オンラインストレージは、場所や端末に依存せずファイル共有できる便利なツールとして、多くの企業で導入が進んでいます。一方で、「安全に共有できるのか」「どの方法が最適なのか」といった疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。
本記事では、法人向けオンラインストレージ「Fleekdrive」を提供する株式会社Fleekdriveが、オンラインストレージを活用したファイル共有の仕組みや具体的な方法、メリット・注意点、サービス選定のポイントまでを体系的に解説します。業務効率とセキュリティを両立したファイル共有を実現したい方は、ぜひ参考にしてください。
Contents
オンラインストレージでファイル共有できる？
オンラインストレージを使えば、クラウド上に保存したファイルを社内外の相手と共有できます。共有リンクを発行してURLで送る方法や、共有フォルダを作成して特定のメンバーとやり取りする方法があり、用途に応じて共有範囲や権限を設定できる点が特徴です。
大容量データの受け渡しや共有範囲の管理がしやすく、アクセス制限やリンク無効化などを活用することで、誤送信時の影響も抑えやすい点が特徴です。
オンラインストレージは様々なデータを共有できる
オンラインストレージでは、文書ファイルや画像、動画、音声データ、設計データなど、様々な形式のファイルを共有できます。大容量ファイルにも対応しているサービスが多く、メール添付では送信しにくいサイズのデータもやり取りしやすくなります。
共有方法も柔軟で、特定のユーザーにアクセス権を付与する方法や、共有リンクを発行してURL経由でファイルを渡す方法などがあります。
さらに、サービスによっては、閲覧のみ・編集可能・ダウンロード可否といった細かな権限を設定できます。用途に応じて共有範囲を調整しやすいため、社内外との安全なファイル共有に活用できます。
オンラインストレージの仕組みとセキュリティ
オンラインストレージは、クラウド上のサーバーにデータを保存し、インターネットを通じてアクセス・共有する仕組みです。データはデータセンターで管理されており、複数のサーバーに分散して保存されることで、障害時のリスクを低減しているサービスもあります。
法人向けオンラインストレージでは、通信の暗号化や保存データの暗号化に加え、アクセス権限の管理、IPアドレス制限、多要素認証などに対応しているサービスもあります。ただし、利用できる機能はサービスやプランによって異なるため、業務で扱うデータの重要度に応じて確認が必要です。
ただし、安全性はツールだけでなく運用にも依存します。共有リンクの有効期限設定やパスワード保護、不要になったアクセス権の削除などを徹底することで、より安全なファイル共有環境を構築できます。
オンラインストレージをファイル共有用途で使う方法
オンラインストレージには、複数の共有方法があります。用途や相手に応じて共有方法を使い分けることで、効率的かつ安全なファイルのやり取りができます。単発のデータ受け渡しや継続的な共同作業など、使い方に応じて対応するのがポイントです。
- 共有リンクを発行してURLで送る
- 共有フォルダを作成して特定の相手と共有する
- 共有相手とファイルを管理・編集する
共有リンクを発行してURLで送る
手軽な方法が、共有リンク（URL）を発行して相手に送る方法です。ファイルやフォルダに対して専用のURLを生成し、メールやチャットで共有します。相手は、設定された権限の範囲で閲覧やダウンロードが可能になります。
この方法は、取引先への資料送付や大容量ファイルの受け渡しなど、単発の共有に適しています。メール添付より大容量ファイルを共有しやすく、送信後にリンクを無効化したり、有効期限やパスワードを設定したりできる点もメリットです。こうした機能を活用することで、誤送信時の影響を抑えやすくなります。
共有フォルダを作成して特定の相手と共有する
継続的にファイルをやり取りする場合は、共有フォルダを作成して特定の相手と共有する方法が適しています。フォルダ単位でアクセス権を付与することで、そのフォルダ内のファイルを常に最新状態で共有できます。
たとえば、プロジェクト単位でフォルダを作成し、社内メンバーや外部パートナーを招待すれば、資料のアップロードや更新がリアルタイムで反映されます。都度ファイルを送る必要がなくなるため、作業効率が向上します。また、閲覧のみ・編集可能といった権限設定により、情報管理もしやすくなります。
