取引先などで急にグラフなどのデータを相手方に見せる必要が出てきた、外出でまめに仕事関係の情報を確認したい……。そんなときに、毎日の業務で使うパソコンとスマートフォンの間でファイルを共有できたら便利ですよね。必要なときに備えてデータを持ち歩くことができれば、日々の業務効率もアップします。ここでは、データ転送アプリやオンラインストレージを使って、スマートフォン・パソコン間でファイルを共有する方法を紹介します。

スマホを業務に取り入れている人の割合は？

日々の業務で、スマートフォンをファイル共有の手段として使っている人はどれくらいいるのでしょうか。全国の男女を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
業務でのファイル共有の手段にスマホを使っていますか？

【回答結果】
はい：32
いいえ：118

【アンケート概要】
調査地域：全国
調査対象：【年齢】20 – 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間：2017年04月27日～2017年05月04日
有効回答数：150サンプル

落とし穴がある？スマホの利用には慎重な人が多い

調査の結果、意外にもスマホを使うことに慎重な人が多いことがわかりました。ここではまず、スマートフォンを活用している人の声から見てみることにしましょう。

  • 社員用のスマートフォンがあるためデータの共有を行っています。（54歳/男性/公務員）
  • 今はデータでのやり取りが多く、みんなが持っているスマホにデータを送っていつでも情報が見られるようにしている。（33歳/女性/正社員）

携帯性に優れたモバイル端末は、データを共有するには便利なようです。一方、質問に「いいえ」と答えた人についてはどうでしょうか。

  • スマホはセキュリティに不安があるから（27歳/男性/正社員）
  • 原則として会社で配られるパソコン以外を使用してはならないことになっている。（32歳/女性/正社員）
  • スマホではプライベート使用が中心であるためデータ共有はできるだけしないようにしています。（43歳/女性/個人事業主・フリーランス）

社内ルールで禁止されている、私物のスマートフォンを業務に使うのはセキュリティ上心配といった意見が寄せられました。

スマートフォンを使ったデータ共有にはセキュリティという点に関してはリスクもあるようです。ただ、必要なときにすぐにデータを見られるというメリットは大きいですよね。

スマートフォンでファイルを共有するならアプリの利用が便利です。実際、仕事で使えるファイル共有アプリにはどのようなものがあるのでしょうか。以下詳しく見ていくことにしましょう。

ファイル転送サービスの利用は比較的簡単

画像など容量が大きいファイルや大量のデータをやり取りするなら、ファイル転送サービスを使うのが手軽です。Webサイト経由で相手のメールアドレスにファイルを送れるサービスのほか、ファイル送受信に特化したスマートフォン用アプリもあります。

ファイル転送サービスを使うメリットは、各デバイス間で簡単にデータの移動ができることです。送信側でアップロードしたデータを、受信側がダウンロードするだけでデータの共有ができます。SSL暗号通信を採用していたり、パスワードをかけられたりするサービスを選べば、セキュリティの面でも安心できます。

一方ビジネスユースの場合、デメリットもあります。転送したデータに保管期限がある、社内でファイル共有状況を監視できないなどです。また、複数人で常に最新の状態のファイルを共有できないのもウィークポイントといえるでしょう。

これは使える！ファイル共有アプリ3選！

Pushbulle

複数のデバイス間で、スムーズにファイルの共有・転送ができるアプリです。PCとスマホで同時作業をしているときに、ストレスなく作業している端末を切り替えられます。

Send Anywhere

インターネット環境さえあれば、デバイスを問わずデータの送受信ができるアプリです。2回目以降の送信はワンタップでできる手軽さが魅力です。

Xender

利用環境に関係なく、ファイルのやり取りができるのが特徴です。デバイス自身がWiFiホットスポットになるため、インターネット環境なしでもファイルの送受信ができます。しかもWiFiを利用しているのでデータの転送速度も高速です。

相性を考慮！AndroidとiOSの共有方法

ファイル共有するときにスマートフォン・パソコン間で直接データのやり取りをするのではなく、オンラインストレージを使う方法もあります。

そこでファーストチョイスとして考えられるのが、AndroidならGoogle社のGoogleドライブ、iPhoneならApple社のiCloudです。これはそれぞれのスマートフォンの利用開始時にGmailアカウントやAppleIDといったサービスを利用するのに必要なアカウントがすでに作成し終わっているためです。新しくアカウントを取得しなくても、すぐにオンラインストレージにデータをアップロードできます。容量や機能に制限のある個人向けなら毎月の利用料金も発生しません。アップロードしたデータは、サービスのアカウントを持つ複数人で共有できます。また、ファイルを送りたい相手に簡単にダウンロードしてもらうこともできます。

オンラインストレージは他にもいっぱい！

OneDrive

Microsoft社が提供しているだけあって、Wordなどの「MicrosoftOffice」との相性が良いのが魅力。ビジネス関係のデータのやり取りに力を発揮してくれます。

Dropbox

オンラインストレージの草分けとなったサービスの1つです。利用者の多い定番サービスだけに連携アプリも多く、使いやすいです。

Fleekdrive

ビジネス用に開発されたオンラインストレージで、ビジネスに使える機能が多く揃っているのが特徴。ファイルを複数人で一斉に共同編集することができたり、リアルタイムでコミュニケーションを取れるチャット機能があったりします。

まとめ

スマートフォンを使ったファイル共有には、主にファイル転送サービス（アプリ）とオンラインストレージという2つの手段があります。そのうち仕事で利用するのであれば、社内でサービスの利用状況を管理できるオンラインストレージがおすすめです。特に有料の法人用サービスであれば、ログ機能などのセキュリティ関連の機能も充実しているため、モバイル端末を社外で使ったような場合でも安全にデータを管理できます。

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