取引先とファイルを共有する場面で、まず見直すべきなのは「送る」前提の運用です。メール添付や転送サービスは手軽ですが、誤送信が起きたときに、統制が効かない状態になりやすく、結果として説明コストや再発防止の負担が膨らみます。本記事では、メール添付をやめて「安全な場所（共有スペース）」を作り、取引先とスムーズに情報をやり取りするための設計とルールを解説します。

取引先ファイル共有が「安全」にならない3つの落とし穴

1.メール添付は渡したら終わりになりやすい

送信ボタンを押した時点で、ファイルは相手側の管理下へ移ります。「削除してください」と依頼はできても、確実に削除されたかを検証する術がなく、こちらの統制が届きません。

2.転送サービスは期限切れ・再送・最新版不明が起きる

期限切れで再アップロードを求められたり、版違いが混在して「どれが最新か分からない」状態になりがちです。結果として、やり取りが増え、現場の手間とミスが増えます。

3.PPAPは受け取れないと言われる時代になった

PPAP（ZIP＋別送パスワード）は、取引先のセキュリティ方針で受領拒否されるケースが増えています。「とりあえずZIP」は、相手に負担をかけるだけでなく、セキュリティ意識が低い印象を与えかねません。

「安全な場所」を作るための要件チェックリスト

取引先とのファイル共有を「安全」にする鍵は、送付物そのものではなく共有の設計です。最低限、次の要件を満たす仕組みを選びましょう。

  • 送信後でも止められる：共有リンク無効化／権限削除で、閲覧を停止できる
  • 最小権限：閲覧のみ／アップロードのみ／編集可など、役割に応じて操作を制限できる
  • 証跡（ログ）が残る：誰がいつ見たか・取得したかを追跡できる
  • 原本を渡さずに確認できる：ブラウザプレビュー＋ダウンロード禁止で「見せるだけ」を実現できる
  • 期限・回数でコントロールできる：有効期限、ダウンロード回数制限等で漏洩リスクを下げられる
  • 保管時の安全：ウイルスチェック／暗号化／アクセス制限などがある

取引先別に使い分ける「安全な共有パターン」4つ

パターンA：納品（相手に渡す必要がある）

  • ダウンロード可（ただし期限・回数・パスワードを必須化）
  • 共有リンクの有効期限を短めに設定
  • 重要書類はPDF化＋透かしで持ち出し抑止

パターンB：確認依頼（見てもらえれば良い）

  • ブラウザプレビューを前提に「閲覧のみ」
  • ダウンロード禁止（必要時だけ一時的に許可）
  • コメントや差し戻しは共有スペース上で完結

パターンC：収集（取引先から受け取る）

  • 「アップロードのみ」権限のフォルダを用意
  • 受領状況が見える（誰がアップロードしたか）
  • 期限を切って受付をクローズ

パターンD：継続協業（共同作業）

  • 取引先ごとの共有フォルダを固定化し、そこを正とする
  • 版管理・履歴で「最新版が常にそこにある」状態を作る
  • 権限は役割に応じて段階付与（閲覧→アップロード→編集）

Fleekdriveで実現する「取引先ファイル共有を安全にする」具体策

メール添付をやめて「安全な場所」を作るなら、企業向けの権限管理・証跡・セキュリティ機能が揃ったクラウドストレージを前提に設計すると運用が崩れません。

1.送信後のコントロール：共有リンク／権限の無効化

ファイルを“渡す”のではなく、共有リンクで“見せる”運用にします。誤って別の取引先へ案内してしまっても、管理側でリンクを無効化／権限削除すれば、閲覧を止められます。
ファイル共有：https://www.fleekdrive.com/function/filesharing/

2.原本を渡さない：ブラウザプレビュー＋ダウンロード禁止

「中身は確認してほしいが、原本は持ち出されたくない」場合は、プレビュー閲覧を基本にします。必要最低限の閲覧だけ許可し、ダウンロードは原則禁止にすることで、二次利用・無断転送のリスクを抑えられます。

3.セキュリティの土台：ウイルスチェック／暗号化／アクセス制限／PDFセキュリティ

共有の入り口（アップロード）と保管（ストレージ）に対して、基本的なセキュリティを揃えます。加えて、PDFのコピー・印刷制限や透かしを使うと、持ち出し後の抑止力が上がります。
セキュリティ：https://www.fleekdrive.com/function/security/

4.PDF変換で渡す前に整える：承認→PDF化→送信まで自動化


社内承認が必要な書類は、承認後にPDF化して共有・送付することで、ミスと手間を減らせます。運用が固まれば、ルール化して自動化するのが最も安全です。
自動化：https://www.fleekdrive.com/function/automation/

まとめ：メール添付をやめ、「安全な場所」を共有する

取引先とのファイル共有を「安全」にする本質は、送ることではなく“管理できる場所を共有する”ことです。送信後も止められる権限設計、最小権限、証跡、プレビュー中心の運用を組み合わせれば、事故を未然に防ぎ、取引先の信頼にもつながります。まずは、頻繁にやり取りする取引先の1プロジェクトから「共有フォルダ運用」に切り替えてみてください。