ファイル便の安全性は、暗号化やアクセス制限、保存期限、操作ログなどの対策が備わっているかで変わります。
URLだけで閲覧できる設定や、受信者がダウンロードした後も共有リンクから閲覧・取得できる状態が続く運用では、契約書や顧客情報の漏えいリスクが残ります。そのため、法人で利用する前に、サービス側のセキュリティ機能と社内で守るべき使い方を把握しておくことが重要です。
本記事では、法人利用で確認すべきファイル便のセキュリティ対策と、安全に使うための社内ルールを解説します。
Contents
ファイル便の安全性は？基本的な5つのセキュリティ対策
ファイル便の安全性は、サービスに備わる機能と利用時の設定によって変わります。送信前に確認したい主なセキュリティ対策は、以下のとおりです。
- 通信内容を保護するSSL/TLS暗号化
- 第三者の閲覧を防ぐパスワード設定
- ファイルの公開期間を制限する保存期限・自動削除
- 不正なファイルを検知するウイルスチェック機能
- 受信状況を把握するダウンロード通知や受信確認
1. 通信内容を保護するSSL/TLS暗号化
SSL/TLS暗号化は、ファイルをアップロード・ダウンロードする途中の通信を暗号化する仕組みです。通信中の内容を第三者に読み取られるリスクを抑えられます。
ただし、SSL/TLSで守れるのは送信中のデータです。サーバーに保存されたファイルや、誰が閲覧できるかまでは管理できません。契約書や顧客情報を送る場合は、保存後の暗号化やアクセス制限も確認しましょう。
保存後のファイル暗号化やアクセス制限について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
関連記事：不正アクセスを防ぐために知っておきたいクラウドストレージの暗号化
2. 第三者の閲覧を防ぐパスワード設定
パスワード設定は、共有URLが第三者に知られても、パスワードなしではファイルを開けないようにする対策です。パスワードを設定することで、第三者がファイルを開くリスクを抑え、送信後の閲覧範囲を管理しやすくなります。
ただし、URLとパスワードを同じメールで送ると、誤送信や転送で両方が漏れるおそれがあります。契約書や顧客情報を送る場合は、パスワードの別経路送付に加え、期限付きの認証リンクやワンタイムリンクに対応したサービスも確認しましょう。
3. ファイルの公開期間を制限する保存期限・自動削除
保存期限の設定は、共有URLからファイルを閲覧できる期間を制限する機能です。公開期間が長いと、URLの転送、誤送信、共有先での再共有によって、送信先以外の人に閲覧されるリスクが残ります。
期限は、会議資料なら会議終了後、見積書なら回答期限、契約書なら相手の確認期限を目安に設定しましょう。相手の休業日や社内承認日数も含めると、期限切れによる再送を防げます。
また、自動削除は、期限後にファイルや共有リンクを削除する機能です。送信者や管理者が手動で削除できるかも確認しておくと、不要なファイルの公開状態を残さずに管理できます。
4. 不正なファイルを検知するウイルスチェック機能
ウイルスチェック機能は、送受信時や保存時に、ウイルスやマルウェアを含むファイルを検査する機能です。ウイルスやマルウェアの検知時に送受信を停止したり、警告を表示したりするサービスもあります。
ただし、既知の脅威や既存のパターンに基づく検知には限界があります。受信者側でもウイルス対策ソフトで確認し、送信者が不明なファイルや拡張子が不自然なファイルは開かず、管理者へ報告しましょう。
判断に迷うファイルを見分けるには、ウイルスやマルウェアの種類を知っておくことも役立ちます。詳しくは、以下の記事をあわせてご確認ください。
関連記事：パソコンを守るために！把握しておきたいウイルスの種類
5. 受信状況を把握するダウンロード通知や受信確認
ダウンロード通知やアクセス履歴は、送信後のファイル利用状況を確認する機能です。製品によっては、ダウンロード日時や回数、アクセス元、ユーザー名などを記録できます。
見積書や提案書では、未ダウンロードに気づき、取引先へ確認しやすくなります。想定外のアクセスを確認する手がかりにもなるため、通知内容や履歴の保存期間、確認担当者、確認頻度を社内ルールとあわせて確認しましょう。
