2022年1月より、改正された電子帳簿保存法が施行されています。宥恕期間が終了し、本格的な義務化が始まる2024年1月までに、電子取引でのやり取りにも対応した文書管理体制を整えることが必要です。改正電子帳簿保存法に対応した文書データ管理を行うには、書類の3区分やそれぞれの保存要件について把握しておくことが求められます。今回は、電子帳簿保存法によって定められる3種類の保存要件と、その違いについて詳しく解説します。
電子帳簿保存法の3つの区分
電子帳簿保存法では、国税に関する書類を下記の3つに区分します。
電子帳簿等保存
「電子帳簿等保存」とは、会計ソフトや請求書発行システムなどを介して、電子的に作成された帳簿・書類を電子データのまま保存することです。具体的には、以下のような書類が対象となります。
- 仕訳帳、総勘定元帳、売上台帳などの「国税関係帳簿」
- 「国税関係書類」のうち、貸借対照表、損益計算書などの「決算関係書類」
スキャナ保存
「スキャナ保存」とは、相手から受け取った紙の書類をスキャンし、電子データへと変換して保存することです。スキャナ保存の対象となるのは、以下の書類となります。
- 取引相手から受け取った「取引関係書類」
- 自己が作成して取引相手に交付する書類の写し
書類の例としては、相手から受領した請求書、領収書、見積書、納品書、注文書などが挙げられます。なお、自己が作成する写しや控えは「電子帳簿等保存」も認められています。
電子取引データ保存
「電子取引データ保存」とは、メールなどの電子取引で受け取った書類を、そのまま電子データとして保存することです。取り扱う書類は「見積書」「請求書」「契約書」「領収書」などです。電子データとして受け取ったものを、印刷して書面として保管することは認められません。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿保存用の3区分にはそれぞれ、保存要件が定められています。3つの区分別に、どのような保存要件が定められているのか説明します。
電子帳簿保存法の保存要件その1：電子帳簿等保存の場合
真実性の確保
「電子帳簿等保存」では、真実性を確保するために以下の保存要件を守る必要があります。
・記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実と内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
【解説】記録の変更を行った際に、その変更点がわかるソフトを使用する必要があります。
・通常の業務処理期間を経過した後に入力した場合には、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること
【解説】通常の経理業務では、１ヵ月単位で業務サイクルが処理されるため、電子帳簿の作成もしくは受領後、１ヵ月＋7日間以内に記録を行う必要があります。何らかの事情により、１ヵ月＋７日間を過ぎた後に入力する場合、そのことが確認できるようなシステムを導入する必要があります。
・電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
【解説】電子帳簿とその帳簿に関連する他の帳簿や文書が存在する場合、それらの関連性がわかるような形で記録を残すことが必要になります。
可視性の確保
可視性については、以下4つの項目すべてを実施することが求められます。
1.見読性の確保
保存場所に電子計算機（パソコンなど）、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびそれらの操作説明書を備え付け、画面・書面に、整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
【解説】保存されたデータをパソコンなどの機器ですぐ表示できるようにしておく必要があります。
2.検索機能の確保
- 取引年月日、取引金額、取引先など、その帳簿の種類に応じた主要な記録項目により検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索できること
- 2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
※税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができる場合には、2、3の要件は不要
【解説】保存したデータを簡単に検索できるようにする必要があります。電子帳簿保存法に対応したシステムを使用せず、エクセルなどを利用して書類を管理する場合「取引年月日」「取引金額」「取引先」などの情報をファイル名に付与する必要があります。
電子帳簿保存法の保存要件その2：スキャナ保存の場合
スキャナ保存の場合、「重要書類」「一般書類」の2つの区分があります。
「重要書類」資金や物の流れに直結・連動する書類です。
例）契約書、領収書、請求書、納品書などが該当します。
「一般書類」資金や物の流れに直結・連動しない書類です。
例）検収書、見積書、注文書、契約の申込書などが該当します。
「重要書類」と「一般書類」で、守るべき要件が異なります。特に注意が必要なのは、条件の多い「重要書類」です。保存要件を守り、取りこぼしのないようにしましょう。
真実性の確保
「スキャナ保存」の場合、以下の要件で真実性を確保することが求められます。
1.入力期間の制限
重要書類：国税関係書類に係る記録事項の入力を、受領後、速やか（おおむね7営業日以内）に行うこと。受領後から入力までの各事務の処理に関する規定を定めている場合は、その業務の処理に係る通常の期間（最長2か月以内）を経過した後、速やか（おおむね7営業日以内）に入力を行うこと。
一般書類：適時に入力。
【解説】ここでいう「入力」とは、書類をスキャンしてタイムスタンプを押印するまでをいいます。この作業は、年度末などにまとめて行うなどの処理は認められていません。定められた期日内に行なわなければいけません。入力の方法には「早期入力方式」と「業務処理サイクル方式」の2種類があります。「早期入力方式」とは、書類を受け取ってからおおむね7日以内に電子化する方法です。「業務処理サイクル方式」とは経理のスケジュールである「月締め」に合わせて処理を行う方法です。経理の業務サイクル（最長2ヵ月以内）を経過してから7日以内に書類を電子化する必要があります。
