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メールのデータ容量はどのくらい?ファイルを添付する時のマナー

菅原 輝之 菅原 輝之
2017-09-21 | メール容量

インターネットが発達した現代社会、ビジネスシーンでもメールを使ってやりとりする機会が増えています。そこで気をつけたいのがメールに添付するファイルの容量です。仕事上のファイルを手軽に受け渡しできる添付メールですが、ファイルの容量が大きすぎると取引先などに迷惑をかけてしまう可能性があります。メールの添付ファイルにおける基本ルールを知り、相手方と円滑なコミュニケーションを取れるよう心がけたいところです。

ビジネスメールのファイル添付!容量を気にしているのはどのくらい?

ビジネスメールにおいて添付ファイルの容量を気にしている人はどれくらいいるのでしょうか。全国の働く男女を対象にアンケート調査を実施しました。

【質問】
ファイルを添付したビジネスメールを送信する際、ファイル容量の大きさは気にかけていますか?

【回答結果】
気にしている:81
気にしていない:19

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年07月06日~2017年07月13日
有効回答数:100サンプル

相手への思いやり?添付メールのデータ容量

調査の結果、約8割の人が「容量には気を遣う」と答えたことがわかりました。

・気にします。送れない場合もあるので(44歳/男性/個人事業主・フリーランス)
・受信する方も、送信する方もファイル容量は気にかけないといけないと思っています。(29歳/女性/正社員)
・添付ファイルの形態形式、データ量次第では相手側の負担になる場合があるのでチェックは必ずする。また必要であれば事前連絡をする。(39歳/男性/個人事業主・フリーランス)

職業によってはファイルの受け渡しが多くなる分だけ、相手への思いやり、気遣いとして添付ファイル容量を気にしている人が多いようです。一方「特に容量は気にしていない」と答えた人についてはどうでしょうか。

・容量の大きいファイルは送信することがないので気にかけていません(35歳/男性/正社員)
・パソコンを使用する仕事に関わっていないので気にしたことはありません。(30歳/女性/パート・アルバイト)

普段容量の大きいファイルを扱わない、そもそもパソコンを仕事で使わないと答えた人が目立ちます。
仕事内容については特に添付ファイルの容量を気にしなくても支障はないかもしれませんが、パソコンでデータのやり取りをしている人にとってはとても気になる問題のようです。これらの人のなかでは、マナーとして大容量ファイルを送らないように注意している人がほとんどということがわかりました。

メールの添付のファイル容量は2MBまでにするのがマナー!

それでは実際問題としてメールの添付ファイルにおいて適切な容量はどれくらいなのでしょうか。一般的にはメール添付ファイルの容量は2MB以内にするべきだといわれています。
ビジネスメール・マナーにおける2MB以内という基準値にはきちんとした理由があります。1つは相手方の受信メールの上限サイズの問題です。企業メールではメール1通あたりの受信サイズを最大で3MBに設定しているケースが多くあります。そのため、3MB以上のファイルを送ってしまうと相手によっては受け取れないおそれがあるのです。余裕を持って2MB以内にしておけばほとんどの方がメールを受信できます。
もう1つは、大容量の添付ファイルはそれだけで相手に迷惑をかける可能性があることです。ダウンロードに時間がかかる、上手く届かないといった問題から相手に余計な手間をかけさせてしまいます。円滑にメールをやり取りするためにも、添付ファイルは小さめサイズにしておいたほうが無難です。

メールの容量制限はどのくらい?

メールには容量制限があり、一度に送受信できるサイズが決まっています。また、メールの保管場所であるメールボックスにも容量に上限があることが多いです。
Gmailなどの主要フリーメールサービスの場合、1通あたりのメール容量制限は一般的に25MBといわれています。メールボックス容量についてはサービスによって違い、2GB~無制限まで幅があります。
主要プロバイダの場合、1通あたりのメール容量制限は20MBや100MB、無制限などプロバイダによってまちまちのようです。またメールボックス容量もプロバイダによって異なります。企業のメールサーバーの場合は1通あたりのメール容量は10MBを上限としている所が多いです。古いシステムのままの会社に関しては1MBから3MB程度までしか受け取れないこともあります。

大きいデータを送るために!添付ファイルの容量を小さくするには?

メールの容量制限にはメールソフトやサービスによって幅がありますし、送信相手にとっての使い勝手の問題もあります。やはり基本的にはファイル容量はできるだけ小さくして送るのがマナーと言えるでしょう。容量の大きい添付ファイルのサイズを小さくする方法としては次のような方法が挙げられます。
1つ目はファイルを圧縮する方法です。ZIP形式にファイルを圧縮することで大容量のデータファイルや複数の添付ファイルをコンパクトにまとめることができます。
2つ目は画像のサイズを縮小します。写真などファイル容量が大きくなりがちな画像は、ペイントやフォトショップなどを使って解像度を落とすことでデータサイズの縮小ができます。
3つ目は分割送信です。送りたい添付ファイルが複数あるときは、何回かに分けて送信すれば受信制限に引っかかりづらくなります。

サービスの活用で大容量ファイルを送る方法

メール経由でファイルを送受信するのではなく、大容量ファイル送受信サービスやオンラインストレージを使ってデータをやり取りするという方法もあります。これらのサービスを利用すれば大容量のデータをそのまま相手に送ることが可能です。受け取った相手方が楽にファイルを開けるというメリットもあります。
大容量ファイル送受信サービスならオンライン上に送りたいファイルをアップロードして、相手にダウンロードURLを送るだけで済みますし、オンラインストレージなら共有リンク機能を使えばファイルを簡単に共有できます。無料で使えるサービスも多いため初心者でも手を出しやすいはずです。

添付ファイル容量を考えた適切なメールのやり取り

ただし、添付ファイルの容量をどうするかについては相手との関係性も関わってきます。2MB以内が一応マナーとはいわれているものの、お互いに了承している、かつ環境的に受信が可能なのであれば容量の大きなファイルのやり取りをしても問題はありません。メールの容量制限はサービスやプロバイダによってまちまちです。ビジネスシーンでも10MB以内であればメールを送れる企業もあります。基本ルールにとらわれず、相手の利便性を考えてファイルの送信方法を決めることが大切です。初めての人と添付ファイルの受け渡しをする場合はあらかじめファイルサイズの確認を取りましょう。相手に迷惑をかける心配もなく、安心してやりとりできるはずです。

円滑なやり取りのために!容量を考えたメールを送ろう

添付ファイルの容量が大きすぎると相手とうまくデータの受け渡しができない可能性があります。添付メールを使ってデータの受け渡しをしている人も多いかもしれませんが、添付ファイルの容量に気をつければより円滑にメールのやり取りができます。大容量ファイルを送るときはファイルの圧縮などによってデータサイズを縮小したり、場合によっては大容量ファイル送受信サービスやオンラインストレージを活用したりするなどして、相手にとって受け取りやすい形にしておくことが大切です。

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