2022年1月1日施行の電子帳簿保存法の改正のポイントと企業に求められる対応について解説します。

  • 2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法とは?
  • 改正のポイント①スキャナ保存制度の要件緩和
  • 改正のポイント②電子データで授受した取引情報の書面保存の廃止
  • 電子取引の保存要件について
  • Fleekdriveの電子帳簿保存オプションのお知らせ

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは1998年に制定された法律で、各税法において紙での保存が義務付けられている国税関係の帳簿や書類について一定の要件を満たしたうえで電子保存を認める法律です。2022年の改正では経理のデジタル化による生産性の向上、テレワークの推進などを目的に大きな2つの改正が行われました。

1つ目はスキャナ保存の要件が大幅に緩和されたことです。これによりスキャンした画像を原本として保管し、紙を破棄するという選択肢が現実的になりました。

2つ目は電子データで受け取った、または交付した取引情報の書面保存が禁止になったという点です。今まではメールで受け取った見積書や契約書などは印刷し紙で保存をすればOKというルールでしたが、紙での保存が禁止となり、きちんと法律の要求に沿った形で電子データで保管することが求められるようになりました。

改正のポイント①スキャナ保存制度の要件緩和

まずはスキャナ保存制度の改正内容について詳しく見ていきます。

1つ目は事前承認が不要になったという点です。改正前はあらかじめ必要書類を揃えて税務所に提出し承認を受けるということが必要でしたが、今回の改正で事前承認は不要になりました。

2つ目はタイムスタンプ要件の緩和です。従来はタイムスタンプの付与を受領後の3日以内に行う必要がありましたが、今回の緩和でタイムスタンプを最長2ヶ月以内に付与するか、またはタイムスタンプが不要となる条件として、データの修正、削除履歴が残る、または修正や削除が出来ないシステムで運用をすることでタイムスタンプが不要となりました。

3つ目は適正事務処理要件の廃止です。これにより紙の原本保管が不要になり、スキャン後すぐに原本の廃棄ができるようになりました。

改正のポイント②電子データで授受した取引情報の書面保存の廃止

これは電子データで受け取った取引情報の書面保存が禁止になるというものです。こちらはすべての事業者が影響を受けますので、しっかりと準備をしておく必要があります。

  • 電子取引…取引情報の授受をデータで行う取引のこと
  • 取引情報…請求書や領収書、契約書などに記載のある取引先(支払先)、取引日(購入日)、取引金額(支払額)のこと

電子取引に該当するものとしては、以下が挙げられます。

電子取引の保存要件について

電子取引の保存に関する主な要件は以下となります。

  • ①関連書類の備え付け
  • ②見読性の確保
  • ③検索機能の確保

1つ目の関係書類の備え付けというのは、使い方がわかるマニュアルを用意しておくということです。画面や書面に出力できるようになっていればオンラインのマニュアルやヘルプ機能でもOKです。

2つ目の見読性の確保とは、保存しているデータを速やかに出力できるようPCとディスプレイを用意しておくということです。

そして3つ目の検索機能の確保ですが、こちらはさらに3つの要件に分かれています。

  • ①日付、金額、取引先の3つの項目で検索ができること
  • ②日付、金額は範囲指定をして検索ができること
  • ③これらの2つ以上の項目を組み合わせて検索ができること

Fleekdriveの電子帳簿保存オプションのお知らせ

このようにさまざまな要件や仕様が定められている電子帳簿保存法ですが、これらの管理を自社だけで行うのは、かなりの時間と労力が必要になります。Fleekdriveではフロントオフィスだけでなく、バックオフィスでもご活用いただけるよう電子帳簿保存法オプションをリリースいたしました。このオプションをご利用いただくことで、文書の申請から、総務や経理による確認・承認、その後の保管までのフローをFleekdriveに組み込むことが可能です。

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