オンラインストレージを活用する企業は増えてきたものの、実際どのくらいの人が業務利用しているのでしょうか。そして、どのような用途で使われているのでしょう。そこでFleekdriveでは、オンラインストレージに関するアンケート調査を実施しました。利用率や用途だけでなく、保存するファイルの形式や種類、オンラインストレージで良かったと思った瞬間、そして強化してほしい機能まで、徹底的に調査しています。オンラインストレージの利用を検討中の方、もっと活用できないかと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

  • アンケート調査概要
  • 有効回答数：事前調査2,200名、本調査221名（勤め先企業においてオンラインストレージを「ほぼ毎日利用している」「ときどきは利用している」方）
  • 調査期間：2023年9月29日～2023年10月3日
  • 調査対象：全国20歳以上の男女
  • 調査方法：Webアンケート

オンラインストレージを利用している人の割合は？

まず、どのくらいの人がオンラインストレージを利用しているのかから見てみましょう。

「利用している」が37.6%、「利用していない」が40.9%で、利用していない割合の方が若干多い結果となりました。「わからない」の21.5%には、自身は利用していないが、他部署で利用しているかどうかはわからないという方も含まれることになります。企業規模別に見てみると、規模が大きくなるほど利用率も高くなることがわかります。1,001人以上の企業では5割を超えています。

利用頻度に関しては「ほぼ毎日利用している」（59.4%）、「ときどきは利用している」（28.2%）となり、9割近くの人が普段から業務で利用されていることがわかります。

オンラインストレージの用途は？

ここからのアンケート結果は、オンラインストレージを「ほぼ毎日利用している」「ときどきは利用している」という方を対象としたものです。それでは、オンラインストレージの用途について確認してみましょう。

1位は「ファイルの保存」で73.1%、2位は「社内でのファイルの共有」が69.4%となりました。保存と共有はオンラインストレージの基本機能でもあり、当然の結果ともいえるかもしれません。
3位は「オンラインストレージ上でのファイル編集」で29.2%となりました。オンラインストレージのサービスの中には、オンラインストレージ上にあるファイルを、ローカル端末へのダウンロード不要で、直接編集できる機能が備わっているものがあります。
例えばFleekdriveのファイル共同編集機能を使えば、1つのファイルを複数人でリアルタイムに編集が可能です。ビデオ会議で議論しながらスケジュール表を埋めていくといった使い方もできるでしょう。比較的割合は低いものの「承認ワークフローの実施」（11.1%）を行っている人もいます。
承認ワークフローに関してもFleekdriveで実現できます。決められたフォルダにファイルをアップロードするなどルール設定をすることで、「上長承認→承認後のPDF変換→顧客へのメール送信」といった一連の作業を自動で実行できるのです。このような便利な機能がないか、オンラインストレージを使ったり導入したりするときには注目してみるとよいでしょう。
以下のページを見ていただけると、どのような用途にオンラインストレージを利用できるかの参考になるかもしれません。

オンラインストレージはどんなところが便利？

次は、オンラインストレージで便利に感じる要素についてです。

1位と2位は、共に大容量のファイルに関するものでした。「大容量のファイルが保存できる」（61.1%）、「大容量のファイルを相手と共有できる」（59.3%）です。
オンラインストレージが利用できなければ、メール添付やファイル転送サービスなどが用いられることになりますが、メール添付だと容量に制限があり、ファイル転送サービスにはセキュリティの不安もあります。その点オンラインストレージでは、容量の制限をあまり気にせず、容量の大きなファイルでも気軽に共有できます。
3位「場所を問わずアクセスできる」も51.4%と高いです。近年増えたテレワークにもマッチしていますし、外出先でいざというときにファイルを取り出せるという便利さもあります。
4位「スマホ、PCなど端末を問わずアクセスできる」は35.6%。オンラインストレージを使えば、PCで作業してアップロードしたファイルを、今度はスマホで開いて閲覧するといったことも簡単です。

