ビジネスで使用するファイルでは、長時間の動画や高画質の画像など、容量が大きいものを取り扱うケースは珍しくないでしょう。大容量ファイルは、利用のみならず共有・保管などで注意すべき点があり、適切に取り扱う必要があります。本記事では、効率的な大容量ファイルの管理・運用方法と、大容量ファイルの取り扱いにおすすめのクラウドストレージであるFleekdriveについて解説します。
大容量ファイルとは
大容量ファイルとは、通常のファイルサイズを大幅に超える大きさを持ち、一般的な送信方法やストレージでは扱いが難しいものを指します。具体的な大容量ファイルの種別は以下の通りです。
- 長尺の動画
- 高画質の画像
- バックアップデータ
- CADデータ など
上記のファイルは、送信やダウンロードに時間がかかり、保存する際にはストレージ容量を圧迫するため、効率的な共有・管理が求められます。大容量ファイルを取り扱う際には、適切なツールや技術を用いて、効率的かつ安全な管理体制が重要です。
大容量ファイルを送信する際の注意点
大容量ファイルの取り扱いでトラブルが起きやすいのが送受信です。大容量ファイルを送信する際の注意点は以下の通りです。
- 適切なファイル転送サービスを利用する
- セキュリティ面を考慮する
- 送信するファイルの内容を再確認する
- 受取人が受信できたかを確認する
ここでは、上記の注意点について解説します。
適切なファイル転送サービスを利用する
大容量ファイルを送信する際には、適切なファイル転送サービスを利用することが重要です。一般的なメール添付では、ファイルサイズに制限があるため、大容量ファイルを送るにはクラウドストレージやファイル転送サービスの活用が推奨されます。また、ファイルの転送速度も重要な要素で、特に業務上の利用では、ストレスなく迅速にデータを共有できる仕組みの構築が大切です。
セキュリティ面を考慮する
大容量ファイルを送信する際には、セキュリティ面に十分な配慮が必要です。大容量ファイルには機密情報や重要なデータが含まれていることが多いため、送信中のデータが不正アクセスや情報漏洩のリスクにさらされないように対策しなければなりません。エンドツーエンド暗号化（E2EE）に対応したファイル転送サービスを活用することで、不正アクセスからメッセージを保護する取り組みも重要です。
送信するファイルの内容を再確認する
大容量ファイルには機密情報や個人情報が含まれていることが多く、誤って情報を漏洩させることがないよう、送信する前の精査が欠かせません。送信前には以下の内容を再確認しましょう。
- 不要な情報が含まれていないか
- 機密性の高いデータが適切に処理されているか
- 誤ったバージョンが含まれていないか
- そもそもファイルが間違っていないか など
上記のポイントに注意を払うことで、大容量ファイルを正確かつ安心して送信できるでしょう。
受取人が受信できたかを確認する
大容量ファイルを送信した後は、必ず受取人がファイルを無事に受信できたかを確認しましょう。メールを利用した際は、ネットワークの状況や受信側のストレージの制限など、さまざまな要因で送受信に失敗する可能性があります。そのため、受取人からの受信確認のメッセージや通知を得られるようにしておくと、確実な送受信が実施できるでしょう。
また、クラウドサービスを利用する場合は、ファイルがダウンロードされた際に送信者へ通知が届く機能が利用できるものもあり、この機能を利用すれば簡単に確認できます。特に、重要なデータや期限のあるファイルの場合、受信確認は欠かせないプロセスとなるため、細かな確認作業を怠らないようにしましょう。
大容量ファイルの管理にクラウドストレージがおすすめの理由
大容量ファイルの管理・共有にはクラウドストレージの利用がおすすめです。クラウドストレージがおすすめの理由は以下の通りです。
- インターネット接続があればどこからでもアクセス可能
- データのバックアップとして優れている
- ストレージ容量を柔軟に増減可能
- セキュリティ対策が充実している
- 大容量ファイルでも受け渡しが容易
ここでは、上記の理由について解説します。
インターネット接続があればどこからでもアクセス可能
クラウドストレージを利用する大きなメリットの一つは、インターネット接続さえあればどこからでも大容量ファイルにアクセスできる点です。HDDやUSBなどの物理的なストレージでは、アクセスの場所や時間に制約が生じるのがデメリットでしたが、クラウドストレージにはそのデメリットがありません。クラウドストレージは、スマホやノートPCなどのデバイスから、必要なファイルにいつでもアクセスできるのが強みの一つです。特に在宅勤務や出張、海外で勤務するメンバー・取引先がいるプロジェクトでは、クラウドストレージのアクセスの至便さが発揮される場面が多いでしょう。
