2022年1月、改正された電子帳簿保存法が施行されました。これにより、電子取引で使用された国税関係書類はデータ保存することが義務化されます。見積書も、証憑書類として保管義務のある書類です。2023年12月までは宥恕期間となっていますが、2024年1月より本格的に開始となり、社内の文書管理体制を整備する必要があります。この記事では、電子帳簿保存法における見積書の取り扱いについてまとめました。保存方法や保存期間、保存が必要な範囲まで、詳しく解説します。

電子帳簿保存法の見積書の保存方法

電子帳簿保存法では、取引の手段によって見積書の保存要件が異なります。電子取引の場合、紙取引の場合、それぞれの保存方法を理解しましょう。

電子取引で使用した見積書の場合

電子取引とは、メールやインターネット上のソフトやアプリなどを介して、電子データで情報をやりとりする取引のことです。電子取引で使用した見積書の場合は、そのまま電子保存することが義務化されています。データを印刷し、書面で保存する方法は認められません。これまで電子保存を行ってこなかった場合、新たに電子データの保存体制を整える必要があります。改正された電子帳簿保存法の要件に対応した、ペーパーレスでの保存体制を整備しましょう。
ただし、2023年12月末日までは宥恕期間とされており、電子データ保存の義務化が延期されています。すぐに移行することが難しい場合も、2024年を迎える前に早くから準備を進めておきましょう。

紙取引で使用した見積書の場合

紙取引で使用した見積書は「紙面のまま保存する」「データとして電子保存する」の2つの保管方法があります。前者の場合、事業年度や取引先などの情報ごとに分類して、ファイリングする方法が一般的です。しかし、電子帳簿保存法の施行に伴い、今後は管理する書類のペーパーレス化が予想されます。紙保存、電子データ保存による書類が混在していると、管理体制も煩雑化しがちです。そのため、紙取引で使用した見積書も「データとして電子保存する」ことをおすすめします。

  • 見積書をスキャンして保存する
  • スマホで写真撮影する

紙取引の見積書を電子データにして保存するためには、上記のような方法があります。電子取引と区別することなく管理ができるため、電子データの運用体制を整備すれば、一元管理が可能です。

電子帳簿保存法での見積書の保存期間

見積書の保存期間は、法人の場合と個人事業主の場合で異なります。また、それぞれの事業形態によって変わる部分もあるため、必ず要件を確認しておきましょう。

法人の場合

法人の見積書の保存期間は、以下のように定められています。
保存期間：7年間
起算点：その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日
（例）3月31日に決算を行う法人の「2023年1月発行日」の見積書の場合
→次の確定申告書の提出期限は「2024年5月31日」（決算日の翌日から2ヶ月以内）
→保管期限はその翌日から7年後の「2031年6月1日」まで
「7年間」という保存期間や起算点のルールは、脱税があった場合にさかのぼって追徴課税できる期間に基づいています。特に起算点については「見積書の発行日」ではない点に注意が必要です。ただし、青色申告で赤字決算の場合は「繰越欠損金制度」に基づき、10年間の保管が必要となります。「繰越欠損金制度」とは、過去の赤字と次年度以降に繰り越せる制度のことです。法人の赤字は、過去10年間繰り越せますが、申請には見積書などの書類が必要となります。そのため、保管が必要な期間も10年間となるのです。

個人事業主の場合

個人事業主も、事業所得や不動産所得がある場合は見積書などの書類や、帳簿の保存が必要です。保管期間は法人と異なり、原則5年となります。白色申告、青色申告にかかわらず、5年間の保管が必要なため、注意しましょう。ただし、消費税の課税事業者である場合は、保管期間が7年となります。課税事業者は、前々年度の課税売上高が1,000万円以上の個人事業主が対象です。

契約に至らなかった見積書も保存が必要

見積書を作成したものの、契約に至らないケースもあるでしょう。契約に至らなかった場合の見積書の処理については、特に明文化されていません。そのため、事業者の判断に委ねられています。保存しておくことで、類似の取引の際に参考にできるメリットもあります。電子保存であれば保存スペースも必要ないため、場所をとる心配がありません。メリットも考えながら、保存するか否かを判断するとよいでしょう。電子帳簿保存法の改正に伴い、見積書の管理も法対応を進める必要があります。本格的な電子データ保存の義務化が始まる前に、早急に準備を進めましょう。

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