オンラインストレージでよく保存されているファイルの形式、種類は？

どんなファイルがオンラインストレージに保存されることが多いのかについても見てみましょう。まずはファイルの形式です。

1位は「PDFファイル」81.5%です。PDFは汎用性が高く、さまざまな資料がPDF化されて保存されるケースは多いでしょう。そのためFleekdriveでは、特定のフォルダにアップすることでPDFに自動変換する機能も有しています。
2位「Excelファイル」（65.7%）、3位「画像ファイル」（64.4%）が同程度の割合で、4位「テキストファイル」（52.8%）、5位「プレゼンテーションファイル」（48.1%）と続きます。
ファイルの「内容」についても確認してみましょう。

1位は「マニュアル」で53.2%です。複数人でのファイル共有がしやすいというオンラインストレージの特性に合った内容だといえるでしょう。
ナレッジ共有によって営業力がアップしたという事例（株式会社ベネッセコーポレーション」）もあります。
7位「契約書」（24.5%）、8位「請求書」（23.6%）などは、所属部署によっては関わらないこともあり割合は低めに見えますが、電子帳簿保存法の改正の影響などもあり、オンラインで適切に管理できる環境は重要になっています。

追加、もしくは強化してほしい機能は？

便利に利用できるオンラインストレージですが、「もっとこうなればいいのに」という意見もあるかもしれません。追加、もしくは強化してほしい機能について聞いてみました。

1位は「検索機能」（44.9%）です。オンラインストレージ上に保存するファイルが増えると、目的のファイルの場所がわからなくなることがあります。少し探せばわかるとしても、何度も続くと工数への負担も大きくなり、ストレスにもなるでしょう。
Fleekdriveでは目的のファイルを見つけやすいよう、ファイルの中の文字列までを対象とした検索を可能にしています。さらに利用頻度の高い文書から表示するなど、利便性にこだわった検索機能を有しています。
2位は「バックアップ機能」（37.5%）となり、3位「ウイルス対策機能」（29.6%）、4位は「権限設定機能」19.4%、5位「暗号化機能」（18.1%）と、セキュリティ関連の機能が続きました。

「オンラインストレージで良かった！」と思った瞬間は？

最後に、「オンラインストレージが使えて良かったと思った瞬間やできごとはありましたか？」という質問の結果をご覧ください。

81.0%の人が「あった」と答えています。どんな良かったことがあったのか、コメントももらっています。一部をご紹介しましょう。

  • 「出先の営業からデータを求められたとき、すぐにオンラインストレージで提供できた」
  • 「外出先からタブレットでデータを確認し、問い合わせに対応することができた」
  • 「同時編集ができるため、チーム内の進捗管理表の扱いがしやすくなった」
  • 「担当が病欠のときも、情報を確認できた」
  • 「サーバーの容量が逼迫したとき、オンラインストレージにファイルを退避させて、無駄なディスク増設などを避けられた」
  • 「コロナ禍の時に、テレワークがスムーズに進んだ」
  • 「パソコン端末が故障して、データが取り出し不能となってしまったが、保存先がオンラインストレージだったのでパソコン端末修理後に支障なくデータ利用が可能だった」

さまざまな用途に対応するFleekdriveが、あなたの業務をサポートします！

アンケートの結果から、たくさんの人たちが普段の業務でオンラインストレージを便利に利用されていることがわかりました。
Fleekdriveは、今回の結果に出てきたようなさまざまな用途、便利な機能が利用できる、企業・法人向けに特化したオンラインストレージです。数千名規模のグローバル大手企業から、数十名のスタートアップ企業まで、幅広い企業がFleekdriveを活用しています。導入いただいた企業が実際どのようにFleekdriveのオンラインストレージを活用されておられるのかは、「導入事例」のページから確認できます。
オンラインストレージをこれから導入される、もしくは見直しを考えておられる企業様は、ぜひ30日間の無料トライアルからFleekdriveをお試しください。