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契約書管理を便利にしたい

クライアントが抱えている具体的な課題

ある不動産会社では、日々増加する契約書の管理に頭を悩ませていた。紙の書類では、必要になった場合に探し出すのがたいへんなだけでなく、限られたオフィス空間を圧迫してしまう。そこで、契約書の原本は別の場所で保管することとし、いつでもすぐ照会できるようなITツールの活用を検討していた。

しかし、スタッフのITリテラシーは高くないため、誰でも簡単に利用できるソリューションを探していた。

クライアントが抱えている具体的な課題

Fleekdriveの導入が課題解決につながる理由

Fleekdriveは、契約書など紙の書類をスキャンしたファイルを保存するのにも適したクラウドストレージだ。一般的なスキャナでは、設定によってスキャンと同時にOCR(文字認識)で全文検索できるPDFファイルを作成できるため、手間をかけずに契約書の内容が検索可能になる。

また、Fleekdriveにアップロードしたファイルには、「契約更新日」を設定することができる。例えば、フォルダの管理者が設定した更新日の数日前にアラートを出すようにすると、契約期限が切れてしまうのを未然に防ぐことができる。契約更新日は、複数のファイルを選択して一括で設定することも可能だ。

さらにFleekdriveは、新しいソリューションを導入する際に懸念される、スキルや慣れの問題が発生しないような設計となっている。普段、パソコンで基本的な操作ができるユーザーであれば違和感なく使えるように、Windowsエクスプローラーに似たインターフェースとなっている。

なお、キヤノン製の一部卓上スキャナには、Fleekdriveとの連携機能があり、スキャンしたファイルを自動的にアップロードすることもできる。また、APIが公開されているため、外部ソリューションとの連携も可能だ。例えば、電子署名を使った管理ニーズにも、好きなソリューションと組み合わせることで対応可能となる。

Fleekdriveの導入が課題解決につながる理由

Fleekdrive導入による改善点

この不動産会社では契約書をスキャナで読み取り、検索可能なPDF形式に電子化し、Fleekdriveに保存して管理することにした。その結果、オフィス内を窮屈にしていた紙の原本は倉庫会社に預けたまま、いつでも内容を照会できるようになった。また、契約更新が近づくとアラートが表示されるため、契約者への通知漏れを防止するだけでなく、書類と一体管理されているため、すぐに内容を確認でき、新しい契約書の作成が容易になった。

スキャナにセットするだけで誰もが利用でき、複雑な設定も必要なく、操作も普段使っているWindowsエクスプローラーと同じ感覚なので、ITリテラシーにばらつきがある店頭のスタッフにも好評だ。特別な導入研修も不要で、すぐに運用を開始することができた。

Fleekdrive導入による改善点

まとめ

・簡単に利用できる契約書の電子化ソリューションが必要だった。
・Fleekdriveは容易な操作性で使用でき、契約期限切れを防ぐ機能も備える。
・Fleekdriveによって、ITリテラシーが高くないスタッフに対しても電子化のしくみをすぐに導入できた。