取引先とのデータ共有に適したオンラインストレージを導入したいものの、どのように選べばよいかわからないという方もいるのではないでしょうか。ビジネス用途でオンラインストレージを選ぶ際は、セキュリティ性や使いやすさなど、複数のポイントをチェックすることが大切です。この記事では、取引先とのスムーズなデータ共有を実現するために必要なオンラインストレージの特徴と選び方について解説します。
取引先の情報を守り、セキュリティが強固なオンラインストレージ
取引先とやり取りするデータを情報漏洩などのリスクから守るためには、セキュリティ性の高いオンラインストレージが必要です。セキュリティが強固なオンラインストレージには、次のような機能が備わっています。
データの暗号化とセキュアなアクセス
データの暗号化とは、中身が読み取れないように変換してファイルを送受信する仕組みのことです。オンラインストレージに保存されているデータが、万が一ハッキングなどで流出した場合であっても、暗号化されていれば盗み見られるリスクを抑えられます。セキュアなアクセスとは、安全性の高い通信で、取引先とやり取りするためのオンラインストレージ選びで重要なポイントのひとつです。セキュアなアクセスが可能なオンラインストレージなら、なりすましによる不正アクセスやデータの改ざんを防ぐことができます。
アクセス権限の詳細な設定
アクセス権限の設定は、ユーザに応じて閲覧や編集できるファイルを制限する機能です。セキュリティ機能が充実したオンラインストレージでは、アクセス権限を詳細に設定できます。例えば、ファイルのダウンロードの可否を設定し、不正な持ち出しによる情報流出を防ぐことが可能です。また、フォルダごとにアクセス権限を設定したり、アクセス元のIPアドレスによって制限をかけたりできるオンラインストレージもあります。
コラボレーションと効率性の向上が期待できるオンラインストレージ
ファイルの管理や共同作業を効率化できることも、オンラインストレージに求められる要素です。次のような機能を備えたオンラインストレージなら、取引先とのコラボレーションをスムーズに進められます。
リアルタイム共有と共同編集機能
ファイルのリアルタイム共有は、複数のユーザ間でデータをやり取りするために必要な機能です。常に最新のファイルが共有されていれば、誤って古いファイルを扱ってしまうなどのトラブルを避けられます。オンラインストレージによっては、ファイルの共有だけでなく共同編集も可能です。文書や表計算、スライド資料などのデータに複数のユーザで同時にアクセスし、作業を効率的に進められます。
チャットやコメント機能
取引先とファイルの共有や編集を行う際に、チャットやコメントでやり取りできる機能があると便利です。チャット形式で会話をすると、ファイルの編集の方向性などを即時的に伝えることができます。コメント機能でメッセージを残しておけば、後からファイルにアクセスしたユーザとも情報を共有できるため効率的です。
カスタマイズ可能な通知設定
通知機能があるオンラインストレージでは、ファイルに対して何らかの操作が行われた時にメールなどで通知できます。ファイルのダウンロードやダウンロード、編集が行われた時など、あらかじめ指定したタイミングで通知を受け取ることが可能です。高機能なオンラインストレージなら、通知を出す条件や対象のファイルなどを細かくカスタマイズできます。
使いやすさとアクセスの柔軟性のあるオンラインストレージ
管理画面の使いやすさやアクセス方法の柔軟性も、オンラインストレージ選びで重要な観点です。主なポイントとして、次のようなものが挙げられます。
直感的なインターフェース
操作方法が直感的なオンラインストレージなら、ITツールの利用に苦手意識がある方とも無理なく情報共有ができます。誤操作によるデータ削除などのトラブルが防げることも、使いやすいインターフェースの利点です。
モバイルデバイスとの連携
モバイルデバイスとの連携ができるオンラインストレージには、PCだけでなくスマホやタブレット端末からもアクセスすることが可能です。外出先や移動中などでも、PCを開くことなく簡単にファイルの確認や編集ができます。
外部ユーザと簡単に共有できる機能
共有機能が充実しているオンラインストレージでは、同じサービスを使用していない相手ともファイルを共有できるため便利です。共有ページのURLを伝えることで、外部ユーザにファイルの閲覧やダウンロードなどを許可できます。オンラインストレージで取引先とやり取りをする際は、セキュリティ性や共同作業のしやすさ、インターフェースの使いやすさなどが重要なポイントです。取引先とのやり取りに適したオンラインストレージの選び方については、今回の内容を参考にしてください。
企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」には、社内外の相手と安全かつ効率的にデータのやり取りができる機能が備わっています。オンラインストレージの導入を検討している方は、ぜひFleekdriveをご活用ください。
