IT化やDX化が進む中で、書類の電子化も徐々に進んでいます。特に、最近話題を集めている「電子帳簿保存法」に関して、社内体制を整えようとする動きも活発化している様子。注意する点として、2024年には電子取引に関する書類の電子データ保存が義務化されます。今後は法令違反とならないように事業者は内容の理解と対策に動く必要があるでしょう。この記事では、電子帳簿保存法の対象書類から対策まで詳しく解説していきます。

2024年から義務化される電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは帳簿や領収書、請求書など、これまで紙で保存していた書類を電子データで保存・管理する法律です。国としては、電子帳簿保存法で電子データ化が進むことで、各企業の業務効率化とコスト削減を目指しています。具体的にデータ保存が必要になる書類は、国税関係帳簿や決算関係書類、取引関係書類などが対象で多岐にわたります。対象書類の種類については後ほど詳しく解説していきます。

電子帳簿保存法における電子データ保存の範囲は、3つの区分に分けることができ、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引データ保存に分かれます。

電子帳簿等保存電子で作成した国税関係書類などデータ保存
スキャナ保存紙で作成した取引関係書類のデータ保存
電子取引データ保存データで受け取った取引情報をデータ保存

注意すべきは、2024年1月から電子取引データ保存に関しては義務化がスタートする点です。対象者は、法令違反とならないように準備を進める必要があります。したがって対象者は、事業を通して発生する各書類がどの区分に分かれ、義務化に向けた対応の優先順位を決める必要があるでしょう。

自社で作成する書類や取引先との書類において、紙と電子データが混在している場合は、対応や管理に手間がかかることが予想されます。記事の最後には、電子帳簿保存法の対応をスムーズに解決する方法も紹介いたします。では、ここから電子帳簿保存法について詳しく紐解いていきましょう。

電子帳簿保存法の対象書類は？

電子帳簿保存法は3つの区分に分かれると解説しましたが、それぞれ対象になる書類はどんなものがあるのでしょうか。

電子帳簿等保存に該当する対象書類は？

電子帳簿等保存に該当する対象書類は、会計ソフトなどPCで作成した国税関係書類・決算関係書類・自社で作成したデータ書類が対象です。代表的な書類は以下となります。

カテゴリ対象書類
国税関係書類仕訳帳
総勘定元帳
固定資産台帳
現金出納帳
売上台帳　など
決算関係書類貸借対照表
損益計算書
試算表　など
自社で作成したデータ書類自社作成した請求控えデータ
自社作成した領収書控えデータ
自社作成した契約書控えデータ　など

なお、電子帳簿等保存に含まれる書類のデータ保存は任意です（2023年6月現在）。データ保存する場合は、ハードディスク・クラウドストレージ・USBメモリに保存すれば問題ありません。ややこしい点として、書類作成時に一度でも手書きをした場合は対象書類から外れます。必ず最初から最後までPCで作成した書類でなければ電子データ保存は認められません。

スキャナ保存に該当する対象書類は？

スキャナ保存に該当する書類は、紙で受領した取引関係書類（契約書や領収書など）が対象です。紙の書類をスキャナで読み取り、電子データで保存できます。スキャナだけでなく、デジカメやスマホを使って画像データとして保存も可能です。代表的な書類は以下となります。

カテゴリ対象書類
重要度（高）領収書
契約書　など
重要度（中）請求書
納品書
約束手形
預金通帳
預り証
借用証書
小切手
送り状
輸出証明書　など
重要度（低）検収書
見積り
注文書
契約の申込書　など

各書類によって3つの重要度に分類されます。スキャナ保存では重要度毎に保存要件が設定され、画像の解像度やタイムスタンプの付与、カラー画像の読み取りなど要件が多く、理解が浅ければ取りこぼしてしまう可能性もあるでしょう。担当者が内容を理解しておく必要性もありますが、最初から電子帳簿保存法に関する業務を最適化できるシステムを導入しておけば、労力は大幅に省略できます。電子帳簿保存法の課題をクリアできるシステムは後ほど詳しく解説いたします。

