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ファイル共有サービスのメリットまとめ!オンラインストレージを積極的に使おう!

石部 智則 石部 智則
2017-07-14 | ファイル共有

オンラインストレージとはインターネット上にあるデータ保管庫のこと。インターネット環境さえ整っていれば、パソコン・モバイル端末問わず必要なデータにいつでもアクセスできます。しかも共有機能があるため、複数人でデータを共有する必要があるときにも役立ちます。モバイル端末で仕事のデータを扱う、プロジェクトチーム内でファイル共有をするといった作業がスムーズに進みます。ここではそんなオンラインストレージの魅力に迫ります。

ビジネスパーソンに聞く!ファイル共有サービスの利用状況

オンラインストレージのようなファイル共有サービスは、比較的新しく登場したサービスです。実際、オンラインストレージの活用を推奨している職場はどれくらいあるのでしょうか。全国の男女を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
あなたの会社ではファイル共有サービス(オンラインストレージ)の利用に積極的ですか?

【回答結果】
はい:36
いいえ:114

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【年齢】20 – 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年04月27日~2017年05月04日
有効回答数:150サンプル

消極的な職場が多いその訳は?

調査の結果、まだオンラインストレージの活用には消極的な企業や団体も多いことがわかりました。

・基本的にファイル共有をしないと仕事にならないので(31歳/女性/正社員)
・私の会社ではファイル共有サービス(オンラインストレージ)の利用に積極的です。(58歳/男性/正社員)
・主な仕事が、この共有ファイルを使用した作業になるので、とても重要で積極的です。(32歳/女性/個人事業主・フリーランス)

すでに「オンラインストレージがないと仕事にならない」という職場もある一方で、「導入する予定がない」「あまり積極的には使いたくない」という職場も。

・個人情報を扱うことも多い為、セキュリティの面で不安があるから。(42歳/男性/個人事業主・フリーランス)
・一部の案件では、オンラインストレージを使っています。セキュリティや情報の漏れを心配する声も聞かれています。(31歳/女性/アルバイト)
・ファイル共有サービスの利用に積極的ではありません。おそらく、コストが問題です。(32歳/男性/正社員)

このように、コストやセキュリティといった点を不安視する人もいるようです。どちらも企業にとって重要な部分であるだけに、多くの職場が慎重になるのは仕方のないことかもしれません。

アンケートの結果、オンラインストレージに対して消極的な意見が多いことが分かりました。
たしかにこれらのデメリットは払拭しておきたいですよね。
この点については、セキュリティとコストバランスを突き詰めたビジネス向けオンラインストレージサービスを利用することで、オンラインストレージが持つ利便性の高さを最大限に利用でき、業務効率を劇的に改善してくれる可能性を秘めています。

オンラインストレージの導入にはどんなメリットがあるのか、以下具体的に見ていきましょう。

アクセスできるデバイスの自由度

1つめのメリットは、パソコンはもちろんモバイル端末からもオンラインストレージ上のデータを利用できることです。各デバイスのOSの違いによる影響も受けません。

いちいちパソコンからデータを移行しなくても、モバイル端末を含む各デバイスからWeb上にアップロードしたデータに直接アクセスできます。データを各デバイスに保存する必要もないため、万が一スマートフォンやタブレットを紛失してもデータ流失を防げます。添付メールなどで各デバイスにファイルを送るよりも、安全にデータを管理できるのです。また、インターネットがつながる環境であれば、社外でも簡単にデータを引き出すことができます。取引先でタブレットを使ってプレゼンをする、出張先で仕事をするといった作業も簡単です。しかもデータの変更内容は自動的に同期されますので、どこにいても常に最新の状態のファイルを利用できます。

取引先など社外とのやりとりが円滑に

2つめのメリットは、社内ネットワーク外からでも簡単にアクセスできることです。社内ネットワークを利用したファイル共有では、セキュリティの高さと引クやモバイル端末からもデータにアクセスできる利便性も魅力です。気になるセキュリティの問題については、高度なセキュリティ機能を持つ法人向けのサービスを活用することである程度クリアできます。ファイルの共有や受け渡しの円滑化で業務の効率化を図りたいビジネスパーソンにおすすめです。

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