共有相手とファイルを管理・編集する
オンラインストレージでは、単なる共有だけでなく、サービスによっては複数人でファイルを管理・編集することも可能です。同時編集やコメント機能を使ってリアルタイムにコミュニケーションを取りながら作業を進められます。
バージョン管理機能が利用可能であれば、変更履歴を確認したり、過去の版へ戻したりできます。誤操作や修正ミスがあった場合にも、復元しやすくなる点がメリットです。こうした機能を活用することで、ファイル共有を起点とした業務全体の効率化と品質向上につなげられるでしょう。
オンラインストレージでファイルを共有するメリット5選
オンラインストレージを活用することで、従来のメール添付や社内サーバー中心の運用と比べて、効率性・安全性・運用性の面で大きなメリットがあります。とくに法人利用では、業務スピードの向上とリスク低減の両立が可能になります。
- 大容量ファイルを共有リンクで受け渡しできる
- 格納されたファイルをリアルタイムで確認できる
- 外出先からでも最新データを確認できる
- 管理負担を抑えながら柔軟に運用できる
- BCP・DR対策に備えられる
1. 大容量ファイルを共有リンクで受け渡しできる
オンラインストレージでは、ファイル本体をメールに添付せず、共有リンクを発行して大容量ファイルを受け渡しできます。サービスによっては、動画データやCADデータ、デザイン素材など、容量の大きいファイルも共有リンクを使ってやり取りしやすくなります。
共有リンクを送る形式であれば、ファイル本体を何度も添付・再送する手間を減らせます。容量の大きいデータをやり取りする際の送付負担を抑えやすい点もメリットです。
2. 格納されたファイルをリアルタイムで確認できる
オンラインストレージでは、クラウド上のファイルを共有相手が確認できるため、メールで最新版を送り直す手間を減らせます。資料を更新した場合も、共有先が同じファイルにアクセスできるため、「どれが最新版か分からない」といった混乱を防ぎやすくなります。
とくに、資料の修正や共同編集が頻繁に発生する業務では、リアルタイムでの反映が大きな価値を持ちます。ファイルの差し替えや再送の手間を減らせるため、確認の往復や更新漏れを抑えやすくなります。また、バージョン管理機能と組み合わせることで、変更履歴を追跡しながら安全に運用できる点も重要です。
3. 外出先からでも最新データを確認できる
オンラインストレージはインターネット環境さえあれば利用できるため、オフィス外からでも必要なデータにアクセスできます。営業先での商談中に資料を確認したり、出張先からファイルを修正したりと、場所に縛られない働き方を実現できます。
さらに、サービスによっては、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからもアクセスできるため、急な確認や軽微な修正にも対応可能です。オンラインストレージ側でパスワード設定や多要素認証を利用することで、万一端末を紛失した場合でも、不正アクセスのリスクを抑えやすくなります。
一方で、端末側にログイン情報を保存している場合や認証設定が不十分な場合は、端末からそのままアクセスされる可能性もあるため、端末側のセキュリティ対策も重要です。
4. 管理負担を抑えながら柔軟に運用できる
オンラインストレージは、自社でファイルサーバーを構築する場合と比べて、管理負担を抑えながら利用しやすい点がメリットです。
自社サーバーでは、機器の保守やソフトウェア更新、障害対応などを行うために、管理担当者の工数が必要になる場合があります。一方、オンラインストレージはサービス提供事業者側でインフラ運用や保守が行われるため、社内で対応する設備管理の負担を軽減しやすくなります。
また、サービスによっては、利用人数や保存データ量に応じて容量を柔軟に調整できます。急なデータ増加にも対応しやすく、機器増設やリプレイス計画を都度検討する負担を抑えられる点も特徴です。
このように、オンラインストレージは設備管理や容量調整にかかる負担を抑えながら、利用状況に合わせて運用しやすい環境を整えられます。
5. BCP・DR対策に備えられる