電子取引に該当する対象書類は？

電子取引とは電子データで情報のやりとりを行った取引を指します。使用したソフトやアプリといった種類に限らず、電子データでやり取りをした取引は基本的に該当します。したがって、ネット通販の利用で発生した注文書なども対象です。対象となる代表的な書類は以下となります。

対象書類具体例
受注書・注文書商品・サービスの受注や注文が記載されている書類（ネット通販の注文確認メールなど）
請求書・支払い書取引の支払い情報が記載されている書類（電子メールで送られる請求書やオンライン決済サービスの支払い明細など）
納品書・受領書商品やサービスの受け渡しが記載されている書類（配送完了の通知メールなど）
支払いに関するデータカードの利用明細や口座振替の通知メール

2022年の改正によって電子取引として認められていたデータの書面保存が禁止になり、電子データの状態で保存することが義務化になっています。ただし、令和4年税制改正大綱にて、電子保存の義務化を実質延期とする措置が設けられ、現在は猶予期間中です。とはいえ、2024年より特別な事情がない限り義務化がスタートになるため、今から対応できる環境を準備しておく必要があるでしょう。

ちなみに対象書類は、取引先から送られてきた書類だけでなく、自社から渡した請求書なども対象となるので注意が必要です。また、電子取引を保存するうえで、厳格に定められている要件を必ず満たす必要もあります。

要件内容
システムの概要に関する文章電子計算機処理システムの概要書・マニュアルの備え付けが必要
見読可能性の確保記録データが視覚的に分かるようにする
検索機能の確保取引年月日・取引金額・取引先の3項目にて検索ができるようにする

※以下の要件は、いずれか1つだけ満たせば問題ありません。

  • タイムスタンプの付与
  • 記録の変更が明確に分かる保存ソフトの使用もしくは変更できない保存ソフト
  • 訂正や削除の防止に関する規程を策定・用意する

やはり「専門用語も多く内容が分かりづらい」と感じている事業者や担当者も多いかと思います。特に、これまで紙で書類やデータを保存してきた場合、「何から手を付けるべきか混乱してしまう」というのが本音でしょう。手間なく対応していくためには、システム導入によって体制・環境を構築していくのは必須ともいえます。

電子帳簿保存法の対象外になる書類もある

電子帳簿保存法は数多くの書類を対象としていますが、対象外になるケースもあります。それは「国税関係帳簿・国税関係書類」共に、手書きで作成された書類です。最初から手書きで作成した、もしくは途中で紙に印刷して手書きした書類は電子帳簿保存法から外れます。電子帳簿保存法から外れた書類は、別途紙ベースで保存しておく必要がある点も覚えておきましょう。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法は国が推し進める政策の1つですが、各事業者にとってもメリットがあります。ここでは2つのメリットについて触れていきます。

  • メリット1：データ管理が楽になる
  • メリット2：機密情報の管理体制を強化

メリット1：データ管理が楽になる

電子データになれば、必要な時にすぐさま検索・取り出しができるので、データ管理が楽になります。書面データから必要な情報を確認し取り出すには面倒な労力も多く、非効率な面が多いため、社内の業務効率化が可能です。さらにデータの共有も容易になるため、社内・社外ともに書面では面倒なやりとりを解消できます。また、データを書面にするための印刷作業やファイリング作業を軽減できれば、無駄なコストがかからず、保管スペースが減らせるメリットもあります。

メリット2：機密情報の管理体制を強化

これまで書類の持ち出しによる情報の流出や書類の改ざんによって、機密情報が危険にさらされるリスクがありました。しかし、電子データで書類を保存し強固なセキュリティ体制が構築できれば、管理体制の強化が狙えます。またデータの保存に関しても、バックアップを取っておけば、災害やトラブルなど万が一に備えたデータ保全にもつながります。くわえて、書面は書類自体を紛失するリスクもあるため、より安全にデータ管理が可能です。