データのバックアップとして優れている
クラウドストレージは、大容量ファイルのバックアップ先としても優れています。クラウドストレージを利用すれば、ローカルデバイスに障害が発生した場合でも、データは安全に保管されており、迅速に復元が可能です。また、クラウドストレージでは自動バックアップ機能が備わっていることが多く、手動でのバックアップ作業が不要です。さらに、ストレージを提供するプロバイダは、複数のデータセンターにデータを分散して保存しているため、損失を防止できます。特に、大切なデータの消失リスクの低減が求められる環境においては、クラウドストレージのバックアップ機能が役立つでしょう。
ストレージ容量を柔軟に増減可能
クラウドストレージでは、必要に応じて柔軟に容量を増減できます。物理的なハードディスクやサーバーでは、容量が不足した際には新たに機器を購入する必要があり、逆に容量が過剰になった場合でもコストは発生し続けます。一方で、クラウドストレージなら例えば大量のデータを一時的に保存する必要がある場合、容量を追加購入もしくはプラン変更で簡単に対応可能です。また、容量を拡張する作業も簡単で、わざわざハードウェアを購入してインストールする手間をかける必要がありません。クラウドストレージは、必要なときに必要な分だけ利用できるため、運用効率が向上しリソースの最適化が図れます。
セキュリティ対策が充実している
多くのクラウドストレージサービスでは、情報漏洩・不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策が充実しています。クラウドストレージサービスで実施されているセキュリティ対策の例は以下の通りです。
- データの暗号化
- 二要素認証（2FA）
- アクセス権限の設定 など
上記のような高度なセキュリティ対策により、大容量ファイルを安全に管理でき、データの漏洩や損失のリスクを最小限に抑えられます。セキュリティ面でも、大容量ファイルの管理にはクラウドストレージが向いているといえるでしょう。
大容量ファイルでも受け渡しが容易
クラウドストレージを利用すれば、大容量ファイルの共有も簡単に行えます。クラウドストレージ以外の方法での共有では、以下の問題が生じるケースがあります。
- 添付の容量制限を超えてしまい送付できない
- USBや外付けHDDなどの物理メディアを直接渡さなければならない など
クラウドストレージなら、大容量ファイルでもアップロードして共有リンクを生成し、そのリンクを受取人に送るだけで受け渡しが簡単に行えます。さらに、クラウドストレージは通信状況に問題なければアップロード速度も比較的高速で、大容量ファイルでも迅速に共有が可能です。そのため、業務のなかで迅速な情報共有が求められるシーンでも、ストレスなくファイルの受け渡しを行えるのもクラウドストレージの特長の一つです。
大容量ファイルの管理に役立つクラウドストレージ
ここまで、大容量ファイルの管理・共有にはクラウドストレージがおすすめとの内容を解説しました。そのクラウドストレージのなかでも、特に大容量ファイルの管理・共有に役立つ機能が多数搭載されているのがFleekdriveです。Fleekdriveで大容量ファイルの管理・共有に役立つ代表的な機能は以下の通りです。
ファイル共有機能
- おもなOfficeファイルやAdobeファイルであれば、ブラウザ上で閲覧可能
- フォルダ・ファイル専用のURLを発行でき、Fleekdriveのアカウントの有無にかかわらず共有できる
- ファイルをオンラインで閲覧・編集ができ、自動的に同期
- 社内のローカルサーバーにアップロードしたファイルを、自動的にFleekdriveにもアップロードできる
セキュリティ機能
- アップロード時に自動でウイルスチェック
- ファイルを暗号化して保管
- あらかじめ決められた IPアドレスからのみアクセスを許可できる
- PDFのコピー・印刷制限が可能
- Fleekdrive内でのすべての操作記録を証跡として保存できる
上記のほかにも、管理・検索がスムーズに行える文書管理機能・モバイル端末からでも使いやすいアプリの提供など、大容量ファイルの運用に役立つ機能が多数搭載されています。ぜひお気軽にお問い合わせください。
