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メールの容量が大きい時の対処法まとめ

菅原 輝之 菅原 輝之
2017-09-21 | メール容量

メールは手軽なデータのやり取り手段ではありますが、添付ファイルの大きさによってはうまく送受信できないことがあります。これはメールの送受信サイズに制限があるためです。添付ファイルの容量が大きすぎる場合、相手とスムーズにデータをやり取りするためには送信側で工夫が必要になります。そこで、このコラムでは送りたい添付ファイルが大容量になってしまったときの適切な対策について解説します。

容量が大きいファイルが送れないのはなぜ?容量制限って?

メールの送受信サイズには制限があり、一定以上のデータ容量を持つメールを受信できないようなシステムになっています。
メールの容量制限は使っているプロバイダやフリーメールのサービスによって異なりますが、大手フリーメールサービスでは25MBが上限として設定されていることが多いです。会社のメールを利用している人の場合、3MBまでしか受信できないこともあります。こうしたことから、ビジネスシーンにおいては添付ファイルの容量を2MB以下にするのがマナーとされています。もし添付ファイルの容量が2MBを超えてしまうような場合、何らかの方法でファイルサイズを小さくするか、メール以外の手段で相手とファイルの受け渡しをすることを考える必要があります。

手軽にできる対処法!容量を抑えてメールを送る

「使い慣れたメールの添付ファイルで大容量ファイルを送りたい」という人におすすめなのが、添付ファイルのサイズを小さくして2MB以内に押さえる方法です。
手軽にできる方法としてはデータの圧縮があります。圧縮とは特定の操作によってもともとの内容を保持したまま、データの量だけを減らすことです。圧縮されたデータは相手側で解凍(展開)することで元の状態に戻すことができます。ZIPやLZHといった形式にファイルを圧縮すればファイルサイズを簡単に小さくできますし、複数のファイルも1つにまとめることができます。
また、容量が大きくなりがちな写真などの画像データについてはフォトショップやペイントなどの画像ソフトを使って解像度を下げたり、画像そのものを縮小したりすることでデータ容量の節約が可能です。画像の画質を落としても問題ない場合、画像サイズにこだわらない場合はこちらの方法もおすすめになります。

クラウドサービスを活用して送る方法!

手軽に使えるデータの圧縮ですが、相手方の環境によっては圧縮ファイルを開けないこともあります。たとえば、Windows同士ならZIP同士のやり取りが手軽ですが、MacユーザーにZIPファイルを送ってしまうと文字化けを起こす可能性があります。また、音楽データや映像データなどデータの種類によっては、ZIP形式などに圧縮してもそんなに容量が減らないケースもあります。
そこで便利なのがクラウドサービスを使ったデータの受け渡しです。大容量のデータのやり取りが楽にできるうえ、スマホやタブレット端末からでも使えます。クラウドサービスでは、クラウドサーバーに一度ファイルをアップロードしたうえでダウンロードURLを相手方に渡し、そこからデータをダウンロードしてもらうだけでデータのやり取りができます。同じクラウドサービスを利用している場合はサービス上で直接データを共有することも可能です。具体的なサービスとしてはGoogle ドライブやOneDrive、fleekdriveなどがあります。

ファイル転送サービスを活用して送る方法!

大容量データをやり取りする方法としては、ファイル転送サービスを使うという方法もあります。クラウドサービス登場以前から使われていた比較的歴史のあるやり方です。
ファイル転送サービスは大容量のファイルをウェブサイト上にアップロードし、そのときに発行されたリンクを相手に通知して、そこからデータへのアクセスやダウンロードをしてもらうというものです。大容量ファイルを圧縮などの加工なしにそのまま送ることができます。
データの保管期限があるなどいくつか注意点がありますが、メールの添付ファイルと同じような感覚で使用できるのはメリットと言えます。サービスによっては会員登録不要、利用料不要で使えるものもあります。無料プランでも100MB~300MBくらいのファイルなら送れることが多いですし、サービスによっては50GBの大容量ファイルを送れるものもあります。具体的なサービス名としては、データ便やGigaFile便などが挙げられます。

クラウドサービスVSファイル転送サービス!主流なのはどっち?

大容量データのやり取りに便利なクラウドサービスとファイル転送サービス。実務上はどちらが人気なのでしょうか。全国の働く男女を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
メールでは容量制限に引っかかってしまうような大きなデータを送信したい際、次のうちどちらの方法を選びますか?

【回答結果】
クラウドサービス:47
ファイル転送サービス:53

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年07月06日~2017年07月13日
有効回答数:100サンプル

クラウドサービス派、ファイル転送サービス派はほぼ同数!

クラウドサービス派とファイル転送サービス派がほぼ同数、人気が2分される結果となりました。まずはクラウドサービスと答えた人の声を紹介しましょう。

・共有が楽で何人ともやりとりができるから。(25歳/女性/正社員)
・google driveやdropboxなど、セキュリティが高いことと、相手にリンクを送付しやすいためにクラウドサービスを使うことが多いです。(24歳/女性/正社員)
・SSLなどの暗号化によるセキュリティの高さ、またアクセス制限やアクセスログなどの対策もあり、より安全だと思うので。(38歳/男性/正社員)

セキュリティの高さや複数人での共有のしやすさなど、高機能なサービスが人気の秘密のようです。一方、ファイル転送サービスと答えた人はどうでしょうか。

・無料のファイル転送サービスがあるので。(39歳/女性/パート・アルバイト)
・殆どのサービスが会員登録が不要で、パスワードもかけられるからです。(47歳/男性/正社員)
・受信者がクラウドサービスを理解していないケースがあるので(34歳/男性/正社員)

会員登録なしで使える手軽さや相手を問わずファイルを送れることなど使い勝手の良さが評価されているようですね。
今回の調査結果からは、クラウドサービス、ファイル転送サービス、どちらにもメリットがあることがうかがえます。データの内容や送信先のPCスキルなどによって使い分けるのもよいかもしれませんね。

扱いやすさや相手の希望を考慮した対策を!

メールの添付ファイルで送ろうとするとそのままの状態では送れない、もしくは送ると相手を困らせるおそれのある大容量データファイル。送信先と気持ちのよいコミュニケーションを続けるためにも扱いには気を遣いたいところです。大容量データファイルのやり取り方法としては、データサイズを縮小してメールの添付ファイルにする、クラウドサービスを使う、ファイル転送サービスを使うなどいくつかのやり方があります。データの扱いやすさややり取りをしている相手の希望も考え、最適な方法を探してみましょう。

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