近年、情報漏洩事故の多発やPPAP廃止の流れを受け、企業における社外へのファイル共有に関するセキュリティガバナンスはかつてなく厳格化されています。しかし、現場が抱える課題はこうしたセキュリティ対応による負荷にとどまりません。商習慣や企業ごとに異なるルール・手法への対応、さらには属人化した業務フローによる負担が重なり合うことで、結果として社外との「安全で効率良いファイル共有」が成立していない可能性があります。そこで株式会社Fleekdriveは、社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員を対象に「社外へのファイル共有業務の実態に関する調査」を実施しました。

Contents

調査サマリー

  • 社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員の半数以上が、業務において、社外とファイルを「週に数回以上」共有している
  • 社外とファイルを共有する際に現在最も頻繁に利用している手段は「メール」、次いで「クラウドストレージ」
  • 社外とのファイル共有業務で発生している手作業やアナログな社内ルールのトップ3は、1位「ファイルのパスワード設定とパスワードの別送」、2位「宛先や送信ファイルの目視チェック」、3位「ファイルのPDF化やフォーマット変換」
  • 会社員の半数以上が、過去1年間に社外とのファイル共有において、アナログな手法や非効率なルールが原因でミスやヒヤリハットを経験しており、その内容で多く挙げられたのは「誤った宛先への送信」や「誤ったファイルの送信」
  • 社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員の8割弱が、今後のDX投資や業務改善において「社外とのファイル共有プロセス全体」の自動化・システム化を進める必要性を感じている
  • 会社員の8割以上が、社外ファイル共有における手作業がツールにより自動化された場合、1週間あたりの業務時間の削減を見込んでおり、さらに会社員の3人に1人以上は、「1時間以上」業務時間が削減できると考えている

調査概要

  • 調査期間：2026年6月10日～6月11日
  • 調査方法：インターネット調査
  • 調査対象：社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員（20代～50代の男女）
  • 調査人数：331名
  • モニター提供元：RCリサーチデータ
    ※回答比率は小数点第二位を四捨五入しているため、回答比率の合計は100.0%にならない場合があります。

社外へのファイル共有業務の実態に関する調査

社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員の半数以上が、業務において、社外とファイルを「週に数回以上」共有している

まず、「自身の業務において、社外（取引先やパートナー等）とファイルを共有する頻度はどのくらいか」を尋ねる設問への回答では、1位が「月に数回」で29.3%、2位が「週に数回」で26.9%、3位が「毎日」で14.5%、4位が「1日に複数回」で11.8%という結果になりました。「月に数回」という回答が最も多いものの、2位から4位の各回答の比率を合計すると53.2%となり、この結果から、社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員の半数以上が、業務において、社外とファイルを「週に数回以上」共有していることがわかりました。

社外とファイルを共有する際に現在最も頻繁に利用している手段は「メール」、次いで「クラウドストレージ」

次に、「社外とファイルを共有する際、現在最も頻繁に利用している手段は何か」を尋ねる設問への回答では、1位が「メール（パスワード付きZipなども含む）」で44.4%、2位が「クラウドストレージ（Google Drive、OneDrive、Boxなど）」で27.5%、3位が「社内ファイルサーバからのダウンロードURLの提供」で15.1%という結果になりました。この結果から、社外とファイルを共有する際に現在最も頻繁に利用している手段は「メール」、次いで「クラウドストレージ」であることが明らかになりました。

社外とのファイル共有業務で発生している手作業やアナログな社内ルールのトップ3は、1位「ファイルのパスワード設定とパスワードの別送」、2位「宛先や送信ファイルの目視チェック」、3位「ファイルのPDF化やフォーマット変換」

続いて、「社外とのファイル共有業務において、現在発生している（行っている）手作業やアナログな社内ルールはあるか」を尋ねる設問への回答では、1位が「ファイルのパスワード設定とパスワードの別送」で34.7%、2位が「宛先や送信ファイルの目視チェック」で33.5%、3位が「ファイルのPDF化やフォーマット変換」で32.3%という結果になりました。この結果から、社外とのファイル共有業務で発生している手作業やアナログな社内ルールで最も多いのは、「ファイルのパスワード設定とパスワードの別送」であることが判明しました。

会社員の半数以上が、過去1年間に社外とのファイル共有において、アナログな手法や非効率なルールが原因でミスやヒヤリハットを経験しており、その内容で多く挙げられたのは「誤った宛先への送信」や「誤ったファイルの送信」