ファイルを送った後の受信状況や操作履歴まで管理したい場合は、法人向けオンラインストレージの利用も選択肢となります。
Fleekdriveは、共有リンクの有効期限やダウンロード回数制限、アクセスログなどに対応しており、送信後の確認や制御を行いやすい法人向けオンラインストレージです。一般的なファイル便では管理しにくい受信確認や操作履歴まで確認したい場合は、資料ダウンロードで自社の送受信ルールと照らし合わせてください。
また、パスワード付きZIPをメールで送るPPAP運用を見直したい場合も、共有リンクやアクセス権限を使ったファイル共有を検討できます。実際の操作感は、30日間の無料トライアルでご確認ください。
ファイル便の安全性を高める7つの使い方
ファイル便を安全に使うには、送信する担当者が毎回同じ手順で確認することが大切です。ここでは、ファイルを送る前後や、受け取ったファイルを開く前に確認したい実務上のポイントを紹介します。
- URLとパスワードはメールとチャットなど異なる手段で伝える
- 保存期限を必要最小限に設定する
- 送信前に宛先とファイル名を確認する
- 削除キーを保管し、不要になったら削除する
- 受信ファイルはウイルスチェック後に開く
- 機密度の高いファイルは無料ファイル便で送らない
- 送信履歴を社内で記録しておく
1. URLとパスワードはメールとチャットなど異なる手段で伝える
共有URLとパスワードは、同じメールや同じチャットスレッドで送らないようにしましょう。
URLをメールで送る場合は、パスワードを電話や権限管理されたビジネスチャットなど、別の手段で伝えます。同じ経路で送ると、誤送信やメール流出が起きた際に、URLとパスワードの両方が第三者に渡るおそれがあります。
ただし、別経路で送れば十分というわけではありません。契約書や顧客情報を扱う場合は、期限付きリンクやワンタイムリンク、閲覧者の制限、ダウンロード可否の設定などに対応したサービスを使うことも検討しましょう。
2. 保存期限を必要最小限に設定する
共有リンクの有効期限は、相手が確認・ダウンロードする期間に合わせて設定しましょう。
期限が長すぎると、URLの転送や誤送信、共有先での再共有によって、送信先以外の人がファイルを閲覧できる状態が続きます。一方で、期限が短すぎると、相手が確認する前にリンクが切れ、再送が必要になる場合があります。
会議資料は会議終了後まで、見積書は回答期限まで、契約書は相手の確認期限までを目安に設定すると、不要な公開状態を残しにくくなるでしょう。
3. 送信前に宛先とファイル名を確認する
送信前には、宛先とファイル名を確認しましょう。
送信先を間違えると、URLやパスワードを設定していても、意図しない相手にファイルの存在やアクセス情報が渡ってしまいます。メールアドレスやチャットの送信先だけでなく、取引先名、案件名、ファイル名、版数に誤りがないかも確認が必要です。
ファイルの内容をすべて確認する時間がない場合でも、案件名・取引先名・版数と送付先を照合し、意図した相手に正しいファイルを送ることを確認してから送信しましょう。
4. 削除キーを保管し、不要になったら削除する
ファイルを送った後に、共有リンクの停止やファイル削除ができるか確認しておきましょう。
受信者の確認が終わった後や、誤送信に気づいたとき、修正版を送り直す前は、古いファイルが共有URLから閲覧できる状態を残さないことが大切です。共有URLが有効のままだと、誤った相手に閲覧されたり、古い資料をもとに確認・判断されたりするおそれがあります。
そのため、受信者の確認後や差し替えが必要になった時点で、送信者側から共有を停止・削除できる状態にしておきましょう。
削除キーが発行されるサービスでは、削除キーを使って送信者側でファイルを削除できる場合があります。削除キー自体は管理表にそのまま記載せず、社内で定めた安全な方法で保管しましょう。
5. 受信ファイルはウイルスチェック後に開く
受信したファイルは、開く前に端末のセキュリティソフトで確認しましょう。
