この記事では、オンラインストレージの基本的な機能から、ビジネスの現場での具体的なニーズに応える「あると嬉しい」機能について詳しく解説します。データ管理の効率化や、セキュリティ向上を目指す企業や組織の方々は、ぜひ参考にしてください。

オンラインストレージの基本機能

オンラインストレージの基本機能には、次のようなものがあります。

ファイルのアップロード機能

オンラインストレージの最も基本的な機能の一つです。オンラインストレージのユーザは、インターネット経由で自分のデバイスからファイルをクラウド上にアップロードし、そのデータをオンラインストレージに保存できます。サービスによっては、大容量ファイルや複数ファイルを一度にアップロードする機能や、アップロードの進行状況をリアルタイムで確認する機能などを搭載しています。

ファイルの共有機能

アップロードされたファイルやフォルダを他のユーザと共有できる機能です。共有リンクを生成して、そのリンクを通じて特定の人々とデータを共有することが可能です。一部のサービスでは、期限付きでの共有やパスワード保護された共有も行えます。

ファイルの共同編集機能

複数のユーザが同時に一つのファイルをオンライン上で編集することができる機能です。特に文書やスプレッドシートなどのオフィス文書の共同作業に便利で、編集履歴を残すことも可能です。

アクセス権限設定機能

特定のファイルやフォルダに対して、どのユーザがどのような権限でアクセスできるかを設定する機能です。多くのサービスで、閲覧のみ、編集可能、ダウンロード制限など、細かい権限の設定が可能となっています。

自動バックアップ機能

定期的に、または特定のタイミングで自動的にデータのバックアップを取る機能です。万が一のデータロスや誤削除時にバックアップから復元することで、データを保護します。

オンラインストレージにあると嬉しい機能

オンラインストレージサービスによっては、基本的な機能のほかに以下のような機能を備えていることもあります。

セキュリティ関連機能

セキュリティ関連機能には、データの暗号化、不正アクセスの検知、二要素認証やサンドボックス環境などが含まれます。
※サンドボックス環境とは、コンピューターやソフトウェアが通常利用する領域から隔離された領域に設けた、「検証用の仮想環境」のことを言います。サンドボックスの中でプログラムやファイルを実行することで、リスクを抑えることができます。
セキュリティ関連機能は、顧客データや機密情報を扱う法人でオンラインストレージを利用する際に特に重要です。これらの機能により、ユーザの重要なデータが外部からの攻撃や不正アクセスから守られます。

サービス連携機能（他サービスとの連携）

多くのオンラインストレージは、他のクラウドサービスやアプリケーションとの連携機能を持っています。例えば、メールサービスやオフィスソフト、タスク管理ツールとのシームレスな連携により、効率的な業務運用が可能となります。

バージョン管理機能

バージョン管理機能を使用すると、ファイルの変更履歴を保存し、特定のバージョンに戻すことができます。誤って情報を変更した場合でも、以前のバージョンを簡単に復元できます。

ワークフロー機能

ワークフローとは、文書を承認・レビューするプロセスなどの「業務を進める上での具体的な手順や順序」のことを指します。ワークフロー機能のあるオンラインストレージでは、一連の作業をワークフローとして登録し、自動化することが可能です。これにより、ファイルのアップロード作業などを効率化することができます。

電子帳簿保存法に対応した機能

電子受領したデータはこれまで紙出力による保存が認められていましたが、電子帳簿保存法において、2024年1月からは電子データのままの保存が義務化されます。保存にはタイムスタンプ付与や検索要件など、一定の要件が定められており、これに対応した機能を備えたオンラインストレージなら、電子帳簿保存法への対応が容易になります。

便利な機能が豊富なFleekdrive

Fleekdriveは、基本的なオンラインストレージとしての機能だけでなく、さまざまな「あると嬉しい」便利な機能を搭載しています。自動ワークフロー機能では、ファイルに関するルール設定を行い、自動でワークフローを実行することができます。例えば、あらかじめ決めたフォルダにファイルをアップロードすると、上席者の承認、承認後のデータ変換、そして顧客へのメール送信までを自動で行うといった運用も可能です。
Salesforce連携、Equipmedia連携など、他サービスとの連携機能も充実しています。APIを使用することでその他のシステムとも連携できます。電子帳簿保存法に関しては、専用のオプションを用意して対応しています。法的要件を満たすための体制づくりからサポートします。

この記事ではオンラインストレージの基本的な機能から、あると嬉しい便利な機能までをご紹介しました。オンラインストレージを選ぶ際には、上記の内容を参考に検討してみてください。Fleekdriveは、基本的な機能はもちろん、ビジネスニーズに適した多彩な機能までを備えており、効率的かつ安全なデータ管理を実現します。データの安全性と業務の効率化を両立させたい場合には、ぜひ合わせてご検討ください。