Fleekdrive（フリークドライブ）は株式会社Fleekdriveが提供する企業向けのオンラインストレージサービスだが、単なるオンラインストレージとしての利用だけではなく、文書管理や処理の自動化などファイル共有に伴う豊富な機能があることをご存知だろうか。普段からFleekdriveを利用し、サービスや機能を知り尽くす社内メンバー3名にインタビューを実施し、どのような業務に利用しているのか話を聞いてみた。

–はじめにそれぞれの担当業務について教えてください。

インサイドセールスN：サービス導入をご検討されているお客様へ電話やメール、Web会議ツールを使ってサービスのご紹介から導入までのアプローチを行っています。また、マーケティング部門へトレンド情報を連携し、コンテンツの企画にも関わっています。

カスタマーサクセスK：ご契約を頂いたお客様が製品を利活用できるようにオンボーディングの対応を行ないます。契約更新を迎えるお客様へは利用状況のヒアリングや更新確認を行います。利用が広がったお客様へはアップセルやクロスセルに繋がるような提案をしております。

営業事務Y：営業事務を担当しています。Fleekdriveを使った書類の保管や管理に加え、Salesforceでの受注処理、売上管理などを行っています。

–3人の中で一番長くFleekdriveを利用しているのは入社6年になるNさんですね。入社当時と比べてFleekdriveの機能に変化はありましたか？

インサイドセールスN：いまはFleekdriveという製品名ですが、2017年3月まではCloud Shared Office（クラウド・シェアード・オフィス）という名前だったんですよ。そのころはファイルのやり取りに利用できる機能がファイル配信しかなかったのですが、公開スペースと共有リンクという機能が追加されたので、それぞれ使い分けできるようになったのが便利になったと思います。

  • ファイル配信：Fleekdriveのアカウントを持たないユーザに対してメール添付をせずに共有できる機能。ファイル受け取り時のパスワードやダウンロード回数の制限、公開期間の指定ができる。配信したファイルのダウンロード状況の確認も可能。
  • 公開スペース：Fleekdriveのアカウントを持たないユーザに対して複数のファイルを広く共有する際に有効な機能。 フォルダ専用のURLを発行・共有することで、ファイルの閲覧やダウンロードなど、アカウントの有無に関わらず誰とでもやり取りが可能。
  • 共有リンク：フォルダ内の一部のファイルだけ公開する場合に最適な機能。共有時に細かい設定をする必要がないため、手軽に素早くファイルを共有したいときによく使われる。

–目的にあった共有方法を選べるのはFleekdriveの良い点ですよね。皆さんは具体的にはどんな業務に利用しているのでしょうか？

営業事務Y：私は営業事務を担当していて月次の請求や売上報告の際に親会社であるソルクシーズの経理担当とのやり取りが頻繁に発生するので、そのときにファイル配信機能を使っていますね。Fleekdriveに格納してある支払明細のファイルにチェックをつけて配信を選ぶとすぐに相手に送れるので、メールにファイルを添付して送るよりも手間が削減されますし、同時に誤送信対策にもなっています。
万が一配信先を間違ったとしても、オンラインストレージ上のファイルを削除する、もしくはファイルへのリンクを無効化すれば情報漏えいの被害を最小限にとどめることができますよね。

配信したいファイルにチェックを入れて、「配信」をクリック

–なるほど。メールに添付して送付するということは、フォルダの作成・ファイルの格納・ファイル圧縮など様々な工程が含まれていますから意外と時間を取られたりしますよね。ちょっとしたことかもしれませんが、積み重なると大きな業務効率に繋がっていそうです。
ところで社内では顧客や取引先の管理にSalesforceを利用していますが、営業やインサイドセールスは業務上リード情報や商談など取引先に関係するファイルを多く取り扱っていますよね。そのあたりの管理を含めたFleekdriveの利用方法を聞かせてもらえますか。

インサイドセールスN：そうですね。言われた通り顧客管理にはSalesforceを使っていて、Fleekdriveと連携させています。（※1）これを使うと見積書や請求書のファイルを商談オブジェクトと紐付けられます。つまりSalesforce上のデータと、それに関連するファイルを一元管理できるのでファイルの整理がしやすいということです。業務でよく使う機能は私もファイル配信ですね。インサイドセールスはお客様に資料をお送りする機会が多いのですが、Salesforceの取引先責任者を選択してファイルを送付できるのも便利なポイントだと思います。この機能を使うとSalesforceの活動履歴に表示されるため、部署内のメンバーもお客様とのやり取りやアプローチ状況を確認できます。ファイルの配信状況もレコードから追えるので、資料がダウンロードされたあとに最適なタイミングでお客様のフォローに入ることができますね。

  • （※1）Salesforceと連携できる「Fleekdrive」

–カスタマーサクセスではどうでしょう？

カスタマーサクセスK：カスタマーサクセスもファイル配信はよく使いますね。業務上お客様に見積書や申込書を送付することも多いのですが、そういうときはまずFleekform（※2）で帳票を作成します。

  • （※2）株式会社Fleekdriveが提供するクラウド帳票サービス「Fleekform」

作成後にファイル配信を使ってお客様に送付しています。ファイル配信を使うとお客様がそのファイルをダウンロードしたのか状況を確認できるのが良い点ですね。ファイルがダウンロードされていなければこちらから連絡しますし、ダウンロード済みになっていてもお客様からの返信がない場合は、社内で処理中かもしれないのでもう少し待ってみようとか、臨機応変に対応できますから。

ファイル配信状況画面でダウンロード状況が確認できる

–カスタマーサクセスはオンボーディングやヒアリングなど多くのお客様と接する仕事だと思います。それに加え見積書や申込書の作成・送付など契約に関わる業務もありますよね。カスタマーサクセスでは常時500社近いユーザを抱えているそうですが（※3）、顧客管理やファイルの整理などはどうしているんでしょうか？
（※3）2022年1月現在

カスタマーサクセスK：お客様に関するファイルはすべてFleekdrive上で管理しています。第一階層はアルファベット順にフォルダを並べておいて、第二階層を顧客別にしています。その顧客別のフォルダの中に見積書や申込書を格納しています。

そしてSalesforceの商談内に関連リストを作成し、Fleekdriveと紐付けています。

カスタマーサクセスK：このフォルダに見積書や申込書を格納して商談と紐付けておけば、どの商談にどの見積書が使われたのか一目瞭然というわけです。おまけにこの関連リストはFleekdriveと同じインターフェースなので階層で分けて表示されますので、検索がしやすく見やすいのが魅力的ですね。

近年新しい働き方がますます注目され、いかに効率よく社内外との連携ができるかが業務の生産性に大きく影響する。また、どんなに便利な機能あってもサービスそのものが使いにくければ定着化は難しい。使い勝手のよさに加え、ストレスのない操作感は単なるオンラインストレージ一線を画すFleekdriveの強みと言えるだろう。