ファイル便の画面で検査済みと表示されていても、すべての脅威を検知できるとは限りません。取引先から届いたファイルでも、送信元のなりすましや相手先端末の感染により、ウイルスやマルウェアが含まれる場合があります。
送信者が不明なファイル、拡張子が不自然なファイル、事前共有のないファイルは開かず、管理者へ報告しましょう。
6. 機密度の高いファイルは無料ファイル便で送らない
顧客情報や従業員情報、取引条件を含む契約書など、機密性の高いファイルは、社内で認められた方法で送信しましょう。
管理者が送信履歴を確認できない、アクセス制限を細かく設定できない、送信後に共有を停止できない方法では、誤送信やURL転送が起きたときに対応が遅れやすくなります。
機密度の高いファイルを送る場合は、社内規程で利用可否を確認し、管理者権限やアクセス制限、操作記録、共有停止機能を備えたサービスを使いましょう。
7. 送信履歴を社内で記録しておく
ファイルを送信した後は、送信履歴を確認できる状態にしておきましょう。
記録する内容は、送信者や送信日時、送信先、ファイル名などです。送信履歴が残っていれば、誤送信や情報漏洩が疑われる場合に、誰がどのファイルを送ったのかを確認しやすくなります。
法人向けサービスのログで管理できない場合は、部署内の管理表を使うなど、社内で記録方法と確認担当者を決めておきましょう。
ファイル便をビジネスで使う前に決めたい4つの社内ルール
担当者ごとの判断に任せるだけでは、部署によって使うサービスや送信方法がばらつき、誤送信や情報漏洩時の対応が遅れるおそれがあります。
そのため、法人でファイル便を使う場合は、会社として事前にルールを決めておくことが重要です。特に、以下の4点は明文化しておきましょう。
- 送信してよいファイルと禁止するファイルを分ける
- URLとパスワードの送り方を統一する
- 誤送信したときの報告先と対応手順を決める
- 取引先に案内する共有方法を部署ごとに変えない
1. 送信してよいファイルと禁止するファイルを分ける
ファイル便を使う前に、送信してよい情報と禁止する情報を分けておきましょう。
基準がないと、担当者の判断で個人情報や機密情報を社外のファイル便にアップロードしてしまうおそれがあります。たとえば、公開済みの会社案内や製品資料は送信可、顧客名簿、従業員情報、未公開の企画書、個人情報を含む契約書は原則禁止など、具体例で示すと判断しやすくなります。
例外的に送信が必要な場合は、上長が業務上の必要性を確認し、情報システム部門が送信方法やアクセス制限を確認する流れを決めておきましょう。
2. URLとパスワードの送り方を統一する
URLとパスワードの送り方は、社内で統一しましょう。
URLをメールで送る場合は、パスワードを電話・SMS・権限管理された社内チャットで伝えます。ただし、パスワード付きZIPや同じメール経路でのパスワード送信にはリスクがあります。
契約書や顧客情報を送る場合は、期限付きリンクやワンタイムリンクを使えるサービスを利用するルールも決めておきましょう。
3. 誤送信したときの報告先と対応手順を決める
誤送信したときの報告先と対応手順は、事前に決めておきましょう。
手順がないと、公開停止や削除の判断が遅れ、送信先以外の人がファイルを閲覧できる状態が続くおそれがあります。誤送信に気づいたら、まず上長と情報システム部門へ報告し、共有リンクの停止やファイル削除を行います。
そのうえで、誰にどのファイルを送ったのか、相手がダウンロードした可能性があるのかを送信履歴で確認しましょう。個人情報を含む場合は、法務部門や個人情報保護の担当者にも共有し、個人情報保護委員会への報告や本人通知が必要か確認します。
4. 取引先に案内する共有方法を部署ごとに変えない
取引先に案内する共有方法は、社内で原則統一し、例外条件も決めておきましょう。
部署ごとに案内する方法が異なると、古い手順が使われたり、送信履歴を社内で確認しにくくなったりします。取引先側も、どの方法でファイルを受け取ればよいのか迷いやすくなります。
利用するサービス、送信できるファイルの範囲、パスワードや認証リンクの使い方、問い合わせ先をマニュアルにまとめておきましょう。契約書や個人情報を扱う場合は、上長や情報システム部門の承認を得てから共有する流れも決めておくと、部署ごとの運用差を抑えられます。