オンラインストレージは、BCP（事業継続計画）やDR（災害復旧）対策の一部としても活用できます。オフィスや社内サーバーが使えない状況でも、クラウド上に必要なファイルを保管しておけば、別拠点や在宅環境からデータを確認しやすくなります。
ただし、導入するだけで対策が完了するわけではありません。重要データの保存ルールやアクセス権限、復旧時の連絡体制などもあわせて整備することで、災害や障害発生時にも業務を再開しやすい環境をつくれます。
オンラインストレージでファイル共有時の4つの注意点
オンラインストレージは利便性の高いツールですが、運用ルールや設定が不十分なまま利用すると、情報漏洩や業務効率の低下につながるリスクがあります。複数人で利用する場合は、ツールの機能だけでなく、共有範囲や管理方法まで事前に決めておきましょう。
- 権限設定ミスで情報漏洩が起こる恐れがある
- 容量不足でファイル共有に支障が出る場合がある
- 通信環境によって同期エラーが発生する可能性がある
- フォルダ整備のルールが定まっていないとファイルが乱雑になる
1. 権限設定ミスで情報漏洩が起こる恐れがある
オンラインストレージでは、ユーザーごとに閲覧・編集・ダウンロードなどの権限を細かく設定できますが、この設定を誤ると本来アクセスできない情報が外部に公開されるリスクがあります。共有リンクを「全体公開」に設定したままにしてしまうケースや、退職者・外部パートナーのアクセス権を削除し忘れるケースは典型的な例です。
また、権限の付与範囲が広すぎると、本来は閲覧のみでよいメンバーまで編集・削除できる状態となり、誤操作によるファイル更新や削除が発生する可能性があります。とくに共有フォルダでは、複数人が同時にアクセスするため、「誤って上書きした」「不要だと思って削除した」といったトラブルも起こりやすくなります。こうしたミスを防ぐには、必要な範囲に限定して権限を付与することが大切です。
2. 容量不足でファイル共有に支障が出る場合がある
オンラインストレージは、契約容量の上限に達すると、新規アップロードや同期が制限され、ファイル共有に支障が出る場合があります。とくに動画や高解像度画像、設計データなどを扱う企業では、想定以上に容量を消費しやすいため注意が必要です。
容量不足を防ぐには、現在の使用量だけでなく、今後どの程度データが増えるかも見込んでおくことが大切です。定期的に保存状況を確認し、不要ファイルの整理や保存ルールの見直しを行いましょう。
あわせて、必要に応じて容量を拡張できるサービスかを確認しておくと、データ量が増えた場合にも対応しやすくなります。
3. 通信環境によって同期エラーが発生する可能性がある
オンラインストレージはインターネット経由でデータをやり取りするため、通信環境の影響を受けます。回線が不安定な環境では、ファイルのアップロードや同期に時間がかかったり、最新データの反映が遅れたりする場合があります。
とくに複数人で同じファイルを扱う場合は、同期タイミングのずれによって、どの更新内容が最新か分かりにくくなることもあります。こうしたトラブルを防ぐには、安定した通信環境を確保するだけでなく、同時編集時のルールや更新手順を明確にしておくことが重要です。
バージョン管理機能を活用できるサービスであれば、誤更新があった場合の確認や復元にも役立ちます。
関連するリスクや対策については「ファイル共有のメリットとデメリット：ビジネス活用法を解説」も参考にしてください。
関連記事：ファイル共有のメリットとデメリット：ビジネス活用法を解説
4. フォルダ整備のルールが定まっていないとファイルが乱雑になる
オンラインストレージはファイルを手軽に保存・共有できる反面、運用ルールを決めずに使い始めると、フォルダ構成が複雑になり、必要なデータを探しにくくなる場合があります。
たとえば、部署ごとに保存場所が異なったり、同じ資料が複数のフォルダに置かれたりすると、「どれが最新版か分からない」「必要な資料が見つからない」といった混乱につながります。利用人数が増えるほど、こうした問題は起こりやすくなります。
整理された共有環境を維持するには、フォルダ階層の考え方やファイル名の付け方、保存・削除のルールをあらかじめ決めておくことが大切です。ツールの機能だけに頼らず、誰でも迷わず使える運用設計を意識しましょう。
ファイル共有に便利なオンラインストレージを選ぶ3つの基準
オンラインストレージをファイル共有目的で選ぶ場合は、容量や価格だけでなく、日常業務で共有しやすいか、安全に運用できるかまで確認することが重要です。とくに以下の3点を比較すると、自社に合うサービスを選びやすくなります。