2.一定水準以上の解像度及びカラー画像による読み取り
重要書類：解像度200dpi相当以上であること。赤色、緑色および青色の階調がそれぞれ256以上（24ビットカラー）であること。
一般書類：白黒階調（グレースケール）も可。
【解説】今現在使用しているスキャナが上記の要件を満たしているかどうか確認が必要です。これからスキャナを導入する場合、メーカーや取扱店舗にて「電子帳簿保存法対応」などと謳っているスキャナを導入するとよいでしょう。
3.タイムスタンプの付与
入力期間内に、日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に付すこと。ただし、保存期間中に電磁的記録が変更されていないことを確認でき、課税期間中に一括して検証できるものに限る。
※入力期間内に記録事項の入力が確認できる場合は、タイムスタンプ付与要件に代えることができる
【解説】書類にタイムスタンプを押印します。書類の訂正や削除ができないシステムに保存する場合はタイムスタンプの付与は必要ありません。
4.読取情報の保存
重要書類：読み取った際の解像度、階調、大きさに関する情報を保持すること。国税関係書類の受領者等が読み取る場合で、A4サイズ以下のスキャンは、大きさの保存は不要。
一般書類：大きさに関する情報の保存は不要。
【解説】重要書類の場合、読み取りに関する情報を保持する必要があります。
5.バージョン管理
国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について、訂正・削除を行った場合に、その事実と実行内容が確認できる電子計算機処理システム、または訂正・削除ができない電子計算機処理システムを使用すること。
【解説】使用している（またはこれから使用する）システムで、記録の訂正や削除ができるかどうか確認します。システム上で訂正削除を行う場合、バージョン管理の方法について検討する必要があります。バージョン管理昨日を持ったシステムを使用することで、これらの問題は解決できます。
6.入力者等情報の確認
国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者またはその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくこと。
【解説】スキャナ保存の実行者や、その監督者の情報を記録しておく必要があります。ただし、要件の緩和により、この項目は2024年1月から不要となります。
可視性の確保
1.帳簿との相互関係性の確保
国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項と、国税関係帳簿の記録事項との間で、相互にその関連性を確認できるようにしておくこと。
【解説】帳簿とそれに関連する書類との間で、相互に関連性が確認できるようにしておく必要があります。
2.見読可能装置の備付け等
重要書類：14インチ以上のカラーディスプレイおよびカラープリンタ、操作説明書を備え付けること。電磁的記録について「整然とした形式」「国税関係書類と同程度に明瞭」「拡大または縮小して出力が可能」「4ポイントの大きさの文字を認識できる」の状態で、速やかに出力できるようにすること。
一般書類：白黒階調（グレースケール）による保存の場合は、カラーである必要はない。
【解説】書類の内容が確認できるようなディスプレイを設置し、ディスプレイと同程度に識別できる程度で印刷が行える必要があります。
3.電子計算機処理システムの概要書等の備付け
電子計算機処理システムの概要を記載した書類、システム開発の際に作成した書類、操作説明書、電子計算機処理ならびに電磁的記録の備付けおよび保存に関する事務手続きを明らかにした書類を備え付けること。
【解説】自社開発のシステムを使用する場合、システム開発で使用したドキュメントや、操作マニュアルなどを保存しておく必要があります。
4.検索機能の確保
電磁的記録の記録事項について、次の要件による検索ができるようにすること。
- 取引年月日などの日付、取引金顔、取引先での検索
- 日付または金額にかかる記録項目について範囲を指定しての検索
- 2以上の任意の記録項目を組み合わせての検索
※税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができる場合には、2、3の要件は不要
【解説】電子帳簿等保存同様、保存したデータを簡単に検索できるようにする必要があります。
電子帳簿保存法の保存要件その3：電子取引の場合
電子取引の場合は、以下の要件に沿って真実性・可視性を確保しましょう。
真実性の確保
電子取引の真実性の確保においては、次のいずれかの対応を行う必要があります。
- タイムスタンプが付された後で、取引情報を授受します。
- 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付与します。
- データの訂正や削除を行った場合に、その記録が残るシステムを使用するか、または訂正や削除ができないシステムを利用します。
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規定に則った運用を行います。
可視性の確保
可視性に関しては、以下の要件をすべて満たすことが求められます。
- 電子計算機処理システムの概要書等の備付け：電子帳簿等保存、スキャナ保存同様、自社開発のシステムのドキュメントを保存しておく必要があります。
- 見読可能装置の備付け等：外部ディスプレイなどにより、すぐに書類が確認できる状態にしておく必要があります。
- 検索機能の確保：電子帳簿保存やスキャナ保存同様、検索機能を確保する必要があります。
電子帳簿保存法の保存要件は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」それぞれに細かく定められています。どの要件に対しても、取りこぼしがないように管理体制を整えることが重要です。
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