また、「過去1年間に、社外とのファイル共有において、アナログな手法や非効率なルールが原因でミスやヒヤリハット（インシデント一歩手前）を経験したことはあるか」を尋ねる設問への回答では、1位が「ミスやヒヤリハットを経験したことはない」で45.3%、2位が同率で「誤った宛先への送信」と「誤ったファイルの送信」で21.8%という結果になりました。この結果から、「ミスやヒヤリハットを経験したことはない」という回答が最も多い一方で、会社員の半数以上が、過去1年間に社外とのファイル共有において、アナログな手法や非効率なルールが原因でミスやヒヤリハットを経験しており、その内容で多く挙げられたのは「誤った宛先への送信」や「誤ったファイルの送信」であることがわかりました。

社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員の8割弱が、今後のDX投資や業務改善において「社外とのファイル共有プロセス全体」の自動化・システム化を進める必要性を感じている

次に、「今後のDX投資や業務改善において、『社外とのファイル共有プロセス全体（権限付与、承認、システム連携など）』の自動化・システム化を進める必要性を感じるか」を尋ねる設問への回答では、1位が「やや必要性を感じる」で47.7%、2位が「非常に必要性を感じる（すでに計画・検討している）」で28.7%、3位が「あまり必要性を感じない」で19.6%という結果になりました。1位と2位の各回答の比率を合計すると76.4%となり、この結果から、社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員の8割弱が、今後のDX投資や業務改善において「社外とのファイル共有プロセス全体」の自動化・システム化を進める必要性を、程度の差こそあれ、感じていることが明らかになりました。

会社員の8割以上が、社外ファイル共有における手作業がツールにより自動化された場合、1週間あたりの業務時間の削減を見込んでおり、さらに全体の3人に1人以上は、「1時間以上」業務時間が削減できると考えている

調査の最後、「社外ファイル共有における手作業（通知、承認、権限管理、PDF変換など）がツールにより自動化された場合、1週間あたりどの程度の業務時間が削減されると思うか」を尋ねる設問への回答では、1位が同率で「1時間～3時間未満」と「30分未満」で24.2%、3位が「30分～1時間未満」で21.2%という結果になりました。本調査結果をみると、会社員の8割以上が、社外ファイル共有における手作業がツールにより自動化された場合、1週間あたりの業務時間の削減を見込んでおり、さらに会社員の3人に1人以上は、「1時間以上」業務時間が削減できると考えていることがわかりました。

まとめ

今回の調査により、社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員の半数以上が、業務において、社外とファイルを「週に数回以上」共有しており、社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員が、その際に現在最も頻繁に利用している手段は「メール」、次いで「クラウドストレージ」であることが明らかになりました。また、社外とのファイル共有業務で発生している手作業やアナログな社内ルールのトップ3は、1位「ファイルのパスワード設定とパスワードの別送」、2位「宛先や送信ファイルの目視チェック」、3位「ファイルのPDF化やフォーマット変換」であり、過去1年間に社外とのファイル共有において、半数以上がアナログな手法や非効率なルールが原因でミスやヒヤリハットを経験しており、その主な内容は「誤った宛先への送信」や「誤ったファイルの送信」であることがわかりました。

尚、社外へのファイル共有を通じた業務に携わっている会社員の8割弱が、今後のDX投資や業務改善において「社外とのファイル共有プロセス全体」の自動化・システム化を進める必要性を感じており、会社員の8割以上が、社外ファイル共有における手作業がツールにより自動化された場合、1週間あたりの業務時間の削減を見込んでおり、さらに会社員の3人に1人以上は、「1時間以上」業務時間が削減できると考えていることが判明しました。

本調査で明らかになった、社外とのファイル共有における手作業（パスワード設定や目視チェックなど）に起因する誤送信ミスや業務逼迫という課題に対し、株式会社Fleekdriveが提供する「Fleekdrive」は、共有プロセス全体を自動化することで、安全と業務効率向上を両立させる環境を提供します。本サービスは、強固なセキュリティやリアルタイムの共同編集機能に加え、日本企業の習慣に最適化した「高度な権限設定」と「業務自動化」機能を備えた法人向けオンラインストレージサービスです。これらの機能によって現場のアナログな作業をシステム化することで、人為的ミスや非効率を根本から解消し、安全な情報管理と企業の持続的な成長に強力に貢献します。