- 共有機能の使いやすさで選ぶ
- アクセス権限の細かさで選ぶ
- セキュリティ・管理機能の充実度で選ぶ
1. 共有機能の使いやすさで選ぶ
ファイル共有を日常的に行う場合、操作のしやすさは業務効率に直結します。共有リンクの発行手順が複雑だったり、相手側の操作負担が大きかったりすると、現場で使われなくなる可能性があります。
共有機能を確認する際は、送る側・受け取る側・管理者の3つの視点で見ましょう。送る側は共有リンクを短時間で発行できるか、受け取る側は自社や取引先の運用に合った方法で閲覧できるか、管理者は共有リンクの有効期限や公開範囲を管理しやすいかが重要です。
また、前述の注意点にもある通り、共有リンクの管理が不十分だと情報漏洩リスクが高まります。単に操作しやすいだけでなく、安全に共有しやすい設計になっているかも確認しましょう。
2. アクセス権限の細かさで選ぶ
ファイル共有では「誰がどこまで操作できるか」を適切にコントロールすることが不可欠です。権限設定が大まかなサービスでは、不要な閲覧や編集を防ぎにくく、運用ルールが形骸化する可能性があります。
たとえば、部署ごと、案件ごと、外部パートナーごとに閲覧・編集・アップロード・ダウンロード・再共有などの操作範囲を細かく設定できるかを確認しましょう。業務内容に応じて権限を分けられることで、情報共有の利便性を保ちながら、過剰共有のリスクを抑えやすくなります。
さらに、ユーザーごとの権限管理やグループ単位での一括設定ができるサービスであれば、運用負荷を抑えながら、統制の取れた共有環境を維持しやすくなります。
3. セキュリティ・管理機能の充実度で選ぶ
オンラインストレージは社内外でデータを共有するため、利便性だけでなく、安全に運用できるかも重要です。とくに法人利用では、個人の注意に頼らず、組織として情報漏洩を防ぎやすい仕組みが求められます。
通信・保存データの暗号化、多要素認証、IPアドレス制限といった基本的なセキュリティ機能に加え、アクセスログや操作履歴を確認できるかも見ておきましょう。共有後の利用状況を把握できれば、不審なアクセスの早期把握や、トラブル発生時の原因追跡に役立ちます。
また、外部共有の範囲やリンク発行時のルールを管理者側で統制しやすいサービスであれば、担当者ごとの運用差を抑えながら、安全な共有環境を維持しやすくなります。
オンラインストレージを効果的に活用した3つの事例
オンラインストレージは、単なるファイル保管だけでなく「安全かつ効率的に共有する基盤」として多くの企業で活用されています。ここでは、ファイル共有を軸にしながら、実際の課題解決につながった事例を紹介します。
- Webブラウザ上のみでファイル閲覧・共有が可能｜株式会社ティーエスアールパブリック
- セキュアで信頼できるサービスとして選定｜株式会社ネイキッド
- データ共有方法を統一しセキュリティを均一化｜株式会社BlueMeme
1. Webブラウザ上のみでファイル閲覧・共有が可能｜株式会社ティーエスアールパブリック
株式会社ティーエスアールパブリックでは、従来利用していたファイル共有サービスの終了に伴い、新たなサービスの導入が急務となっていました。常駐先や在宅勤務など異なる環境で業務を行う社員も多く、従来サービスの容量制限に加え、メール添付によるファイル共有の誤送信リスクにも課題を感じていました。
Fleekdriveの導入により、Webブラウザ上でファイルの閲覧・共有が完結する環境を構築しました。これにより、常駐先や在宅勤務など異なる環境からでも、ブラウザ上でファイルを閲覧・共有しやすくなりました。さらに、ファイル配信や公開スペースの活用によって、お客様とのやり取りのレスポンスも向上し、安全かつスムーズなファイル共有につながっています。
導入事例：株式会社ティーエスアールパブリック
2. セキュアで信頼できるサービスとして選定｜株式会社ネイキッド
株式会社ネイキッドでは、社外とのファイル共有において「安全性」と「利便性」の両立が求められていました。映像作品では数百GB規模のデータを扱うこともあり、メールや簡易的なファイル共有サービスではスムーズな受け渡しが難しい状況でした。さらに、公開前の企画書や映像素材、研究データなどを扱うため、安全に共有できる環境の必要性も高まっていました。
