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賢く選ぶファイル共有サービス!選択の重要ポイント4つ

石部 智則 石部 智則
2017-07-14 | ファイル共有

複数人でファイルを共有したい、出張先などでも仕事関連のデータを使いたい…そんなビジネスパーソンに役立つのが、オンラインストレージに代表されるファイル共有サービスです。ただ、日常的に業務に使うことになる以上は、適当に選ぶというわけにはいきませんよね。セキュリティ機能の充実度や利用料など、考えるべきことは無数にあります。そこで、ファイル共有サービスを賢く選ぶためにもチェックすべき、選択のポイントを4つ紹介します。

ファイル共有サービス、あなたが選ぶならどこを見る?

多数あるサービスの中から、自分に合ったものを絞り込むのは大変な作業です。そこでここでは、全国の男女に、ファイル共有サービスを選ぶ際に重視するポイントについて尋ねました。

【質問】
お使いのファイル共有サービスを選んだ際に優先順位が高かったのはどれですか?

【回答結果】
安全性:41
使いやすさ:38
コスト:5
サポート:3
その他:6

【アンケート概要】
調査地域:全国
調査対象:【年齢】20 – 【職業】パート・アルバイト 個人事業主 公務員 正社員 派遣社員 経営者
調査期間:2017年04月27日~2017年05月04日
有効回答数:93サンプル

安全性と使いやすさを重視する傾向が

「職場全体で使うもの」という特性を反映してか、安全性と使いやすさを重視する意見が多数を占める結果となりました。安全面については、情報漏洩対策や不正アクセス防止という観点から重視する人が多いようです。

・情報漏洩しないから(28歳/女性/派遣社員)
・サービスは便利であるが、外部からの侵入などの攻撃も気になるので安全性を重視してる。(32歳/男性/正社員)

また社内全体で使うことになるサービスでもあるので、誰もが使える操作性の高さも重要という意見も目立ちました。

・社内間の共有なので使いやすさ重視。(43歳/男性/正社員)
・パソコン操作が苦手な人もいるので、使い勝手が良いもの。(40歳/女性/個人事業主・フリーランス)

その他、サポート面の充実度やコストの問題などを重視する人も複数いました。

・サポート面の充実です。安心して使える所(43歳/男性/正社員)
・直近の職場では月額料金が安いところを選んでいました。(38歳/女性/派遣社員)

自分だけが使うサービスではないこと、運用状況が業務遂行に直結することから、選択にあたってはいろいろなポイントがあるようです。

人それぞれ価値観は違うところもあるかもしれませんが、それでもやはり重要なポイントというのはある程度絞られてきます。ここからは、それぞれの具体的なポイントについて解説していくことにしましょう。

セキュリティ事故を防ぐためにも安全性はやはり重要

特に、顧客情報などの機密情報を扱うことも多いビジネスシーンでは、情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティ事故が起きると、会社に大損害を与えることにもなりかねません。こうした深刻な事態を避けるためにも、使用しているサービスにおけるセキュリティ機能は大切です。

特に、預けたファイルを自動で暗号化するファイルの自動暗号化、通信内容を暗号化するSSLセキュア通信は、情報漏えい対策・不正アクセス対策としては必須の機能といえます。

また不正ログイン防止に役立つ2段階認証や、ユーザーの認証情報を管理できるユーザー管理機能、使用履歴を監視できるログ機能なども欲しいところです。

さらに、外部ネットワークからの不正アクセスを防止するグローバル IP アドレス制限、サービスを使用できる端末を限定するMac アドレス制限などの端末認証機能があるかどうかもポイントとなるでしょう。

分かりやすさは業務効率化につながる!

PCの操作スキルには個人差があります。そのため操作が複雑なサービスを採用してしまうとなかなかシステムの導入が進みません。それどころか、より使いやすいコンシューマ向けサービスに利用者が流れてしまい、シャドーITの原因を作ってしまうことさえあります。

社員全員にサービスを利用してもらうためには、誰でも直感で操作できるユーザビリティに優れたサービスを選ぶことが大切です。どこにどんな機能があるのかひと目で分かるようなサービスであれば、PCに不慣れない人でも使いやすいですし、導入時にわざわざ教育期間を設ける手間やコストも省けます。

また、サービスの利便性という意味では、スマートフォンやタブレットといったモバイル端末に対応しているかもポイントになるでしょう。モバイル端末対応のサービスであれば、出先からもスムーズにファイルにアクセスすることができ、業務の効率化に役立ちます。

サポートの内容も忘れずにチェック!

ファイル共有サービスでは時に、データが消えた、ファイルにアクセスできないといったトラブルが発生することもあります。こうしたときに業務をストップさせないためにも、サービス事業者側のサポート体制についても忘れずにチェックしておくべきです。サービス事業者によっては、電話による問い合わせができずメールのみの対応だったり、日本語の問い合わせ窓口がなかったりすることもあります。また、サポートチームや問い合わせ窓口が24時間365日で対応してくれるような体制になっていないと、緊急時には対応が間に合わない可能性も出てきますよね。電話対応をしているかどうか、日本語で対応してもらえるかどうか、サポートセンターの営業時間やサポート内容など、見るべきポイントは無数にあります。もちろんサービスの利用料金とサポート内容が釣り合っているかどうかというのも重要なポイントになってくるでしょう。

気になるコストは使用量ベースで比較!

経費削減という意味では、初期費用やランニングコストも重視するべきです。使用料については、各社で料金体系は異なりますので、1GBあたりのコストを比較すると分かりやすくなります。しかし、特にビジネスユースであれば、コストが安ければ安いほどよいというわけにはいかないのも事実。いくら利用料が安くても、肝心のセキュリティなどの機能面が充実していなければ実際の使用には耐えられません。セキュリティやサポート体制などのサービス内容と、コスト面でのバランスが取れたサービスを選ぶことが大切です。

また、事業者によっては、完全月額制ではなく、サービスに最低利用期間(半年間など)を設定していることもあります。この場合、いくら1ヶ月あたりの利用料金が安かったとしても、サービスの利用期間などによってはムダが出てしまう可能性もあります。サービス事業者と契約するときには、利用期間とコストのバランスも考える必要があるといえるでしょう。

まとめ

業務効率化に役立つファイル共有サービスですが、安易に導入を進めてしまうと後々予想もしていなかったトラブルを招く可能性もあります。オンラインストレージサービス含め、多数のサービス事業者がファイル共有サービスを提供していますが、その内容は業者によってまちまちです。セキュリティ機能やサポート体制などのサービス内容とコストを比較しつつ、ベストと思われる選択をすることが重要になります。

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