電子帳簿保存法の対象企業は？

電子帳簿保存法の対象企業は、所得税や法人税など税務に関係する書類を電子データで扱っている法人・個人事業主の全てが対象です。各書類を電子データとして保存するうえで、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要性があり、かつ満たせていない場合は正当な書類として認められない形です。したがって、各法人・個人事業主は電子帳簿保存法に対応する必要があります。以前は「ペーパーレス化をしたい・バックオフィス業務を効率化したい企業」だけが対応するイメージでした。しかし、2024年の電子帳簿保存法の一部義務化に向けて、多くの事業者が対象です。

電子帳簿保存法を導入しない場合はどうなる？

仮に、電子帳簿保存法に対応しなかった場合についても解説していきます。罰則が課せられるケースもあるので、確認しておきましょう。

罰則が課せられてしまう4つの要件

要件内容
真実性の確保データ改ざん防止対策など元データのままで保存が必要
検索性の確保いつでも閲覧・検索ができる（検索項目は取引年月日/取引先名/取引金額)
保存200dpi以上の画像解像度での読み取り
256階調（24ビットカラー）以上での読み取り
スマートフォンでA4サイズの書類を保存する場合、解像度が387万画素以上での読み取り
入力期限・保存期限紙で受領してから最長2年と約7日以内にデータ化が必要
保存が義務付けられている期間内に紛失・破棄してしまう

電子帳簿保存法には厳格な要件が定められているため、導入・対応しない場合は法令違反となり罰則の対象になります。また細かいルールを把握しきれず、気づかぬうちに法令違反になってしまうケースも考えられます。

要件を満たさない場合の罰則内容

要件を満たさない場合の罰則内容は以下となります。

  • 青色申告承認の取り消し
  • 推計課税または追徴課税
  • 会社法による過料の発生

会社法の第976条では、帳簿類の記録や保管に関する規定が定められているため、適正な保存ができていなければ、100万円以下の過料が発生する可能性もあります。また、電子帳簿保存法に対応できていなければ、所得税・法人税の無申告となり、青色申告取り消しや追微課税を受けるなどデメリットが大きい形です。

電子帳簿保存法の課題を解決するなら「Fleekdrive」が便利

企業向けオンラインストレージのFleekdriveでは、「電子帳簿保存法オプション」を提供しています。請求書・納品書・契約書など紙の書類をなくし、あらゆる書類を電子データ化できる電子帳簿保存法対応のオンラインストレージです。これまでの解説で、電子帳簿保存法をクリアするためには、労力と課題があるのはお分かりいただけたかと思います。Fleekdriveを導入することで、電子帳簿保存法の対応に必要となる以下5つの課題を解決できます。

  • 保存義務
  • 真実性の確保
  • 見読性の確保
  • 関連書類の備付
  • 検索性の確保

さらに、「ファイルのアップロードから承認･保管･検索･削除」機能まで付いているので、電子帳簿保存法に必要となる機能は全て搭載済みです。面倒の多い紙で受領した書類もスキャナと連携して、簡単にFleekdrive内に保管できます。他にも、スマホで撮影したレシートなどもアプリ上から直接アップロードすることで大幅な工数削減を導くことが可能です。

操作性にも評価が高く、誰でもわかりやすいインターフェースで、初めての操作でもスムーズに使いこなせる仕様になっています。読みきれない分厚いマニュアルは不要で、不明点は専用のサポートサイトから必要な情報だけを簡単に取り出せます。クラウドセキュリティの国際規格「ISO/IEC 27017」を取得しているため、強固なセキュリティ体制で機密性の高い情報もしっかりと守ることも可能です。

電子帳簿保存法に関する業務を最適化しよう

電子帳簿保存法の対象書類は、国税関係帳簿や国税関係書類、取引関係書類など多くの書類が対象になります。また、書類毎に「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つの区分に分類され、要件もそれぞれ異なるなど、内容は複雑です。本格的に義務化が始まる前に対応しようと考えても、これまで紙ベースの書類を扱ってきた事業者であれば、多大な労力が必要になることが予想されます。電子帳簿保存法に対応できるシステムを選ぶ際は、課題を全て解決できる機能や操作性、セキュリティなど多角的に比較して選ぶようにしてください。