な手段ではありますが、手帳を愛用しているという人は多いのではないでしょうか。実は手帳のようなアナログなツールには、フォーマットの自由度が高い、バッテリー切れのリスクがないといったスマホにはないメリットがあります。スマホが発達した現代でも、まだまだ優秀なタスク管理ツールと言えるでしょう。
手帳を使ったタスク管理術で特におすすめなのが、週間レフトタイプの手帳を使う方法です。一般的な週間レフトタイプの手帳は、見開き1ページのうち、左が1週間分のスケジュール表、右がフリースペースというデザインになっています。このフリースペースをタスクリストやメモ用のスペースとして活用するのです。スケジュール帳とタスクリストを同時に参照できる週間レフトタイプの手帳を使えば、スケジュール帳とタスクリストを別個に管理するよりも効率よくタスク管理を進められます。さらにメモ帳をも兼ねるため、スケジュール欄に書き込めなかった詳細な情報も自由に付け加えられます。何冊もノートや手帳を持ち歩かなくても済むので、荷物を減らしたい人にもおすすめです。

詳しくは、「デジタル派さんも注目!タスク管理に手帳を活用しよう」をご参照ください。

メールを使ったタスク管理術の紹介

ビジネス上のやり取りがメール中心という人については、メールの受信箱を使ってタスク管理をするという方法もあります。インターネットが発達した現代では、取引先などとのやり取りがメールで行われるケースも増えています。仕事の依頼がメールで来ることも少なくなりません。
そこで編み出されたのがメールの受信箱をToDoリスト代わりに使うというタスク管理術。メールを受け取ったら受信箱のメールを分類し、仕事の関係ないメールは別のフォルダに移します。もし仕事のメールであれば、それをタスクとして処理し、処理が終わったらメールを処理済みフォルダに移します。最終的に受信箱の中身が空になれば、1日にこなすべきタスクは終了ということになります。
ただし、メールの受信箱をタスクリストとして使う方法にはデメリットもあります。それは仕事以外のメールも大量に来てしまう可能性があることです。メールによっては、件名からタスクの内容をすぐには把握できないケースもあります。
もしメールツール単体でタスク管理をすることに不安があるのなら、ToDoリストアプリを使うのがおすすめです。こうしたアプリには、受信したメールをそのままアプリのToDoリストにできる機能がついていることがあります。もちろん手動入力も可能です。

詳しくは、「ビジネスに必須なツール!「メール」を使ったタスク管理方法」をご参照ください。

実際にどんなタスク管理がされているのか

仕事を段取りよく進めるためのカギともいえるタスク管理ですが、実際皆さんはどのような手順で作業を進めているのでしょうか。全国の社会人100人に訊きました。

スマホに手帳、ツールを賢く使ってタスク管理

・メモ帳などに書いてから、パソコンで管理するようにしています(35歳/男性/正社員)
・すでに終わった作業はどんどん「作業済み」として仕分けしておく。(42歳/男性/正社員)
・知人からアプリを勧められたが、やはり紙が一番だと思う。特に付せんは順番入替えもできるので最強だと思う。(43歳/女性/正社員)
・やるべきことをリスト化し、優先順をつけて並べておく。終わったものから削除する。(32歳/女性/正社員)
・オーソドックスだが、手帳に書き込んでいる。スマホのアプリなども試したことはあるが、最終的にはこの方法に落ち着いた。自分の手で書くことが頭の中の整理と記憶に役立っている。(30歳/女性/派遣社員)
・スマホやパソコンから、Todoistというツールを使用している。記述の自由度も高く、作業を細かく分類してTodoリストを作ることが可能。(35歳/男性/個人事業主・フリーランス)

【質問】
あなたが実践しているタスク管理の方法を教えてください。

【回答結果】
フリー回答

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年06月01日~2017年06月08日
有効回答数:100サンプル

優先順位をつける、タスクリストを作る、といった基本を実践している人が目立ちました。またスマホのアプリや手帳といったツールを上手く活用している人も多いようです。方法は人それぞれではあるものの、みなさん試行錯誤しながらタスク管理をしている様子がうかがえる調査結果となりました。

タスク管理がうまくできない人へのアドバイス

タスク管理の得意・不得意には生まれつきの性格なども関係しています。特に意識しなくてもできてしまう人もいれば、苦手な人もいるのが現状です。しかし、タスク管理能力は仕事をこなすうえでは必須です。タスク管理ができないことで「仕事ができない人」扱いされてしまう可能性もゼロではありません。
幸いタスク管理にはテクニックや慣れで乗り切れる部分もたくさんあります。「タスク管理がうまくできない」という人は、日頃のタスク管理のやり方を見直して改善できるところがないかどうかを探してみましょう。
特に徹底的に意識したいのが、タスクの洗い出し、期限設定、実行計画の作成というタスク管理における3つの基本ステップです。
最初にやるべきタスクをすべてリスト化し、そのうえでそれぞれのタスクに優先順位をつけていきます。この優先順位はタスクの緊急度・重要度のほか、タスクの性質によっても変わってきます。たとえば、上司からの頼まれごとや社内の雑用は一見緊急度・重要度が低いように見えますが、意外に優先順位は高めです。
タスクの優先順位が決まったら、それぞれのタスクに本来の期限よりも早い仮の締め切りを設定します。
最後にタスクの優先順位や締め切りを考えつつ、それを具体的なスケジュールのなかに落とし込んでいきます。これらの決められた手順を踏んでいるうちに、次第にタスク管理のスキルが上がってくるのを実感できるはずです。

詳しくは、「見直すべきポイントは?タスク管理ができる人・できない人の差」をご参照ください。

まとめ

日々の業務では常に複数のタスクを抱えながら行動することになります。このときタスク管理ができていないと、仕事の優先順位がわからない、結果的に納期に遅れるなど仕事に支障が出てしまうことも少なくありません。タスク管理能力には生まれつきの才能もありますが、ほとんどの部分についてはパターン化されています。自分に合ったタスク管理のやり方やツールを見つけ、業務の効率化に役立てましょう。

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