安全性の高いファイル便を選ぶ際の5つの確認項目
安全性の高いファイル便を選ぶには、送信機能だけでなく管理機能まで確認することが大切です。社外共有では、誰が使ったか、誰が受け取ったか、どこまで制限できるかによって管理のしやすさが変わります。
特に確認しておきたい項目は、以下のとおりです。
- 管理者が利用状況を確認できるか
- 誰がいつ受け取ったか記録を残せるか
- 社外共有の公開期限や回数を制限できるか
- IPアドレス制限や権限管理に対応しているか
- ファイルの暗号化やウイルスチェックに対応しているか
1. 管理者が利用状況を確認できるか
送信履歴やダウンロード状況の確認を担当者任せにすると、誤送信や不正利用が起きたときに初動が遅れます。管理者が利用状況を確認できるサービスなら、誰が、どの取引先へ、いつファイルを送ったのかを社内で追跡できます。
導入前には、共有リンクの有効期限やダウンロードの有無、削除状況を管理画面で確認できるかを見ましょう。問題が起きたときに、公開停止や関係者への連絡を早く進めやすくなります。
2. 誰がいつ受け取ったか記録を残せるか
ダウンロード履歴やアクセスログを残せるか確認しましょう。送信完了だけでは、相手がファイルを取得したか、想定外のアクセスがなかったかを判断できません。履歴を確認できれば、未ダウンロードの取引先へ連絡したり、誤送信時に閲覧状況を確認したりできます。
導入前には、ダウンロード日時やアクセス元、認証済みユーザー名、共有リンクの有効期限を確認できるかを見ましょう。ログを検索できるか、社内報告用に出力できるかも確認しておくと、トラブル時の調査に使いやすくなります。
3. 社外共有の公開期限や回数を制限できるか
公開期限やダウンロード回数を制限できないと、共有URLが転送・誤送信された後も、送信先以外の人がファイルを閲覧できる状態が続きます。
見積書は回答期限まで、会議資料は会議終了後まで、確認用資料は想定する確認者数に合わせてダウンロード回数を設定できるか確認しましょう。期限切れ後に共有リンクを停止できるか、管理者が期限や回数を変更できるかも導入前に見ておく必要があります。
4. IPアドレス制限や権限管理に対応しているか
IPアドレス制限は、社内ネットワークや許可したIPアドレスからのアクセスに絞る機能です。URLやアカウント情報が漏れた場合でも、許可外のネットワークからのアクセスを防ぎやすくなります。
権限管理では、利用者ごとに操作範囲を分けましょう。担当者は送信のみ、管理者は送信履歴の確認や共有リンクの停止まで操作できるように設定します。導入前には、IPアドレス制限、部署ごとの利用権限、ダウンロード可否、共有リンクの停止権限を確認してください。
5. ファイルの暗号化やウイルスチェックに対応しているか
ファイル便を選ぶ際は、通信時と保管時の暗号化を確認しましょう。通信時の暗号化は送受信中のデータを保護し、保管時の暗号化はサーバー上に残るファイルを保護します。
ウイルスチェックは、送信時・受信時・保存時のどの段階で行われるかを確認します。ウイルスやマルウェアを検知した場合に、送信停止や警告表示ができるかも見ておきましょう。ただし、検知には限界があるため、受信者側でもセキュリティソフトで確認してから開く運用が必要です。
安全なファイル共有を実現したFleekdriveの導入事例3選
法人向けオンラインストレージのFleekdriveは、社外とのファイル共有を安全に管理したい企業で活用されています。ここでは、Fleekdriveを導入した企業の事例をもとに、どのような課題を改善したのかを紹介します。
- 社外とのファイル授受を一元管理し、ガバナンスを強化｜住信SBIネット銀行株式会社
- 提案書や見積書の送付方法を統一し、セキュリティレベルを平準化｜株式会社BlueMeme
- 大容量の制作データを安全に共有し、外部とのやり取りを効率化｜株式会社ネイキッド
1. 社外とのファイル授受を一元管理し、ガバナンスを強化｜住信SBIネット銀行株式会社
住信SBIネット銀行株式会社は、部署ごとにバラバラだった社外とのファイル授受をFleekdriveで一元管理しました。導入前は部門ごとにファイル共有サービスを利用しており、社内統制が難しい状態でした。
