Web会議を行う際、資料共有に手間取ってしまった経験がある方も多いのではないでしょうか。滞りなくWeb会議を進めるには、適切な方法で資料を共有しておくことが大切です。この記事では、Web会議での資料共有をスムーズに行う方法について解説します。社内外の相手とWeb会議をする機会が多い方はぜひ参考にしてください。
Web会議での資料共有でよくある悩み
必要な資料を見つけるまでに時間がかかり、Web会議に遅れそうになることは、よくある悩みの1つです。特に、用意する資料が複数ある場合や、バージョンが異なるファイルがいくつも存在する場合などは、資料探しに時間がかかります。また、資料に記載されている文字や画像のサイズが小さすぎると、画面共有をしても細かな内容が伝わりません。Web会議ツールの操作に慣れていない場合、画面共有に手間取ってしまうこともあります。
Web会議での資料共有の方法
Web会議における資料の共有方法はさまざまです。主な方法として、次のようなものが挙げられます。
メール添付で会議前後に送る
使用するファイルを会議の前後にメールに添付して送れば、資料共有が可能です。会議前に資料を送信しておけば、ゆとりをもってWeb会議に参加できます。ただし、メールの送信後に資料の内容が更新された場合、再共有の手間がかかることがデメリットです。また、メール添付には容量の制限があり、大容量のファイル送信は避けなければいけません。メールによる資料共有には、セキュリティ上のリスクもあります。メールの送信先アドレスや添付ファイルの内容を誤ると、情報漏洩によるトラブルが発生してしまう恐れがあるためです。
資料を画面共有する
多くのWeb会議ツールには、自分が操作するPCに表示されている画面を相手に共有する機能が備わっています。画面共有機能を使用すれば、相手にファイルを送信しなくてもリアルタイムで資料を見せることが可能です。画面共有のデメリットとして、通信環境やPCのスペックによっては動作が遅くなることが挙げられます。また、画面共有では情報量が圧縮されるため、画質が下がって細かな部分が見えにくくなることにも注意が必要です。見せたい資料だけでなく、画面全体が共有されてしまう場合があることも注意すべきポイントです。メールやチャットのやり取り、機密情報を含むファイルなどが誤って映り込んでしまうリスクがあります。
社内サーバの共有フォルダを利用する
社内サーバとは、社内のネットワークからアクセスできるサーバです。社内サーバの共有フォルダを利用すれば、社内のユーザとWeb会議の資料を共有できます。ただし、社内サーバへのアクセス権限は、企業の従業員のみに付与されることが一般的です。そのため、社内サーバの共有フォルダを使う方法は、社外のユーザとのWeb会議には適していません。社内での共有でも、テレワークの従業員の場合は外部環境から社内サーバにアクセスすることになり、不正アクセスなどのトラブルを避けるための十分なセキュリティ対策が必要です。
オンラインストレージを利用する
オンラインストレージとは、クラウドサーバ上でデータを保管できるサービスです。セキュリティ機能が充実したオンラインストレージなら、安全にファイルを共有できます。また、大容量のファイルに対応していることもオンラインストレージの特徴です。メールには添付できない資料であっても、オンラインストレージならスムーズに共有できます。
Web会議での資料共有には「Fleekdrive」が便利
Fleekdriveは、企業向けのオンラインストレージです。Fleekdriveには、Web会議での資料共有に適した次のような特徴があります。
外部のユーザとも資料共有が可能
社内のユーザだけでなく、外部のユーザとも資料共有が可能です。Fleekdriveには、社外のユーザにファイルを安全に共有するセキュリティ機能が備わっています。Fleekdriveでファイルを共有すれば、画面共有ではなく、相手のローカル端末上で資料を見てもらいながらWeb会議を進められます。画質やPCの動作速度に悪影響を与えずに外部のユーザと資料を共有できることが、Fleekdriveを利用するメリットです。
検索性に優れており目的の資料をすぐ探せる
Fleekdrive上に保存したデータは、ファイル名や文書に含まれる文字列をもとに検索できます。ANDやOR、NOTなどの条件で目的の資料を見つけ出し、すぐに共有することが可能です。
自動で資料のバージョン管理が行える
Fleekdriveに同名のファイルがアップロードされた場合、自動的にバージョン管理が行われます。最新のファイルを共有するために、中身を確認する手間がかかりません。
Web会議での資料共有はオンラインストレージでスマートに行おう
Web会議での資料共有する方法は、メール添付や画面共有などさまざまです。オンラインストレージを使えば、目当てのファイルを手早く見つけ、社外の相手にも安全に共有できます。Web会議の機会が多い方は、オンラインストレージを活用してスマートに資料共有をしましょう。
