Salesforce運用において、避けて通れないのが「ファイルストレージの容量不足」です。使用量が上限に近づくと警告が出て、追加購入の価格表を確認し、想定以上だと感じる管理者もいるでしょう。個人のファイル圧縮という「その場しのぎ」ではなく、システム全体で容量を最適化する根本的な対策が求められています。本記事では、Salesforce特有の容量制限を解説し、コストを最小化するための外部ストレージ移行ステップを提案します。
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Salesforceストレージ容量の制限とコストの正体
Salesforceは非常に強力なCRMですが、ファイルストレージを追加購入して運用する場合、一般的なクラウドストレージと比べて割高になりやすい傾向があります。
なぜSalesforceの容量はすぐに埋まるのか
Salesforceのファイルストレージ容量は、組織のライセンス数や種別によって決まります。特に画像、PDF、動画などの添付ファイルは、1つひとつのサイズが大きいため、商談が増えるにつれて加速度的に容量を圧迫します。さらに、標準機能でファイルをアップロードすると、バージョンの増加や同じファイルの再アップロード、別経路（メール添付等）での登録が積み重なり、結果としてストレージが増えやすくなります。そのため「気づかないうちに上限に達していた」という事態が起こり得ます。
「追加ストレージ購入」がもたらすコストインパクト
容量不足を解決する最も簡単な方法は、Salesforceの追加ストレージ購入ですが、契約条件によっては運用コストが大きくなりやすい選択肢です。
【容量不足に伴うコスト損失の算出手順（推定）】
- 現状の把握： 設定画面の「ストレージ使用量」で、データ／ファイルの使用量内訳を確認する
- 追加コストの試算： Salesforce標準の追加容量（GB単位）の単価を確認する
- 外部連携との比較： 外部ストレージを利用した場合の「1GBあたりの単価」と比較する
- 数年後の予測： 3年〜5年使い続けた場合の累積コスト差額を算出する
一般的に、専用のクラウドストレージを活用した方が、Salesforce上で容量を買い足すよりも圧倒的に低コストで運用できるケースがほとんどです。
Salesforce添付ファイルの容量削減における3つの手法比較
容量問題を抜本的に解決するには、Salesforceの中に「置く」発想から、Salesforceから「出す」発想への転換が必要です。
手法1：手動でのファイル削除・アーカイブ
古い活動履歴に紐付く不要なファイルを定期的に削除する方法です。
- メリット：直接的な費用がかからない
- デメリット：削除して良いかの判断に時間がかかる、必要な過去資料を消失するリスクがある
手法2：アップロード前のファイル圧縮・軽量化
PDFの最適化やZip圧縮をしてからアップロードする方法です。
- メリット：すぐに始められる
- デメリット：ユーザーの手間が増え、営業活動のスピードが落ちる。本質的な容量解決にはならない
手法3：外部クラウドストレージへの「自動移行」
Salesforceと連携した外部ストレージにファイルを逃がし、Salesforce内には「リンク」だけを残す方法です。
- メリット：ファイル実体を外部で管理することで、Salesforceのファイルストレージ増加を大幅に抑えられる。大容量ファイルも扱いやすい
- デメリット：初期設定や連携ツールの導入が必要
Salesforceの容量不足を解消するFleekdrive移行5ステップ
Fleekdriveを活用し、Salesforceの利便性を損なわずにストレージコストを最適化するプロセスを解説します。
ステップ1：Salesforce内の「肥大化オブジェクト」を特定
まずは「商談」「ケース」など、どのオブジェクトに重いファイルが溜まっているかを可視化します。これにより、外部移行すべき優先順位が決まります。
ステップ2：Fleekdrive連携による「自動アップロード」の設定
Fleekdriveを導入すれば、Salesforceの画面上の操作感を保ったまま、ファイルの実体をFleekdrive側で管理できるようになります。Salesforce側には参照情報（リンク等）を残す形にすることで、Salesforceのファイルストレージ増加を抑えつつ、ユーザーは従来通りSalesforce画面からファイルへアクセスできます。
ステップ3：Salesforce標準ストレージからのデータ移行
既存の溜まってしまった添付ファイルも、移行ツール等を用いてFleekdriveへ移すことで、追加ストレージの買い増しを抑制したり、次回更新時の追加購入を見直す判断につながります。
ステップ4：外部共有時のセキュリティ強化
Salesforceの共有機能でも制御は可能ですが、社外共有のルール（期限の必須化、配布後の停止、運用統制など）を組織として一括で揃えるには設計・運用の手間が増えることがあります。Fleekdrive側で共有設定を集約することで、運用統制を取りやすくします。
セキュリティ： https://www.fleekdrive.com/security/
ステップ5：社内教育と「ファイル保存ルール」の定着化
「ファイルはSalesforceに直接置かず、Fleekdrive経由で管理する」という流れを定着させます。これにより、将来にわたってSalesforceのストレージ肥大化に悩まされない仕組みが完成します。
Salesforceの容量対策は「コスト最適化」への投資
Salesforceの添付ファイル容量削減において、最も効果が高いのは「Salesforceの外で管理する仕組みを作ること」です。
追加ストレージへの支払いを続けることは、いわば「高い家賃を払い続ける」ようなものです。Fleekdriveのような外部連携ソリューションへの移行は、短期的なコスト削減だけでなく、長期的な拡張性とセキュリティの確保を同時に実現します。まずは自社のストレージ使用状況を確認し、将来のコストシミュレーションから始めてみてはいかがでしょうか。