導入後は、提携先や委託先と共有する前に承認ワークフローを申請し、承認済みのファイルを権限管理された共有スペースで扱う運用に変更しています。アクセス権限やIPアドレス制限も組み合わせ、社外共有の管理体制を整えています。
関連記事：住信SBIネット銀行株式会社
2. 提案書や見積書の送付方法を統一し、セキュリティレベルを平準化｜株式会社BlueMeme
株式会社BlueMemeは、顧客へ送る提案書や見積書の共有方法をFleekdriveで統一しました。導入前は、営業メンバーごとに送付方法が異なり、セキュリティ設定や共有期間が不透明でした。
導入後は、配信機能で顧客へデータを届け、共有期間を設定する運用に変更しています。誤送信時は共有を解除し、正しいファイルへ差し替えることが可能です。
PDFセキュリティ機能で送付後の編集も制限し、提案書や見積書の送付時のセキュリティレベルをそろえています。
関連記事：株式会社BlueMeme
3. 大容量の制作データを安全に共有し、外部とのやり取りを効率化｜株式会社ネイキッド
株式会社ネイキッドは、数百GB規模になる映像データの共有にFleekdriveを導入しています。
導入前は、メールでは容量が足りず、社内で使っていた簡易的なファイル共有サービスでも対応しきれない状態でした。大容量データの保管や、クライアントの機密データを扱う運用にも不安がありました。
導入後は、フォルダ共有により、外部スタッフやクライアントが必要に応じてファイルをダウンロードできる運用に変更しています。その結果、大容量ファイルの送信をスムーズに進められるようになり、個別にファイルを探したり再度アップロードしたりする手間を削減しています。
関連記事：株式会社ネイキッド
ファイル便の安全性に関するよくある質問
ファイル便の安全性について、法人利用時の注意点や送信を避けたいファイルに迷う方もいるでしょう。ここでは、ファイル便をビジネスで使う前に確認したい質問をまとめました。
- 無料ファイル便を法人利用する際の注意点はありますか？
- ファイル便で送信を避けたいファイルの例はありますか？
無料ファイル便を法人利用する際の注意点はありますか？
無料ファイル便を法人利用する際は、利用規約で商用利用が認められているか、社内規程で使用できるかを確認しましょう。
送信履歴の確認、公開中リンクの停止、誤送信後の削除ができないサービスは、社内で送信状況を管理しにくくなります。そのため、顧客情報や契約書、見積書、未公開資料の送信には使わないルールにしましょう。
例外的に使う場合は、送信できるファイル、承認者、公開期限、削除手順などを社内で決めてから利用します。
ファイル便で送信を避けたいファイルの例はありますか？
ファイル便では、顧客名簿や従業員情報、契約書、未公開資料、社外秘資料の送信は避けましょう。請求書や見積書も、取引条件や個人情報を含む場合は、管理機能が不十分な方法での送信を避けるのが原則です。
共有先や公開期限、送信履歴などを管理できない方法では、誤送信後に公開を止められず、誰が閲覧したかも確認しにくくなります。送信が必要な場合は、法人向けストレージや自社管理の共有環境を使い、アクセス権限や公開期限、削除手順を設定してから共有しましょう。
安全なファイル共有を続けるなら法人向けオンラインストレージを検討しましょう
ファイル共有の安全性を高めるには、送信後の管理まで確認できる方法を選びましょう。ファイル便は大容量データの送受信に便利ですが、機密情報を扱う場合は、共有先や公開期限、ダウンロード履歴、削除可否を管理できるか確認が必要です。
送信履歴やアクセス権限を管理できない方法では、誤送信後に公開を止められず、誰がアクセスしたかも確認しにくくなります。機密度の高いファイルを共有する場合は、操作ログ、権限管理、公開期限、共有停止に対応した法人向けオンラインストレージを選びましょう。
Fleekdriveは、操作ログの記録やアクセス権限の管理、IPアドレス制限に対応しています。社外共有の履歴や権限を管理したい場合は、資料で機能を確認し、30日間の無料トライアルで共有・管理操作を試してみましょう。