Fleekdriveの導入により、大容量ファイルも安心してやり取りしやすくなり、外部スタッフやクライアントとのフォルダ共有も効率化しました。さらに、過去のファイル履歴をたどって相互確認しやすくなり、何度もファイルを探したり再送したりする手間の削減にもつながっています。
導入事例：株式会社ネイキッド
3. データ共有方法を統一しセキュリティを均一化｜株式会社BlueMeme
株式会社BlueMemeでは、営業メンバーごとに提案書や見積書などの送付方法が異なっており、メール添付やzip化、無料のファイル共有ツールなど運用が統一されていませんでした。そのため、共有期間やセキュリティ設定もバラバラな状態となっており、お客様へ提供するデータのセキュリティレベルに課題を感じていました。
Fleekdriveの導入後は、「配信」機能を活用して顧客へのデータ共有方法を統一し、提案書や見積書などを安全に共有できる環境を構築しています。さらに、共有期間の設定やPDFセキュリティ機能による編集制限にも対応したことで、データ共有時のセキュリティレベルを均一化できるようになりました。また、誤送信時にも共有解除やファイル差し替えが可能となり、業務効率と安全性の向上につながっています。
導入事例：株式会社BlueMeme
オンラインストレージの共有に関するよくある質問
ここからは、オンラインストレージの共有に関するよくある質問についてお答えしていきます。
- 無料のオンラインストレージを業務で利用する場合のリスクは？
- 無料と有料のオンラインストレージの違いは？
無料のオンラインストレージを業務で利用する場合のリスクは？
無料のオンラインストレージを業務で利用する場合、管理者が共有状況を把握しづらくなり、情報漏洩時の追跡や対応が難しくなるリスクがあります。
無料プランや個人向けサービスでは、法人向けサービスと比べて、アクセス権限の細かな設定、操作ログの確認、管理者による一元管理などが限定的な場合があります。そのため、誰が・いつ・どのデータにアクセスしたかを把握しづらく、トラブルが起きた際の原因調査にも時間がかかります。
また、従業員が会社の許可なく無料ツールを使うと、管理部門が利用状況を把握できないシャドーITの状態になります。共有リンクが残り続けたり、退職者や外部パートナーのアクセス権が放置されたりすると、情報管理上のリスクが高まります。
業務で利用する場合は、利便性だけでなく、管理機能や運用ルールまで含めて慎重に判断することが大切です。
無料と有料のオンラインストレージの違いは？
主な違いは、容量だけでなく、法人利用に必要な管理・セキュリティ機能やサポート体制の充実度です。
法人向けの有料プランでは、サービスによって、アクセス権限の細かな制御、多要素認証、IPアドレス制限、ログ管理などに対応しています。複数人で継続的にファイル共有を行う場合は、こうした機能があることで、安全性と管理のしやすさを高めやすくなります。
また、問い合わせ窓口や管理者向け機能、稼働状況に関する情報提供など、運用面の支援が用意されている場合もあります。一方、無料プランは個人利用や一時的な共有には便利ですが、企業で重要なデータを扱うには、必要な管理機能を満たせない場合があります。
そのため、業務で本格的にファイル共有を行う場合は、価格だけでなく、セキュリティ機能・管理機能・サポート体制まで確認して選ぶことが大切です。
ファイル・データはオンラインストレージで安全に共有・管理しましょう
オンラインストレージを活用すれば、大容量データの受け渡しや社内外との情報共有を効率化しやすくなります。メール添付の手間を減らし、必要な相手と最新ファイルを共有しやすくなる点は、法人利用における大きなメリットです。
一方で、権限設定や共有リンクの管理、フォルダ運用のルールが不十分な場合は、情報漏洩や管理の煩雑化につながるおそれがあります。オンラインストレージを選ぶ際は、使いやすさだけでなく、アクセス権限やセキュリティ・管理機能まで確認することが大切です。
Fleekdriveは、公開期間やダウンロード回数の制限を設定してファイルを共有できるほか、ファイルやフォルダごとにアクセス権限を細かく設定できます。30日間の無料トライアルでは実際の使用感を確認でき、トライアル時の設定を契約後に引き継ぐことも可能です。自社の共有フローに合うかを確かめながら、導入を検討してみてください。
