社内外でのファイル共有に手間を感じ、簡単な方法を探しているという方も多いのではないでしょうか。ファイル共有はやり方によって簡単さが異なるため、それぞれの特徴を把握した上で目的に合った方法を選ぶことが大切です。この記事では、簡単にファイル共有を行う方法について解説します。ファイル共有の手間を省き、業務を効率的に進めたい方はぜひ参考にしてください。

ファイル共有時はどんな作業に時間がかかる？

社内外の相手とファイルを共有する際に手間がかかる作業として、大量のデータの中から必要なものを探すことが挙げられます。また、複数名で同じファイルに変更を加えている場合、誤って古いバージョンを共有してしまうことによる確認や手戻りも手間がかかる作業のひとつです。共有したいファイルの数が多かったり、容量が大きかったりするケースでは、データの転送に時間がかかります。

簡単にファイル共有できるのはどの方法？

ファイル共有の方法には複数の種類があり、それぞれ特徴が異なります。主なファイル共有の方法は次の通りです。

メールでのファイル共有

メールにデータを添付して送る方法では、手軽にファイルを共有できます。ただし、メールに添付できるファイルの件数やデータ容量には制限があるため、多くのファイルを共有する場合には向いていません。データ容量を軽減するための作業や、複数のメールに分けてデータを送る作業に手間がかかります。また、機密性の高い情報を送る際にパスワードの設定を付与する必要があることも、手間がかかるポイントです。

USBメモリでのファイル共有

PCからUSBメモリにデータをコピーし、手渡しをすることによってもファイルを共有できます。USBメモリは使い方が簡単ではあるものの、ファイル共有をする前に、不要なファイルや古いバージョンのファイルがメモリ内に残っていないかどうか確認が必要です。USBメモリは一人ずつ手渡ししてデータをやり取りする必要があり、一度に多人数へファイル共有したい場合には手間がかかってしまいます。USBメモリ自体を紛失してしまうと探す手間が発生するだけでなく、情報流出などのトラブルにつながるため危険です。USBメモリを介して広がるマルウェアなど悪質なプログラムの被害が発生するリスクもあります。

社内サーバやNASでのファイル共有

社内サーバやNASは、ネットワークを通じて保管したデータにアクセスできるツールです。ネットワークに接続された複数の端末でファイル共有ができます。ただし、社内サーバを構築する際は機器やサービスの導入、システムの設定などに手間がかかります。サーバの導入や運用・保守には専門的な知識が必要なため、簡単ではありません。NASの導入時にも、NASと個々の端末をつなげるためのネットワークの設定作業が必要です。

アップロードサービスでのファイル共有

アップロードサービスは、オンラインのサーバ上にデータをアップロードし共有できる仕組みです。アップロード先のURLを相手に知らせるだけでファイルを共有できます。アップロードサービスの注意点は、ファイルをダウンロードできる期限に制限があることです。一定期間内にダウンロードされなかった場合、ファイルを共有するためのURLが無効となります。ファイル共有する相手がダウンロードを忘れてしまった場合などは、再アップロードややり取りの手間がかかります。

オンラインストレージでのファイル共有

オンラインストレージは、クラウド上でファイル共有ができるサービスです。アップロードサービスは一定の期間でデータが削除されてしまいますが、オンラインストレージには期間の制限がありません。PCにデータを保管するような手軽さで、クラウド上のファイルをやり取りできます。また、オンラインストレージの導入には、社内サーバやNASのような専門知識が不要です。データ容量を必要に応じて拡張できる場合もあるため、共有したいファイルの容量や個数が多い場合にも対応できます。

Fleekdriveは企業向けに開発されたオンラインストレージ

Fleekdriveは、簡単にファイル共有ができる企業向けオンラインストレージです。サービスページにアクセスするだけでファイルの閲覧や管理ができます。ビジネスシーンで頻繁に利用されるOfficeファイルやAdobeファイルであれば、ダウンロードやアプリのインストール不要でブラウザから直接内容を確認できます。検索機能や自動アーカイブ機能、バージョン管理機能なども備わっているため、ファイル共有でありがちな手間を省くことが可能です。ファイル共有にはメールやアップロードサービス、オンラインストレージなどさまざまな方法があり、特徴が異なります。多くのファイルを簡単に共有したいなら、オンラインストレージが便利です。

企業向けオンラインストレージFleekdriveには、社内外の相手と簡単にファイル共有するための機能が備わっています。安全で手軽なファイル共有の方法を探している方は、Fleekdriveの導入を検討してみてはいかがでしょうか。